Freie Mitarbeiter
Mit der kostenlosen Option "Freie Mitarbeiter" vereinfachen Sie die Abrechnung gegenüber Ihren externen Mitarbeitern.
Diese Option aktivieren Sie unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen > "Freie Mitarbeiter & Gutschriften aktivieren"
Prüfen Sie schnell und einfach die Rechnungen, die Sie von Ihren externen Mitarbeitern erhalten: vergleichen Sie diese mit der von ZEP generierten Kostenabrechnung des Mitarbeiters. Oder noch einfacher: erstellen Sie Gutschriften an den Mitarbeiter und vermeiden Sie dadurch die Rechnungsprüfung komplett.
Sie können für externe bzw. freie Mitarbeiter interne Stunden- und Tagessätze hinterlegen, bei Bedarf auch projektspezifisch. ZEP erzeugt die Kostenabrechnung für jeden Mitarbeiter für dessen geleistete Stunden. Die Kostenabrechnung kann gleichzeitig als Gutschrift fungieren: überweisen Sie den ermittelten Betrag, auf die aufwändige Prüfung der vom externen Mitarbeiter gestellten Rechnung kann damit vollständig verzichtet werden.
Einsatzgebiete:
Gutschriften an freie Mitarbeiter:
statt vom externen Mitarbeiter eine Rechnung zu bekommen und diese aufwändig prüfen zu müssen erzeugen Sie einfach eine Gutschrift aus ZEP und überweisen den Betrag.Schnelle und einfache Prüfung der Rechnungen:
vergleichen Sie die vom externen Mitarbeiter erhaltene Rechnung mit der Kostenabrechnung des Mitarbeiters in ZEP.
Kombinierbar mit den Produktlinien:
ZEP Compact mit dem Modul Umsätze & Kosten
ZEP Professional
Das Modul bietet folgende Features:
Kennzeichnung von Mitarbeitern als „Freier Mitarbeiter“
Auswahl, ob ein freier Mitarbeiter Rechnungen stellt oder eine Gutschrift erhält
Freie Mitarbeiter mit Gutschrift:
Angabe der MwSt und Währung für die Gutschrift je Mitarbeiter
Erfassung oberer und unterer Gutschriftstext je Mitarbeiter. Platzhalter für Konto, IBAN, ...
Angabe, ob Belege mit der beim Beleg erfassten MwSt abgerechnet werden oder mit der MwSt des freien Mitarbeiters
Gutschriften
Erstellung und Speicherung einer Gutschrift an den Freien Mitarbeiter
Ausdruck der Gutschrift auf dem Rechnungspapier
Format wählbar (pdf, MS Word, LibreOffice)
Generierung von Gutschriften-Nummern, Format analog Rechnungsnummern konfigurierbar
Interne Tagessätze, auch projektspezifisch möglich.
Die Umrechnung von gebuchten Stunden in Tagessätze erfolgt auf Basis der in den Stammdaten gepflegten Tagessatz-Anteile.
Für Ertragsauswertungen und Gutschriften: bei der Aufteilung der internen Kosten auf Projekte werden alle Projekte für sich betrachtet.
Beispiel: arbeitet der freie Mitarbeiter für zwei Projekte jeweils 5h, so erhält er jeweils 0.75 Tagessätze
Mit dem Modul Export für Buchhaltung:
Hinterlegung spezieller Aufwandskonten und BU-Schlüssel für Freie Mitarbeiter:
für das Arbeitsentgelt
bei jeder Belegart
für VMA, km-Geld.
Sonstiges:
Neuer Menüpunkt Gutschriften für freie Mitarbeiter sowie unter Auswertungen > Mitarbeiter für den Controller/Admin
Das Modul hat keine Auswirkung auf die Rechnungsstellung an den Kunden
eigene Gutschriften einsehen
Unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Gutschriften erstellen Sie sich eine Auswertung zu Ihren Dienstleistungen (internes Arbeitsentgelt) inkl. Ihrer (Reise-) Kostenabrechnung für einen beliebigen Zeitraum, voreingestellt ist vor dem 15. eines Monats der vorherige Monat und ab dem 15. der aktuelle Monat.
Filtereinstellungen:
Währung: Sie können hier auswählen, in welcher Währung die Gutschriften angezeigt werden soll.
Fristprüfung für steuerfreien Einsatz von Verpflegungsmehraufwendungen:
Es wird geprüft, ob Sie über einen Zeitraum, der länger als 3 Monate ist, regelmäßig mehr als zwei Tage pro Woche auf den gleichen Arbeitsort und das gleiche Projekt gebucht haben.Zeitbuchungen, die ZEP mit dieser Prüfung ausweist, könnten die steuerfreie Frist überschreiten. Prüfen Sie diese Zeiten und buchen Sie sie gegebenenfalls auf einen Ort um, der entsprechende steuerpflichtige Pauschalen ausweist.
Um Ihnen diese Umbuchungen zu erleichtern können Sie unter Auswertungen > Projektzeitauswertung Zeitbuchungen auf einen anderen Arbeitsort umbuchen.
Optional können Sie folgendes angeben:
Checkbox in der Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Bemerkung der ersten Projektzeit des Tages anzeigen:
Bei kürzeren Reisen wird die Bemerkung der Hinreise- und der Rückreisebuchung ausgegeben. Bei mehrtägigen Reisen wird bei den Tagen ohne Reisebuchung die Bemerkung der ersten Zeitbuchung des Tages in der Kostenabrechnung ausgegeben. Aktivieren Sie diese Checkbox, um die Bemerkung in der Kostenabrechnung zu unterdrückten.
Checkbox Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen
Die Auswertung kann als pdf-, odt-, doc- oder docx-Datei exportiert werden. In ZEP hochgeladene Dateien zu Belegen können als Belegdateien-PDF ausgegeben werden.
Einstellungen
Wenn Sie das Modul Freie Mitarbeiter einsetzen, können Sie unter Administration > Reisen > Kostenabrechnung & Gutschrift folgende Einstellungen in ZEP vornehmen:
Nummernkreis für Gutschriften:
Nur ein Nummernkreis
Gutschrifts-Nr. Präfix
Der eingegebene Text erscheint als Präfix in der Gutschrift-Nummer.
Folgenden Platzhalter haben wir als Voreinstellung eingetragen:
%PERSNR%- Die Personalnummer des entsprechenden Mitarbeiters mit der Anstellung: Freier Mitarbeiter mit Gutschrift.
Länge
Dies ist die Länge der Nummer, die zwischen Präfix und Suffix eingefügt wird. Die Nummer wird ggf. mit führenden Nullen aufgefüllt.
Suffix
Der eingegebene Text erscheint als Suffix in der Gutschriftnummer.
Wenn Sie das Modul Standorte & Abteilungen einsetzen, können Sie auch Eigener Nummernkreis je oberste Abteilung einstellen. Die entsprechenden Einstellungen, werden dann unter Abteilung > Daten gemacht.
Gutschriften je Projekt = Ja:
Sie können Ihren freien Mitarbeitern je Projekt eine eigene Gutschrift erstellen.
Bitte beachten Sie, wenn Sie diese Einstellung aktiviert haben:
kann eine Gutschrift immer nur je einzelnem Projekt gemacht werden.
wird, wenn eine projektbezogene Gutschrift erstellt wird, also als geprüft gespeichert wird, trotzdem der gesamte Zeitraum gesperrt (wie bei den nicht projektbezogenen Gutschriften).
werden die VMA, inkl. Mahlzeitenabzug, auf die beteiligten Projekte anteilig verteilt (Anzahl Ort-projektrelevant auf das Projekt gebuchte Stunden in Relation zu allen Ort-projektrelevant gebuchten Stunden).
gibt es auch Projekt-Platzhalter im oberen und unteren Gutschriftstext.
gibt es auch Dokumentvariablen für Projekt-Kurzform und Bezeichnung (analog Rechnung).
Wenn Sie nicht möchten, dass freie Mitarbeiter unter Auswertungen > Meine Auswertungen in der Fehlzeitenübersicht oder in Aktuelle Anwesenheiten die Namen der anderen Mitarbeiter sehen kann, dann setzen Sie unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen diese Einstellung auf Ja:
Freie Mitarbeiter (ausgenommen Administratoren und Abteilungsleiter) dürfen in Auswertungen keine anderen Mitarbeiter sehen, z.B. in der Fehlzeitenübersicht
Dann sieht der Freie Mitarbeiter in den Auswertungen nur seine eigenen Daten.
Textbausteine
Gutschrift Textbausteine:
Stellen Sie sich Ihre Gutschriften aus vorangelegten Textbausteinen individuell und auf Knopfdruck selbst zusammen.
Unter Administration > Mitarbeiter gibt es den Menüpunkt Textbausteine. Hier können Sie für die Gutschriften jeweils vordefinierte Texte hinterlegen.
Klicken Sie auf + Neuer Textbaustein, geben im Dialogfenster einen Namen für den Textbaustein an und wählen die entsprechende Sprache. Geben Sie im Feld Inhalt den gewünschten Text ein. Sie können hier auch bestimmte Platzhalter einbauen, diese Platzhalter werden im entsprechenden Text dann jeweils durch die Werte ersetzt.
Wenn Sie in einer Gutschrift nun einen solchen Textbaustein einfügen möchten, klicken Sie unter Oberer Text bzw. unter Unterer Text auf Platzhalter/Textbaustein einfügen und wählen die gewünschten Texte aus.
Mitarbeiter
Anstellungsarten:
Die Anstellungsart eines Mitarbeiters können Sie beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters (Mitarbeiter + neuer Mitarbeiter oder Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Allgemein > Daten) im Reiter Einstellungen angeben.
Fest Angestellt
Mitarbeiter, die fest angestellt sind, erhalten eine Kostenabrechnung, wenn Belege privat gezahlt wurden und ggf. Reisekosten (VMA, km-Geld) angefallen sind.
Freier Mitarbeiter
Freie Mitarbeiter erhalten eine Kostenabrechnung inkl. ihrem internen Arbeitsentgelt (entsprechend der Angaben unter Interne Abrechnungssätze), privat gezahlten Belegen und ggf. angefallenen Reisekosten (VMA, km-Geld). Im Menü dieses Mitarbeiters ändert sich der Menüpunkt "Interne Stundensätze" zu "Interne Abrechnungssätze" (hier können Sie zwischen Stunden- und Tagessatz wählen). Tragen Sie ggf. eine USt-IdNr. für den freien Mitarbeiter ein. Geben Sie an, ob der freie Mitarbeiter unter Auswertungen die eigene Kostenabrechnung sehen darf.
Freier Mitarbeiter mit Gutschrift
Freie Mitarbeiter mit Gutschrift erhalten eine Gutschrift mit ihrem internen Arbeitsentgelt (entsprechend der Angaben unter Interne Abrechnungssätze, privat gezahlten Belegen und ggf. angefallenen Reisekosten (VMA, km-Geld)). Im Menü dieses Mitarbeiters ändert sich der Menüpunkt "Interne Stundensätze" zu "Interne Abrechnungssätze" (hier können Sie zwischen Stunden- und Tagessatz wählen) und es gibt den neuen Menüpunkt Gutschrifteneinstellungen.
Tragen Sie ggf. eine USt-IdNr. für den freien Mitarbeiter ein. Diese USt-IdNr. wird im Oberen und Unteren Text der Gutschrift (wie auch in den Textbausteinen für Gutschriften) als Platzhalter angeboten und kann auch in der Gutschrift ausgegeben werden.
Geben Sie an, ob der freie Mitarbeiter unter Auswertungen die eigene Gutschrift sehen darf.
Mitarbeiterauswertungen
Auswertungen > Mitarbeiter > Gutschriften
Hier erhalten Sie für den eingestellten Zeitraum, einen Überblick über die Gutschriften für Ihre freien Mitarbeiter mit Gutschrift. Sie können auswählen, in welcher Währung die Gutschriften angezeigt werden sollen.
Liegen im gewählten Zeitraum bereits erstellte Gutschriften vor, werden diese in der Tabelle "Gutschriften" aufgelistet:
Pro Zeile wird das Interne Arbeitsentgelt, die steuerfreien und -pflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege ("Belege gesamt" sind alle Belege, die der Mitarbeiter erfasst hat, "Belege Erstattung" ist der Betrag, der dem Mitarbeiter aufgrund privater Vorbezahlung zu erstatten ist). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.
Mit Klick auf das PDF-Symbol können Sie die Gutschrift herunterladen, mit dem Mülleimer-Symbol können Sie sie löschen.
Wenn Sie auf den Mitarbeiternamen klicken, gelangen Sie in das Menü des Mitarbeiters.
Wenn Sie auf den aufgeführten Zeitraum klicken, gelangen Sie zu dem entsprechenden Mitarbeiter in den Menüpunkt Gutschriften, hier ist der Zeitraum bereits entsprechend voreingestellt.
Mit dieser Vorgehensweise können Sie am einfachsten nacheinander alle Gutschriften eines Monats erstellen.
Mit Klick auf das Münz-Symbol können Sie eine Auszahlung in Höhe des "noch nicht ausbezahlten" Betrags generieren.
Klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol in der letzten Spalte (als E-Mail versendet) der Tabelle. Die Gutschrift wird im definierten Format an den freien Mitarbeiter versendet.
Der Zeitraum in der erstellten Gutschrift ist gesperrt. Es können keine Änderungen mehr an den Zeitbuchungen und den Belegen vorgenommen werden. (Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie zunächst die Gutschrift mit dem Mülleimer-Symbol löschen und nach abgeschlossenen Änderungen erneut erstellen.)
Zeiträume ohne Gutschriften:
In dieser Tabelle werden die Zeiträume ohne erstellte Gutschriften aufgeführt, wenn die Checkbox Darstellung komprimiert auf eine Zeile pro Mitarbeiter aktiviert ist.
Gutschriften
Für einen Freien Mitarbeiter mit Gutschrift, erstellen Sie statt einer "Kostenabrechnung" eine Gutschrift:
Im Menü Reisen & Kosten > Gutschriften eines gewählten Mitarbeiters erhalten Sie einen Überblick über dessen Gutschriften. Die Gutschrift entspricht der (Reise-) Kostenabrechnung für fest angestellte Mitarbeiter und enthält zusätzlich das Interne Arbeitsentgelt (Dienstleistungen) für den gewählten Zeitraum.
Wenn Sie für einen Zeitraum eine Gutschrift erstellen, ist dieser Zeitraum gesperrt und es können keine Änderungen mehr an den Zeitbuchungen und den Belegen vorgenommen werden.
Sie können auswählen, in welcher Währung die Gutschrift angezeigt werden soll (voreingestellt ist die Währung, die unter Gutschrifteinstellungen angegeben ist). Weiterhin können folgende Einstellungen gewählt werden:
Fristprüfung für steuerfreien Einsatz von Verpflegungsmehraufwendungen:
Es wird geprüft, ob der Mitarbeiter über einen Zeitraum, der länger als 3 Monate ist, regelmäßig mehr als zwei Tage pro Woche auf den gleichen Arbeitsort und das gleiche Projekt gebucht hat.Zeitbuchungen, die ZEP mit dieser Prüfung ausweist, könnten die steuerfreie Frist überschreiten. Prüfen Sie diese Zeiten und buchen Sie sie gegebenenfalls auf einen Ort mit dem Merkmal „Sonstige Reise, z.B. Auswärtstätigkeit länger als 3 Monate. Pauschalen i.d.R. nicht steuerfrei.“ um.
Um Ihnen diese Umbuchungen zu erleichtern können Sie unter Auswertungen > Mitarbeiter > Projektzeitauswertung bzw. Auswertungen > Projekte > Projektzeitauswertung Zeitbuchungen auf einen anderen Arbeitsort umbuchen.
Optional können Sie folgendes angeben:
Checkbox in der Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Bemerkung der ersten Projektzeit des Tages anzeigen:
Bei kürzeren Reisen wird die Bemerkung der Hinreise- und der Rückreisebuchung ausgegeben. Bei mehrtägigen Reisen wird bei den Tagen ohne Reisebuchung die Bemerkung der ersten Zeitbuchung des Tages in der Kostenabrechnung ausgegeben. Aktivieren Sie diese Checkbox, um die Bemerkung in der Kostenabrechnung zu unterdrückten.
Checkbox Erklärungen zu VMA anzeigen, z.B. Anwendung der Mitternachtsregel, An/Abreise ohne Mindestabwesenheit
Checkbox Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen
Die Auswertung kann als pdf-, odt-, doc- oder docx-Datei exportiert werden. In ZEP hochgeladene Dateien zu Belegen können als Belegdateien-PDF ausgegeben werden.
Gutschriften:
Liegen im gewählten Zeitraum bereits erstellte Gutschriften vor, werden diese in der Tabelle aufgelistet:
Pro Zeile werden die Dienstleistungen (das interne Arbeitsentgelt), die steuerfreien- und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege ("Belege gesamt" sind alle Belege, die der Mitarbeiter erfasst hat, "Belege Erstattung" ist der Betrag, der dem Mitarbeiter aufgrund privater Vorbezahlung zu erstatten ist). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.
Über das PDF-Symbol können Sie die Gutschrift herunterladen, über das Mülleimer-Symbol können Sie sie löschen
Über das Münzhaufen-Symbol können Sie eine Auszahlung in Höhe des "noch nicht ausbezahlten" Betrags generieren.
Zeiträume ohne Gutschriften:
Zeiträume in denen Beträge zur Gutschrift anstehen, aber noch keine Gutschrift erstellt wurde, werden detailliert aufgelistet.
Kopfteil:
In der Übersicht wird der zu (erstattende) Gesamtbetrag sowohl brutto als auch netto dargestellt. Gegebenenfalls werden zusätzlich für den eingestellten Zeitraum bereits erfolgte Auszahlungen (Einträge in der Zahlungsdokumentation) aufgelistet und der dann entsprechend neu auszuzahlende Betrag.
Sie können eine "Gutschrift erstellen" und Sie können eine "Vorauszahlung" in Höhe des zu erstattenden Betrags generieren. Eine Vorauszahlung ist eine Auszahlung für eine noch nicht erstellte Gutschrift.
Tabelle Dienstleistungen:
Jede Zeitbuchung wird mit Datum, Projekt, Anzahl Stunden, Bemerkung und dem Betrag (Anzahl Stunden x interner Stundensatz bzw. dem entsprechenden Tagessatz) angezeigt.
Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen:
Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein VMA in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.
Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration > Verpflegungsmehraufwendungen > Einstellungen bei Berechnungsverfahren die passende Landes-Einstellung angegeben hat.
Wenn in den Einstellungen: Projektspalte in der VMA-Tabelle der Kostenabrechnung anzeigen mit Ja angegeben ist, wird das Projekt auf welches die VMAs angefallen sind, angezeigt.
Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten (siehe Auswertungen > Meine Auswertungen > Projektzeittabelle) abgezogen.
Der prozentuale Abzug bezieht sich auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn der Mitarbeiter weniger abwesend war. Ist der Abzug für Mahlzeiten höher als die auszuzahlende Pauschale für die VMA, wird dieser Betrag zwar angezeigt aber nur in Höhe der angefallenen Verpflegungspauschale abgezogen. (Der Mitarbeiter erhält in dem Fall 0,- Euro Erstattung für diesen Tag).
Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld", d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.
Tabelle Belege:
Alle vom Mitarbeiter erfassten Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je Mehrwertsteuersatz wird einzeln aufgeführt, wenn unter Mitarbeiter > Gutschriftseinstellungen Belege mit erfasster Vorsteuer erstatten aktiviert ist.
Kilometergeld:
Bei Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird ein (Erstattungs-)Betrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.
Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie mit einem Klick auf die Warnung in die Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und fehlerhafte Eingaben korrigieren.
Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) können von einem Administrator unter Administration > Reisen gepflegt werden.
Interne Abrechnungssätze
Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Allgemein > Interne Abrechnungssätze
Hier geben Sie die internen Abrechnungssätze des freien Mitarbeiters (mit bzw. ohne Gutschrift) an.
Die Zahlenangaben für den internen Stunden- oder Tagessatz benötigt ZEP für die Berechnung des internen Arbeitsentgelts in der Kostenabrechnung (Anstellung "Freier Mitarbeiter") bzw. in der Gutschrift (Anstellung "Freier Mitarbeiter mit Gutschrift"), in den internen Kosten, in den Projektauswertungen und für die Abteilungsauswertungen bzgl. Kosten.
In den Projekten des Mitarbeiters, können Sie auch einen (abweichenden) projektspezifischen internen Stundensatz bzw. Tagessatz eintragen. Für alle oben genannten Auswertungen wird dann projektspezifisch dieser interne Stundensatz bzw. Tagessatz verwendet.
Die Umrechnung von gebuchten Stunden in Tagessätze erfolgt auf Basis der in den Stammdaten gepflegten Tagessatz-Anteile.
Die „internen Abrechnungssätze“ eines Mitarbeiters haben einen Gültigkeitszeitraum. Sie gelten immer ab dem Datum, welches Sie unter „Gültig ab“ eingeben.
Ändern sich die internen Abrechnungssätze, klicken Sie auf + Neuen internen Abrechnungssatz anlegen und geben Sie an, ab wann welcher Betrag gelten soll.
Die Währung des internen Abrechnungssatzes, geben Sie unter Gutschrifteinstellungen an.
Gutschrifteinstellungen
Geben Sie die MwSt, die auf der Gutschrift für diesen Mitarbeiter ausgewiesen werden soll und eine Währung an. Optional können Sie wählen, ob Belege mit der erfassten Vorsteuer erstattet werden sollen. Ist die Einstellung deaktiviert, enthält eine Gutschrift nur einen MwSt.-Satz, der auf die Summe aller netto-Beträge angewendet wird. Ist diese Einstellung aktiviert, werden in der Gutschrift die für die Belege angegebenen Steuersätze verwendet.
Geben Sie eine Adresse für die Gutschrift an.
Für die Gutschrift können Sie einen Oberen und einen Unteren Text definieren, Sie können Platzhalter und ggf. Textbausteine (zu definieren unter Administration > Mitarbeiter > Textbausteine) einfügen.
Diesen Steuersatz auch für Belege anwenden, da sie in der Buchhaltung des freien Mitarbeiters sind
Wenn Sie die Checkbox aktivieren, werden Belege in der Gutschrift immer mit dem Gutschrift-Steuersatz (eingetragen im Feld MwSt) des freien Mitarbeiters berücksichtigt (z.B. 19%), auch wenn der Beleg mit einem anderen Steuersatz (je nach Belegart z.B. 7%) erfasst wurde.
Das bedeutet: Belege, die dieser Mitarbeiter mit Zahlungsart privat erfasst, gehören in seine Buchhaltung und werden bei einer Gutschrift mit seinem Steuersatz besteuert, nicht mit dem beim Beleg erfassten Steuersatz.
Nicht angekreuzt bedeutet: die erfasste Beleg-Steuer wird in der Gutschrift durchgereicht, genau wie bei der Kostenabrechnung eines festen Mitarbeiters.
Dann wird die MwSt aus Mitarbeiter > Gutschriftseinstellungen nur auf Arbeitsentgelt, VMA und km-Geld angewendet.
Wenn Sie diese Checkbox aktiviert haben und auch das Modul Export für Buchhaltung einsetzen, dann müssen Sie für diese Belege (die ja zur Buchhaltung des Freien Mitarbeiters gehören) ein Aufwandskonto für Belege und den zugehörigen BU-Schlüssel eintragen.
Gutschriften Auswertungstabelle
Tabelle Gutschriften:
Es werden alle erstellten Gutschriften innerhalb des Auswertungszeitraums angezeigt.
Dann werden je ausgewählter Mitarbeiter die noch nicht erstellen Gutschriften aufgeführt.
Kopfteil:
Der zu erstattende Gesamtbetrag wird sowohl brutto als auch netto dargestellt. Der angegebene Zeitraum ist ein Link auf die Gutschriften des Mitarbeiters, dort kann die "Gutschrift erstellt" werden.
Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen:
Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein VMA in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.
Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration > Verpflegungsmehraufwendungen > Einstellungen bei Berechnungsverfahren die passende Landes-Einstellung angegeben hat.
Wenn in den Einstellungen: Projektspalte in der VMA-Tabelle der Kostenabrechnung anzeigen mit Ja angegeben ist, wird das Projekt auf welches die VMAs angefallen sind, angezeigt.
Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten (siehe Projektzeittabelle) abgezogen.
Der prozentuale Abzug bezieht sich auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn der Mitarbeiter weniger abwesend war. Ist der Abzug für Mahlzeiten höher als die auszuzahlende Pauschale für die VMA, wird dieser Betrag zwar angezeigt aber nur in Höhe der angefallenen Verpflegungspauschale abgezogen. (Der Mitarbeiter erhält in dem Fall 0,- Euro Erstattung für diesen Tag).
Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld", d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.
Tabelle Belege:
Alle vom Mitarbeiter erfassten Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je Mehrwertsteuersatz wird einzeln aufgeführt, wenn unter Mitarbeiter > Gutschriftseinstellungen Belege mit erfasster Vorsteuer erstatten aktiviert ist.
Kilometergeld:
Bei Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird ein (Erstattungs-)Betrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.
Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie mit einem Klick auf die Warnung in die Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und fehlerhafte Eingaben korrigieren.
Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) können von einem Administrator unter Administration > Reisen gepflegt werden.
Gutschriften Filtereinstellung
Pfad: Auswertungen > Mitarbeiter > Gutschriften
Darstellung komprimiert auf eine Zeile pro Mitarbeiter:
Ist diese Checkbox aktiviert, erhalten Sie die Gutschriften im ausgewählten Zeitraum in tabellarischer Form. Pro Zeile werden je Mitarbeiter das interne Arbeitsentgelt, die steuerfreien und -pflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege ("Belege gesamt" sind alle Belege, die der Mitarbeiter erfasst hat, "Belege Erstattung" ist der Betrag, der dem Mitarbeiter aufgrund privater Vorbezahlung zu erstatten ist). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.
Liegen in dem eingestellten Zeitraum noch nicht erstellte Gutschriften vor, werden die jeweils in einer eigenen Tabelle angezeigt.
Ist die Checkbox nicht aktiviert, werden die Zeiträume ohne Gutschriften detailliert aufgelistet; Sie können zusätzlich folgende Einstellungen wählen:
Fristprüfung für steuerfreien Einsatz von Verpflegungsmehraufwendungen:
Es wird geprüft, ob der Mitarbeiter über einen Zeitraum, der länger als 3 Monate ist, regelmäßig mehr als zwei Tage pro Woche auf den gleichen Arbeitsort und das gleiche Projekt gebucht hat.Zeitbuchungen, die ZEP mit dieser Prüfung ausweist, könnten die steuerfreie Frist überschreiten. Prüfen Sie diese Zeiten und buchen Sie sie gegebenenfalls auf einen Ort mit dem Merkmal „Sonstige Reise, z.B. Auswärtstätigkeit länger als 3 Monate. Pauschalen i.d.R. nicht steuerfrei.“ um.
Um Ihnen diese Umbuchungen zu erleichtern können Sie unter Auswertungen > Mitarbeiter > Projektzeitauswertung bzw. Auswertungen > Projekte > Projektzeitauswertung Zeitbuchungen auf einen anderen Arbeitsort umbuchen.
Optional können Sie folgendes angeben:
Checkbox in der Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Bemerkung der ersten Projektzeit des Tages anzeigen:
Bei kürzeren Reisen wird die Bemerkung der Hinreise- und der Rückreisebuchung ausgegeben. Bei mehrtägigen Reisen wird bei den Tagen ohne Reisebuchung die Bemerkung der ersten Zeitbuchung des Tages in der Kostenabrechnung ausgegeben. Aktivieren Sie diese Checkbox, um die Bemerkung in der Kostenabrechnung zu unterdrückten.
Checkbox Erklärungen zu VMA anzeigen, z.B. Anwendung der Mitternachtsregel, An/Abreise ohne Mindestabwesenheit
Checkbox Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen
Die Auswertung kann als pdf-, odt-, doc- oder docx-Datei exportiert werden. In ZEP hochgeladene Dateien zu Belegen können als Belegdateien-PDF ausgegeben werden.
Tabelle Belege
Tabelle Belege:
Alle von Ihnen erfassten Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je Mehrwertsteuersatz werden je nach Einstellungen des Administrators einzeln aufgeführt.
Kilometergeld:
Bei Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird ein (Erstattungs-)Betrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.
Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie mit einem Klick auf die Warnung in Ihre Projektzeiten wechseln und fehlerhafte Eingaben korrigieren.
Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) werden von einem Administrator gepflegt.
Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen
Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen:
Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein VMA in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.
Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration > Verpflegungsmehraufwendungen > Einstellungen bei Berechnungsverfahren die passende Landes-Einstellung angegeben hat.
Wenn in den Einstellungen: Projektspalte in der VMA-Tabelle der Kostenabrechnung anzeigen mit Ja angegeben ist, wird das Projekt auf welches die VMAs angefallen sind, angezeigt.
Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten (siehe Projektzeittabelle) abgezogen.
Der prozentuale Abzug bezieht sich auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn Sie weniger abwesend waren.
Ist der Abzug für Mahlzeiten höher als die auszuzahlende Pauschale für die VMA, wird dieser Betrag zwar angezeigt aber nur in Höhe der angefallenen Verpflegungspauschale abgezogen. (Sie erhalten in dem Fall 0,- Euro Erstattung für diesen Tag).
Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld", d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.
Auflistung Ihrer Gutschriften
Liegen im gewählten Zeitraum bereits erstellte Gutschriften vor, werden diese in der Tabelle aufgelistet:
Pro Zeile werden die Dienstleistungen (das interne Arbeitsentgelt), die steuerfreien- und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege ("Belege gesamt" sind alle Belege, die der Mitarbeiter erfasst hat, "Belege Erstattung" ist der Betrag, der dem Mitarbeiter aufgrund privater Vorbezahlung zu erstatten ist). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.
Über das PDF-Symbol können Sie die Gutschrift herunterladen.
Klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol in der letzten Spalte (als E-Mail versendet) der Tabelle. Die Gutschrift wird im definierten Format per E-Mail an den Empfänger versendet.
Zeiträume ohne Gutschriften:
Zeiträume, in denen Beträge zur Gutschrift anstehen, aber noch keine Gutschrift erstellt wurde, werden detailliert aufgelistet:
Kopfteil:
In der Übersicht wird der (zu erstattende) Gesamtbetrag sowohl brutto als auch netto dargestellt. Gegebenenfalls werden zusätzlich für den eingestellten Zeitraum bereits erfolgte Auszahlungen (Einträge in der Zahlungsdokumentation) aufgelistet und der dann entsprechend neu auszuzahlende Betrag.
Tabelle Dienstleistungen:
Jede Zeitbuchung wird mit Datum, Projekt, Anzahl Stunden, Bemerkung und dem Betrag (Anzahl Stunden x interner Stundensatz bzw. dem entsprechenden Tagessatz) angezeigt.
