Mit der finAPI-Schnittstelle holt ZEP die Umsätze Ihres Geschäftskontos und stellt sie unter Abrechnung > OP-Abgleich den offenen Rechnungen gegenüber. Zu jedem Zahlungseingang schlägt ZEP die passende Rechnung vor, und mit einem Klick ist die Zahlung dokumentiert. finAPI ist der Anbieter, über den die Verbindung zur Bank läuft.
Richtung Daten: Bank → ZEP
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die finAPI-Schnittstelle ist in ZEP Operations und ZEP Business enthalten.
Die Schnittstelle setzt den Bereich Rechnungsstellung voraus, denn abgeglichen wird gegen Ihre Ausgangsrechnungen aus ZEP.
Die Bankverbindung richten Administratoren und Systemadministratoren ein. Im OP-Abgleich arbeiten alle, deren Rolle das Recht Bankabgleich hat. Ab Werk ist das der Administrator.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
Ein Girokonto bei einer Bank, die am Online-Banking-Zugriff nach PSD2 teilnimmt. Andere Kontoarten wie Tagesgeld-, Depot- oder Kreditkartenkonten stehen nicht zur Auswahl.
Die Zugangsdaten zum Online-Banking dieses Kontos und das Mittel für die Freigabe, also TAN-Verfahren oder Banking-App
Den Bereich Rechnungsstellung, damit offene Rechnungen vorliegen
Die Rolle Administrator oder Systemadministrator in ZEP
Tipp: Die Anmeldung bei der Bank läuft in einem Fenster von finAPI. Erlauben Sie vorher Pop-up-Fenster für ZEP in Ihrem Browser, sonst bricht die Einrichtung mit einem entsprechenden Hinweis ab.
Hinweis: Die Umsätze Ihres Geschäftskontos können datenschutzsensible Zahlungen enthalten, etwa Gehälter. Prüfen Sie deshalb vor dem Einrichten unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte, welche Rollen das Recht Bankabgleich haben. Mit Anzeigen sieht eine Rolle die Umsätze im OP-Abgleich, mit Bearbeiten ordnet sie Umsätze auch Rechnungen zu. Ab Werk hat nur der Administrator dieses Recht.
Schnittstelle aktivieren
Sobald Sie ein Bankkonto verbinden, schaltet ZEP die Schnittstelle automatisch aktiv. Sie können also direkt mit Bankkonto verbinden beginnen. Möchten Sie die Schnittstelle vorher selbst aktivieren oder später deaktivieren, nutzen Sie den Schnittstellen Marktplatz.
Öffnen Sie Administration > Schnittstellen > Schnittstellen Marktplatz, wählen Sie die Karte finAPI und klicken Sie auf Konfigurieren. Anders als bei anderen Schnittstellen tragen Sie hier keine Zugangsdaten ein: ZEP meldet sich bei finAPI mit eigenen Zugangsdaten an.
Hinweis: Die Schaltfläche heißt Verbindung testen, schaltet die Schnittstelle aber zugleich aktiv. Sie müssen also nichts vorbereiten, bevor Sie sie drücken. Danach steht die Schnittstelle, und der nächste Schritt ist das Bankkonto.
Die Schnittstelle lässt sich auf derselben Seite jederzeit wieder deaktivieren. Bereits abgerufene Umsätze bleiben dabei erhalten. Verbinden Sie danach ein weiteres Bankkonto, schaltet ZEP die Schnittstelle wieder aktiv.
Bankkonto verbinden
Öffnen Sie Administration > Meine Firma > Bankverbindungen. Die Liste zeigt die Bankverbindungen Ihrer Firma.
Ist das Konto noch nicht angelegt, wählen Sie Neue Bankverbindung anlegen und füllen mindestens Kurzform und IBAN aus. Die IBAN ist dabei entscheidend: Aus ihr bestimmt ZEP, zu welcher Bank die Anmeldung führt. Ein Zahlendreher führt deshalb zur falschen Bank oder zu gar keiner. Speichern Sie mit Speichern und mit FinAPI verbinden.
Ist das Konto bereits angelegt, wählen Sie in seiner Zeile die Aktion Mit FinAPI verbinden.
ZEP öffnet ein Fenster von finAPI. Wählen Sie dort Ihre Bank, melden Sie sich mit Ihren Online-Banking-Zugangsdaten an und bestätigen Sie die Freigabe mit TAN oder App.
Schließen Sie das Fenster. ZEP meldet Verbindung erfolgreich hergestellt und die Zeile wechselt auf den Status Aktiv.
Hinweis: Ihre Online-Banking-Zugangsdaten geben Sie ausschließlich im Fenster von finAPI ein. Dieses Fenster gehört nicht zu ZEP, die Anmeldung läuft dort unmittelbar zwischen Ihnen und Ihrer Bank ab.
Nach der Anmeldung öffnet ZEP das Fenster Konten auswählen mit den Konten Ihres Bankzugangs. Alle Konten, die noch nicht angelegt sind, sind bereits angehakt. Entfernen Sie den Haken bei Konten, die ZEP nicht abrufen soll, etwa einem privaten Konto. In der Spalte Bankkonto ordnen Sie ein Konto einer vorhandenen Bankverbindung ohne IBAN zu oder belassen es bei Neu anlegen. Konten, die es in ZEP schon gibt, sind als bereits angelegt gekennzeichnet. Mit Speichern legt ZEP die gewählten Konten als Bankverbindungen an.
Konten eines verbundenen Zugangs, die keiner Bankverbindung zugeordnet sind, führt die Liste unter Nicht zugeordnete finAPI-Konten. Dort können Sie sie später mit Zuordnen übernehmen oder mit Verbindung löschen entfernen.
Nach der Verbindung zeigt die Liste je Konto zusätzlich Status, Saldo, TX (30 Tage) und Eingänge (Monat). Den ersten Abruf startet ZEP direkt nach dem Verbinden, rückwirkend für die vergangenen 90 Tage. Danach holt ZEP die Umsätze einmal täglich in der Nacht.
Hinweis: Hier stehen nur die Bankverbindungen Ihrer Firma. Bankverbindungen, die Sie einer Abteilung zugeordnet haben, lassen sich nicht mit finAPI verbinden.
Freigabe verlängern
Die Freigabe, die Sie Ihrer Bank erteilt haben, ist zeitlich begrenzt. Der Status in der Liste zeigt, woran Sie sind:
Aktiv — die Verbindung steht, Umsätze werden geholt.
Läuft ab — rund zwei Wochen vor dem Ende der Freigabe springt der Status hierauf um und wird gelb hervorgehoben. Umsätze kommen weiterhin. Wählen Sie in der Zeile Verlängern, dann bricht der Abruf gar nicht erst ab.
Abgelaufen — die Freigabe ist beendet, es kommen keine Umsätze mehr. Wählen Sie Reaktivieren.
Nicht verbunden — das Konto ist in ZEP angelegt, aber nicht mit der Bank verbunden.
Verlängern und Reaktivieren führen in dasselbe Fenster von finAPI wie die erste Einrichtung. Sie melden sich erneut bei Ihrer Bank an und geben den Zugriff wieder frei.
Hinweis: Den Hinweis auf eine auslaufende Freigabe gibt ZEP ausschließlich über diesen Status in der Liste der Bankverbindungen. Eine E-Mail erhalten Sie dazu nicht. Sehen Sie deshalb gelegentlich in die Liste, am besten bevor Sie mit dem Abgleich arbeiten.
Mit Verbindung trennen beenden Sie die Verbindung. Bereits geholte Umsätze bleiben in ZEP erhalten, neue kommen nicht mehr hinzu.
Umsätze abrufen
Nach dem ersten Abruf holt ZEP die Umsätze einmal täglich in der Nacht. Warten möchten Sie darauf nicht immer, etwa wenn Sie eine Zahlung erwarten.
Öffnen Sie dann die Detailseite der Schnittstelle im Schnittstellen Marktplatz und wählen Sie unter Schnellaktionen den Eintrag Synchronisierung starten. ZEP meldet Synchronisation wurde gestartet und holt die Umsätze aller verbundenen Konten.
Auf derselben Seite sehen Sie im Dashboard, wann der letzte Abruf gelaufen ist und wie viele Datensätze er gebracht hat.
Umsätze und Rechnungen abgleichen
Die tägliche Arbeit findet unter Abrechnung > OP-Abgleich statt. Die Seite hat zwei Tabellen, zwischen denen Sie oben rechts umschalten: Umsätze und Rechnungen. Welche Tabelle Sie zuletzt offen hatten, merkt sich ZEP.
Die Trefferstufen lesen
In der Tabelle Umsätze ist die Spalte Treffer/Status die wichtigste. Sie sagt, wie sicher ZEP sich bei seinem Vorschlag ist:
Sicher — die Rechnungsnummer steht im Verwendungszweck und der Betrag stimmt auf den Cent mit dem offenen Betrag der Rechnung überein. Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen, Bindestriche und Schrägstriche in der Rechnungsnummer spielen dabei keine Rolle.
Prüfen — ZEP hat eine Rechnung gefunden, aber die Zuordnung ist nicht eindeutig. Das ist der Fall bei einer Teilzahlung, bei einem Treffer allein über den Kundennamen oder wenn die gefundene Rechnung bereits bezahlt ist. Eine bezahlte Rechnung nimmt keine weitere Zahlung an. Ordnen Sie den Umsatz in diesem Fall einer anderen Rechnung zu oder wählen Sie Keiner Rechnung zuordnen.
Kein Treffer — ZEP hat keine passende Rechnung gefunden, etwa bei Miete, Gehältern oder Bankgebühren.
Ist ein Umsatz entschieden, zeigt dieselbe Spalte den Stand: Zugeordnet für eine dokumentierte Zahlung, Keine Zuordnung für einen Umsatz, der zu keiner Rechnung gehört.
Beispiel: Ein Eingang über 1.190 Euro mit dem Verwendungszweck „RG-2026-0042" trifft die Rechnung RG/2026/0042 über 1.190 Euro als Sicher. Gehen stattdessen 500 Euro ein, bleibt ein Rest offen und ZEP zeigt Prüfen.
Einen Umsatz zuordnen
Je Zeile stehen drei Aktionen zur Verfügung:
Vorschlag übernehmen — die vorgeschlagene Rechnung wird als bezahlt dokumentiert.
Rechnung zuordnen — Sie wählen die Rechnung selbst. Im Fenster stehen Buchungsdatum, Betrag, Auftraggeber und Verwendungszweck zur Kontrolle, darunter die Auswahlliste Rechnung mit Rechnungsnummer, Betrag und Titel. Gibt es bereits einen Vorschlag, heißt die Aktion Andere Rechnung zuordnen.
Keiner Rechnung zuordnen — der Umsatz verschwindet aus der Arbeitsliste und steht auf Keine Zuordnung.
Deckt ein Umsatz die Rechnung nicht vollständig, entscheiden Sie beim Zuordnen, ob der Restbetrag offen bleibt oder ausgebucht wird. Beim Ausbuchen schließt die Rechnung mit einem offenen Betrag von null. Zuordnen lassen sich nur Rechnungen mit offenem Betrag. Eine bereits getroffene Entscheidung ändern Sie über Zuordnung bearbeiten. Dort wählen Sie eine andere Rechnung aus oder heben die Zuordnung wieder auf, indem Sie den leeren Eintrag wählen und speichern. Sind Sie sich bei einer Rechnung unsicher, öffnen Sie über die Rechnungsnummer die Vorschau und sehen das Dokument an, ohne den OP-Abgleich zu verlassen.
Mehrere Umsätze auf einmal
Für gleichartige Zeilen gibt es zwei Sammelaktionen. Wählen Sie Sichere Treffer dieser Seite übernehmen oder Umsätze ohne Treffer dieser Seite ignorieren. Die Aktion bezieht alle Umsätze der angezeigten Seite ein, einzelne Zeilen müssen Sie dafür nicht markieren. ZEP fasst dabei nur die Zeilen an, auf die die Aktion wirklich zutrifft, und meldet anschließend, wie viele davon betroffen waren.
Vorsicht: Beide Sammelaktionen gelten ausschließlich für die gerade angezeigte Seite der Tabelle, nicht für alle Treffer eines Filters, und sie sind nicht umkehrbar. Je Aufruf sind höchstens 100 Umsätze möglich.
Sichere Treffer selbst buchen lassen
Öffnen Sie Administration > Schnittstellen > Schnittstellen Marktplatz, wählen Sie die Karte finAPI und klicken Sie auf Konfigurieren. Ist die Schnittstelle bereits eingerichtet, heißt die Schaltfläche Verwalten. Im Abschnitt OP-Abgleich finden Sie dort das Häkchen Sichere Matches automatisch buchen. Es ist ab Werk gesetzt. Ist es gesetzt, dokumentiert ZEP einen eindeutigen Treffer bereits beim Abruf der Umsätze als Zahlung, ohne dass Sie etwas tun. Im OP-Abgleich landen dann nur noch die Fälle, die eine Entscheidung brauchen.
Schalten Sie das Häkchen aus, wenn Sie jede Zahlung selbst bestätigen möchten. Dann erscheint auch der eindeutige Treffer als Vorschlag mit der Stufe Sicher und wartet auf Ihren Klick.
Hinweis: Die Automatik greift ausschließlich bei eindeutigen Treffern. Teilzahlungen, Treffer über den Kundennamen und Treffer auf eine bereits bezahlte Rechnung werden nie von selbst gebucht, sondern immer vorgelegt.
Zahlungen ohne Bankumsatz nachtragen
Nicht jede Minderung hat einen Bankumsatz. Zieht ein Kunde Skonto, bleibt nach dem Zahlungseingang ein kleiner Betrag offen, obwohl die Rechnung erledigt ist. Diesen Rest tragen Sie direkt an der Rechnung nach.
Wechseln Sie dazu im OP-Abgleich auf die Tabelle Rechnungen. In der Spalte Betrag erhalten finden Sie je Zeile zwei Symbole: Zahlungsdokumentation öffnen zeigt die bereits erfassten Zahlungen, Neue Zahlungsdokumentation legt einen Eintrag an. Ist die Rechnung vollständig beglichen, ist das Anlegen gesperrt.
Im Formular wählen Sie unter Typ zwischen Zahlung und Minderung (z.B. Skonto) und tragen Datum, Betrag brutto und eine Bemerkung ein. Minderungen erscheinen in der Übersicht, die Zahlungsdokumentation öffnen zeigt, in einer eigenen Spalte Minderung, sodass Zahlung und Minderung auseinanderzuhalten sind.
Hinweis: Einträge, die aus einem zugeordneten Bankumsatz entstanden sind, lassen sich hier weder ändern noch löschen. Das gilt nur für manuelle Einträge und Minderungen. Eine falsche Zuordnung korrigieren Sie über Zuordnung bearbeiten in der Tabelle Umsätze.
Grenzen des Bankabgleichs
Sechs Punkte sind für die Arbeit mit dem Bankabgleich wichtig:
ZEP überweist nicht. Die Schnittstelle liest Umsätze. Zahlungen lösen Sie weiterhin in Ihrem Online-Banking aus.
Nur Girokonten. Depots, Kreditkarten- und Sparkonten lassen sich nicht verbinden.
Ausgangsrechnungen. Abgeglichen wird gegen die Rechnungen aus der ZEP-Rechnungsstellung.
Zahlungseingänge. Der Abgleich dokumentiert eingehende Zahlungen auf Ihre Rechnungen. Die Liste ist deshalb ab Werk auf Zahlungseingänge gefiltert.
Keine Währungsumrechnung. Umsatz und Rechnung müssen dieselbe Währung führen.
Ein Umsatz gehört zu genau einer Rechnung. Zahlt ein Kunde mehrere Rechnungen mit einer Überweisung, ordnen Sie den Umsatz einer davon zu und erfassen die übrigen über die Zahlungsdokumentation. Nach einer Zuordnung von Hand lohnt ein Blick in die Spalte Noch offen: Dort sehen Sie sofort, ob die Rechnung damit ausgeglichen ist.