Wenn Sie möchten, dass ZEP verschiedene Auswertungen, Angebote, Rechnungen und Gutschriften in Ihrer Corporate Identity ausgibt, erstellen Sie Briefpapiere und laden diese in ZEP hoch. Wie Sie vorgehen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Wenn Sie in ZEP kein eigenes Briefpapier hinterlegen, wird immer das Standardbriefpapier verwendet. Dieses enthält lediglich eine Fußzeile mit Ihrem Firmennamen und der Seitennummer.
Hinweis: Für die Erstellung und Bearbeitung von Briefpapieren brauchen Sie zwingend das kostenfreie Programm LibreOffice.
Einen Link zur offiziellen Download-Seite finden Sie auch in ZEP unter Administration > Meine Firma > Briefpapier.
Mit LibreOffice können Sie folgende Angaben bearbeiten:
Kopfzeile
Fußzeile
Informationsblock
Hintergrund des Dokumentes
Schriftart, -größe und -farbe
Setzen von Dokumentenvariablen
Der Inhalt der Auswertungen wird später von ZEP eingefügt.
LibreOffice herunterladen und Vorlage wählen
Unter Administration > Meine Firma > Briefpapier finden Sie einen Link zur offiziellen Download-Seite von LibreOffice. Dort können Sie sich eine passende Version des LibreOffice Writer herunterladen und auf Ihrem PC installieren. Achten Sie darauf, das Briefpapier immer im Format .odt zu speichern.
Nehmen Sie eine unserer Briefpapier Beispiele als Ausgangsbasis für Ihr Briefpapier. Sie finden diese unter Administration > Meine Firma > Briefpapier.
Wenn die erste Seite des Briefpapiers anders aussehen soll als die Folgeseiten (z.B. Ihr Firmenlogo nur in der Kopfzeile der ersten Seite), nehmen Sie eine der Dateien mit dem Wort „Zweiseitig“ im Namen.
Seitenvorlagen bearbeiten
Die Einstellungen zu Seitenvorlagen in LibreOffice können Sie folgendermaßen vornehmen (beachten Sie, dass jede Seitenvorlage ihre eigenen Einstellungen besitzt).
Gehen Sie auf Formatvorlagen > Seitenvorlagen und wählen die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten. Rechtsklick und "Vorlage bearbeiten". Es erscheint ein Popup-Fenster mit einem vertikalen Menü-Reiter:
Allgemein:
Hier können Sie die Folgevorlagen bearbeiten
Seite:
Hier können Sie das Seiten-Layout (z.B. Seitenränder) bearbeiten.
Fläche:
Hier nehmen Sie Einstellungen zum Hintergrund vor. Sie können bspw. Ihr Logo hochladen.
Transparenz:
Hier stellen Sie die Transparenz des Hintergrundes ein. So können Sie ein Logo im Hintergrund bspw. als Wasserzeichen darstellen.
Kopfzeile:
Hier nehmen Sie Einstellungen zur Kopfzeile vor. Wenn Sie die Kopfzeile auf der ersten Seite anders gestalten wollen als auf den Folgeseiten, muss in der Formatvorlage „Standard“ der Haken bei „Gleicher Inhalt auf der ersten Seite“ rausgenommen werden. Sind Sie in der Formatvorlage „Erste Seite“ muss der Haken drinbleiben.
Fußzeile:
Hier nehmen Sie Einstellungen zur Fußzeile vor. Wenn Sie die Fußzeile auf der ersten Seite anders gestalten wollen als auf den Folgeseiten, muss in der Formatvorlage „Standard“ der Haken bei „Gleicher Inhalt auf der ersten Seite“ rausgenommen werden. Sind Sie in der Formatvorlage „Erste Seite“ muss der Haken drinbleiben.
Umrandung:
Hier können Sie Umrandungen setzen.
Spalten:
Wenn Sie im Textkörper Spalten haben möchten, stellen Sie das hier ein.
Fußnote:
Hier können Sie Fußnoten einfügen.
Absatzvorlagen bearbeiten
Wenn Sie das Schriftbild des Dokuments bearbeiten möchten, machen Sie dies in den Absatzvorlagen. Gehen Sie auf Formatvorlagen > Absatzvorlagen, um Schriftart, -größe und -farbe einzustellen.
Absatzvorlagen besitzen eine Vererbung. Allen übergeordnet sind die Einstellungen, die in „Standard“ gemacht werden, wenn Sie keine der anderen Absatzvorlagen bearbeiten. Sollen sich einzelne Bereiche, wie die Kopf- und Fußzeile oder Überschriften anders verhalten, als der Rest des Dokumentes (z. B. Tabellen sollen eine kleinere Schriftgröße haben, Überschriften eine größere), dann ändern Sie in die entsprechende Absatzvorlage.
Einige Absatzvorlagen sind aufklappbar (z. B. Fließtext, Überschrift, Tabelleninhalt) das erkennen Sie an dem kleinen Kasten mit einem Plus (noch zugeklappt) oder Minus (bereits aufgeklappt). Auch hier greift die Vererbung. Alles, was Sie in der übergeordneten Absatzvorlage einstellen, wird auf die untergeordneten Vorlagen übertragen, außer Sie ändern die untergeordneten Vorlagen explizit.
Um eine der Absatzvorlagen zu ändern, machen Sie einen Rechtsklick auf die entsprechende Vorlage und wählen „Vorlage bearbeiten“. Es erscheint ein Popup-Fenster. Die wichtigsten Einstellungen im vertikalen Menü-Reiter des Popup-Fensters sind folgende:
Schriftart:
Hier wählen Sie die Schriftart und -größe. Im Feld „Schriftschnitt“ können Sie angeben, ob die Schrift Standard, Fett, Kursiv oder Fett Kursiv sein soll.
Schrifteffekte:
Hier können Sie Effekte für die Schrift wählen. Dazu gehören bspw. Die Schriftfarbe, Unterstreichen oder Transparenz.
Einzüge und Abstände:
Vor allem interessant für die Vorlage „Überschrift“. Hier können Sie u.a. Abstände und Einzüge anpassen.
Wenn Sie Ihre Einstellungen zurücksetzen möchten, klicken Sie auf den Button „Auf übergeordnete Vorlage zurücksetzen“. Beachten Sie aber, dass sich dies nur auf die direkt übergeordnete Vorlage bezieht. Sind Sie bspw. gerade in der „Tabellenüberschrift“, werden die Einstellungen auf jene des „Tabelleninhalt“ zurückgesetzt, nicht auf „Standard“.
Aufbau des Rechnungsbriefpapiers
Die untenstehenden Bilder geben einen Überblick darüber, welche Elemente durch LibreOffice eingefügt/konfiguriert werden können (lila) und welche von ZEP automatisch aufgedruckt werden (blau).
Das Briefpapier enthält folgende Bereiche:
Absender:
Der Cursor muss beim Speichern entweder direkt hinter diesem Text stehen (kein Abstand zur aufgedruckten Empfänger-Adresse), oder unterhalb (kleiner Abstand zur aufgedruckten Empfänger-Adresse).
Firmenlogo:
In der Kopfzeile.
Bankverbindungen etc.:
In der Fußzeile.
Weitere Angaben:
Auf dem Briefpapier über eingefügten Rahmen.
Dokumentenvariablen:
Nutzen Sie Dokumentenvariablen um dynamische Inhalte direkt im Briefpapier auszugeben. Eine Liste der Dokumentenvariablen finden Sie weiter unten in diesem Artikel.
Der von ZEP erzeugte Aufdruck kann durch Projekt- und Kundenzusatzfelder beeinflusst werden. Ob und in welchem Umfang ein Rechnungsanhang erzeugt wird, kann in jedem Projekt über den Menüpunkt Abrechnungseinstellungen > Format festgelegt werden.
Hinweis: Der Aufdruck einer Rechnung oder Auswertung auf ein Briefpapier beginnt unter der letzten Zeile des Dokumentes. Wenn ZEP z. B. direkt unter der Absender-Adresse mit dem Aufdruck beginnen soll, stellen Sie sicher, dass sich nach der Absender-Adresse keine weiteren Inhalte oder Leerzeilen befinden.
Dokumentenvariablen setzen
Mit Dokumentenvariablen können Sie Daten automatisch aus ZEP in Ihr Briefpapier übertragen. Sie bieten sich vor allem für dynamische Daten, wie beispielsweise Name oder Telefonnummer des Erstellers an.
So fügen Sie eine Variable ein:
Klicken Sie im Briefpapier an die Stelle, an der die Variable erscheinen soll.
Öffnen Sie in LibreOffice: Einfügen > Feldbefehl > Weitere Feldbefehle…
Wählen Sie als Typ „Benutzerdefiniert" und als Format „Text".
Tragen Sie im Feld Name die gewünschte Variable ein (z. B.
ersteller_tel). Achten Sie auf die genaue Schreibweise (Groß-/Kleinschreibung).Lassen Sie das Feld Wert leer.
Klicken Sie auf „Einfügen", dann auf „Schließen".
ZEP befüllt die Variable bei Erstellung des Dokumentes automatisch – vorausgesetzt, der entsprechende Wert ist in ZEP hinterlegt.
Sie können eigene Texte vor und nach einer Dokumentenvariable einfügen: z. B. Telefon: [Variable ersteller_tel].
Verfügbare Variablen
Allgemeine Variablen
Variable | Beschreibung |
titel | Titel der Auswertung |
datum | Datum, an welchem die Auswertung erstellt wurde |
auswertungszeitraum | Nur für Zeitnachweise |
ersteller | Name des Erstellers der Auswertung entsprechend Einstellungen unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen "Mitarbeiter-Formatierung in Kunden-Auswertungen" |
ersteller_kurzzeichen | Kurzzeichen des Erstellers der Auswertung |
ersteller_email | E-Mail-Adresse des Erstellers der Auswertung |
ersteller_tel | Telefonnummer des Erstellers der Auswertung |
Angebote Variablen
Variable | Beschreibung |
nr | Angebotsnummer |
titel | Titel des Angebots |
adresse | Kundenadresse |
version | Angebotsversion |
gueltigbis | Datum Gültigkeit |
kundennummer | Kundennummer |
kundenname | Kundenname |
kundenansprechpartner | Kundenansprechpartner |
Rechnungen und Mahnungen Variablen
Variable | Beschreibung |
rechnungsnummer | Rechnungsnummer |
adresse | Rechnungsadresse |
empfaenger | Empfänger der Rechnung |
leistungszeitraum | Leistungszeitraum |
projektkurzform | Kurzform des Projektes |
projektbezeichnung | Bezeichnung des Projektes |
projekt_ansprechpartner | Kundenansprechpartner, der beim entsprechenden Projekt hinterlegt ist |
kundennummer | Kundennummer |
kundenname | Kundenname |
kundenauftrag | Kundenauftrag |
kundenansprechpartner | Kundenansprechpartner |
kundenustid | USt-ID des Kunden |
lieferantennummer | Lieferantennummer |
zahlungsziel | Zahlungsziel |
meineFirma_name | Name der eigenen Firma |
meineFirma_adresszeile1 | Adresszeile 1 der eigenen Firma |
meineFirma_adresszeile2 | Adresszeile 2 der eigenen Firma |
meineFirma_plz | Postleitzahl der eigenen Firma |
meineFirma_ort | Ort der eigenen Firma |
meineFirma_ustid | USt-ID der eigenen Firma |
meineFirma_steuernr | Steuernummer der eigenen Firma |
bankname | Bankname der eigenen Firma |
iban | IBAN der eigenen Firma |
bic | BIC der eigenen Firma |
bankverbindung | die bei der Rechnung angegebene Bankverbindung, falls diese unterschiedlich je Abteilung / Währung / Sprache sein kann (unter Administration > Meine Firma > Bankverbindungen im Feld "Kompletter Text") |
Briefpapier hochladen
Speichern Sie die fertig bearbeitete Datei unter eigenem Namen auf Ihrem PC als .odt-Datei. Achten Sie darauf, dass der Cursor sich beim Speichern an der richtigen Stelle befindet (also hinter/unter der Absender-Anschrift und nicht etwa in der Kopf- oder Fußzeile).
Laden Sie das Briefpapier anschließend unter Administration > Meine Firma > Briefpapier im gewünschten Reiter durch Klick auf das Stift-Icon hoch.
Wenn Sie für alle Dokumente das gleiche Briefpapier verwenden möchten, laden Sie die Datei im Reiter „Allgemein“ hoch. Andernfalls können Sie für jeden der vorhandenen Reiter separate Briefpapiere im Hoch- und Querformat oder anderen Sprachen erstellen und hochladen.
Briefpapier für Abteilungen hochladen
Nutzen Sie das Modul Standorte & Abteilungen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, abteilungsspezifische Briefpapiere zu hinterlegen und somit für jede Abteilung eine individuelle Dokumentengestaltung umzusetzen. Das jeweilige Briefpapier laden Sie in der gewünschten Abteilung unter Sonstiges > Briefpapier hoch.
Hinweis: Ist in einer Abteilung ein eigenes Briefpapier hinterlegt, priorisiert ZEP dieses und greift nicht mehr auf das Briefpapier der gleichen Kategorie unter Administration > Meine Firma > Briefpapier zurück.
Erste Seite und Folgeseiten unterschiedlich gestalten
Wenn Sie die einseitige Vorlage bereits bearbeitet haben und die Folgeseiten nun anders gestalten möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie in LibreOffice Ansicht > Formatvorlagen.
Wählen Sie im oberen Menü-Reiter Seitenvorlagen.
Positionieren Sie den Cursor auf der ersten Seite und stellen Sie sicher, dass die Seitenvorlage „Erste Seite" ausgewählt ist.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Erste Seite" und wählen Sie „Vorlage bearbeiten". Ein Popup-Fenster öffnet sich.
Prüfen Sie unter Allgemein > Folgevorlage, ob „Standard" gesetzt ist. Das bedeutet: Alle Seiten nach der ersten Seite werden als Standard-Seiten behandelt und folgen den Einstellungen der Seitenvorlage „Standard". Die erste Seite ist damit die Ausnahme.
Navigieren Sie zu Formatvorlagen > Seitenvorlagen > Standard, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und stellen Sie sicher, dass auch hier als Folgevorlage „Standard" gesetzt ist. Möchten Sie z. B. die dritte Seite ebenfalls abweichend gestalten, können Sie dies hier entsprechend konfigurieren.
Hinweis: Ist die erste Seite nicht auf die Seitenvorlage „Erste Seite", sondern auf „Standard" gesetzt, verschwinden Logo, Kopf- und Fußzeile.
Zur Kontrolle: Fügen Sie auf der ersten Seite einen Seitenumbruch ein – es erscheint eine weitere Seite. Klicken Sie auf die zweite Seite, springt LibreOffice in den Formatvorlagen automatisch zur verwendeten Vorlage. So können Sie prüfen, welche Vorlage für diese Seite aktiv ist. Löschen Sie die Testseite vor dem Hochladen des Dokumentes.
Allgemeine Tipps
Wenn Ihr Logo oder andere in LibreOffice gesetzte Objekte auf der ersten Seite verrutschen, haben Sie möglicherweise die Verankerung falsch gesetzt: Doppelklick auf das Objekt – Popup-Fenster erscheint. Gehen Sie zu Position und Größe > Verankerung und wählen Sie „an der Seite“.
Wenn Sie nicht wissen, welche Formatvorlagen sich auf welche vererben, können Sie probeweise die Schriftfarbe ändern. So sehen Sie direkt im rechten Seitenmenü, welche weiteren Vorlagen betroffen sind.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie eine Anpassung im Master-Briefpapier wirkt, können Sie in ZEP ein entsprechendes Dokument (z. B. eine Angebots- oder Rechnungsvorschau) als .odt-Datei exportieren und in LibreOffice öffnen. Dort können Sie direkt auf die gewünschten Elemente klicken – der Menü-Reiter rechts springt dabei automatisch zur passenden Vorlage des angeklickten Elements. Vorgenommene Anpassungen müssen anschließend manuell in das Master-Briefpapier übertragen und dieses in ZEP hochgeladen werden.
Wenn Textkörper (bspw. über oder unter der Rechnungstabelle oder aus Textfeldern in Angeboten) auf dem Ausdruck anders formatiert sind, als Sie es in LibreOffice eingestellt haben, kann es sein, dass diese Formatierung in ZEP beim Erstellen der Texte vorgenommen wurde. Prüfen Sie diese in ZEP (auch in der jeweiligen Quellcode-Ansicht) und entfernen die Formatierungen dort bei Bedarf.
Wenn der automatische Aufdruck durch ZEP Elemente in der Kopf- oder Fußzeile überdeckt, liegt dies meistens daran, dass die Höhen der Kopf- und Fußzeilen nicht passend zum Inhalt gewählt wurden.
Wenn der automatische Aufdruck durch ZEP Inhalte überdeckt, die Sie in LibreOffice in einem Rahmen eingefügt haben, liegt dies entweder an der Position des Rahmens oder an der Länge des Rahmens. In diesem Fall müssen Sie den Rahmen umpositionieren oder die Inhalte kürzen.