Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die bisherige Ressourcenplanung mit den Hauptmenüpunkten Einplanung und Arbeitspakete. Sehen Sie in ZEP stattdessen den Hauptmenüpunkt Planung, gilt für Sie Funktionsumfang – Ressourcenplanung.
Unter Administration > Ressourcenplanung > Einstellungen konfigurieren Sie das Modul unternehmensweit. Die Einstellungen wirken auf alle Mitarbeitenden und Projekte mit aktiver Ressourcenplanung.
Gesamtauslastung anzeigen
Aktivieren Sie die Checkbox Gesamtauslastung unter 'Arbeitspakete' anzeigen, damit Mitarbeitende ihre eigene Gesamtauslastung über alle eingeplanten Projekte sehen können. Die Anzeige erscheint in der Ansicht Arbeitspakete der Mitarbeitenden.
Einplanung an Nicht-Arbeitstagen
Standardmäßig erlaubt ZEP Einplanungen nur an Arbeitstagen entsprechend der Wochenarbeitstage des Mitarbeitenden. Aktivieren Sie die Checkbox Einplanung auch an Nicht-Arbeitstagen, wenn auch an arbeitsfreien Tagen (Wochenenden, Feiertage) eingeplant werden darf — sinnvoll bei Schicht- oder Bereitschaftsmodellen.
Ist die Einstellung aktiv, steht über der Einplanungs-Matrix die Checkbox Einplanung auch an Nicht-Arbeitstagen. Sie ist vorausgewählt und lässt sich für die jeweilige Bearbeitung abwählen.
Selbst-Einplanung durch Mitarbeitende
Ob Mitarbeitende ihre eigene Einplanung im Hauptmenü unter Einplanung selbst eintragen und anpassen dürfen, legen Sie unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte fest: Bereich Eigene Berechtigungen & meine Auswertungen, Zeile Eigene Einplanung. Setzen Sie das Recht für die Rollen, die sich selbst einplanen sollen.
Standard-Einplanung im Projektzuordnungs-Bereich
Die Checkbox Mitarbeiter darf seine eigene Standard-Einplanung in den Projektzuordnungen sehen erlaubt Mitarbeitenden, ihre eigene Standard-Einplanung (die Wochenverteilung in Stunden pro Projekt) im Bereich Projektzuordnungen zu sehen. Sinnvoll, wenn Mitarbeitende ihre wiederkehrende Wochenplanung selbst im Blick haben sollen.
Benachrichtigungen bei neuer Einplanung
Aktivieren Sie die Checkbox Mitarbeiter bei Einplanung benachrichtigen, damit Mitarbeitende automatisch per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ihre Einplanung hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird. Die verwendete Mailvorlage konfigurieren Sie unter Administration > Ressourcenplanung > Mailvorlagen.
Berechtigung zum Einplanen
Wer Mitarbeitende einplanen darf, legen Sie unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte fest: im Bereich Projekte die Zeile Plandaten & Ressourcenplanung, im Bereich Mitarbeiter die Zeile Ressourcenplanung, jeweils mit Bearbeiten. So steuern Sie zum Beispiel, ob auch das Controlling kapazitive Engpässe selbst auflösen darf.
Mailvorlagen für Einplanungs-Benachrichtigungen
Unter Administration > Ressourcenplanung > Mailvorlagen hinterlegen Sie pro Sprache (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Slowakisch und Türkisch) den Betreff und den HTML-Body der Benachrichtigungs-Mails. Platzhalter füllt ZEP zur Versandzeit automatisch ein.
Verfügbare Platzhalter pro Mailvorlage:
%USERID% – Personalnummer des betroffenen Mitarbeitenden
%VORNAME% – Vorname
%NACHNAME% – Nachname
%ZEITRAUM% – Zeitraum, der von der Einplanungs-Änderung betroffen ist
%ZEP_URL% – direkter Link zum eigenen ZEP
ZEP liefert eine Standard-Mailvorlage für die Ressourcenplanung aus, die Sie inhaltlich an Ihre Tonalität anpassen können:
Mitarbeiter-Einplanung geändert – wird automatisch versendet, wenn die Einplanung eines Mitarbeitenden für einen Zeitraum hinzugefügt, geändert oder gelöscht wurde (sofern die Einstellung Benachrichtigungen bei neuer Einplanung oben aktiv ist).
Mit der Schaltfläche Testversand verschicken Sie eine Vorschau der Mailvorlage an Ihre eigene E-Mail-Adresse, um Layout und Platzhalter-Auflösung vor dem Echtversand zu prüfen.
Tipp: Halten Sie die Benachrichtigungs-Mails knapp und nennen Sie den Zeitraum mit %ZEITRAUM% bereits im Betreff. So sehen Mitarbeitende beim E-Mail-Scrollen sofort, welche Tage sich geändert haben.