Die Seite Fehlzeiten & Termine erreichen Sie über den gleichnamigen Menüpunkt im Hauptmenü. Hier erfassen und verwalten Mitarbeitende ihre Fehlzeiten direkt im Kalender – von der einfachen Planung bis zum Genehmigungsantrag.
Kalenderansicht
Voreingestellt ist der aktuelle Monat. Über die Pfeilsymbole oder das Kalendersymbol navigieren Sie zu einem anderen Zeitraum; die Ansicht lässt sich zwischen Monat, Woche und Tag umschalten.
Im linken Bereich sind alle Fehlgründe in ihrer hinterlegten Farbe aufgeführt sowie die Feiertagskalender. Ein farbiger Kreis bedeutet, dass der Eintrag eingeblendet ist; ein leerer Kreis blendet ihn aus. Klicken Sie auf den Namen, um einzelne Fehlgründe oder Feiertagskalender nach Bedarf ein- oder auszublenden.
Unterhalb der Fehlgrundliste zeigt der Kalender auf einen Blick:
Jahresurlaub für das aktuelle Geschäftsjahr inkl. geplanter Fehlzeiten und Resturlaub
Jahresurlaub für das Folgejahr
Überstundensaldo zum heutigen Tag (je nach Einstellung sichtbar)
Geplante genehmigungspflichtige Fehlzeiten und den Status eines laufenden Antrags
Im Kalender sehen Sie Fehlzeitenanträge ab dem jeweiligen Vormonat. Für einen größeren Zeitraum gehen Sie zu Auswertungen > Meine Auswertungen > Fehlzeitenanträge. Angezeigt werden die Anzahl Tage (mit Datum) und der aktuelle Antragsstatus:
Beantragt – weiß
Genehmigt – grün
Abgelehnt – rot
Zurückgezogen – weiß mit ausgegrautem Text
Unter Geplante Fehlzeiten sehen Sie die geplanten (noch nicht beantragten) Fehlzeiten des aktuellen Jahres. Berücksichtigt werden nur geplante Fehlzeiten aus noch nicht abgeschlossenen Monaten. Geplante Fehlzeiten in einem abgeschlossenen Monat werden ignoriert – löschen Sie solche Einträge, da sie nicht mehr verarbeitet werden.
Administratoren und Abteilungsleiter können Fehlzeiten direkt aus dieser Ansicht heraus genehmigen oder löschen. Der betreffende Mitarbeiter wird bei einer Genehmigung automatisch per E-Mail informiert.
Fehlzeiten erfassen
Fehlzeit anlegen
Klicken Sie auf ein Datum im Kalender und wählen Sie Neue Fehlzeit, oder klicken Sie auf + Fehlzeit in der Symbolleiste. Das Formular enthält folgende Felder:
Zeitraum: Von- und Bis-Datum. Bei einem Zeitraum von mehr als zwei Monaten erscheint eine Bestätigungsabfrage.
Fehlgrund: Vorbelegt mit dem zuletzt verwendeten Fehlgrund. Zur Auswahl stehen nur Fehlgründe, bei denen „Jeder Mitarbeiter darf selbst erfassen“ aktiviert ist.
Fehldauer: Ganzer Tag, 50 % der Regelarbeitszeit oder Uhrzeit (mit Von/Bis-Uhrzeit und optionaler Zeitzone). Welche Optionen angeboten werden, richtet sich nach der Konfiguration des jeweiligen Fehlgrunds.
Bemerkung: Optionaler Freitext für eigene Notizen oder Hinweise an den Vorgesetzten.
Es kann zusätzlich ein zweiter Fehlgrund pro Tag eingetragen werden – z. B. halber Tag Urlaub und halber Tag Gleitzeit. An Samstagen, Sonntagen und Feiertagen können keine Fehlzeiten eingetragen werden.
Genehmigungspflichtige Fehlgründe sind im Formular durch einen farbigen Rahmen gekennzeichnet. Sobald ein Antrag gestellt wurde, wird der Kalendereintrag schraffiert dargestellt – erst nach Genehmigung erscheint er in der vollen Fehlgrundfarbe.
Zum Speichern ohne Antrag klicken Sie Speichern. Bei einem genehmigungspflichtigen Fehlgrund erscheint zusätzlich Speichern und beantragen, das die Fehlzeit speichert und den Antragsprozess startet (siehe nächster Abschnitt).
Hinweis: Administratoren und Abteilungsleiter sehen zusätzlich die Checkbox Genehmigt. Damit kann eine genehmigungspflichtige Fehlzeit direkt beim Anlegen als genehmigt markiert werden, ohne einen separaten Antrag stellen zu müssen. Je nach Berechtigungsstufe können Mitarbeitende ihre eigenen Fehlzeiten ebenfalls selbst genehmigen.
Fehlzeiten beantragen und genehmigen
Über Speichern und beantragen öffnet sich das Antragsformular. Dort können Sie:
Fehlzeiten auswählen: Alle noch nicht beantragten genehmigungspflichtigen Fehlzeiten stehen zur Auswahl. Fehlzeiten in der Vergangenheit sind vorausgewählt.
Bemerkung: Freitext, der in der Antrags-E-Mail erscheint (Standardtext ist in den Grundeinstellungen konfigurierbar).
Anhang: Optionale Dateianhänge für die E-Mail (z. B. Krankmeldung oder Bescheinigung).
Je nach Einstellung in den Grundeinstellungen sind außerdem An, CC und BCC der Antrags-E-Mail sichtbar und editierbar. Klicken Sie anschließend auf Senden.
Hinweis: Ein Fehlzeitenantrag kann nur im Ganzen genehmigt, abgelehnt oder zurückgezogen werden. Sollen nur einzelne Fehlzeiten aus einem Antrag genehmigt werden, muss der Antrag zuerst zurückgezogen (durch den Mitarbeiter) oder abgelehnt (durch einen Administrator) und ein neuer Antrag mit den gewünschten Fehlzeiten gestellt werden.
Administratoren und Abteilungsleiter öffnen einen offenen Antrag, indem sie im Kalender auf den schraffierten Eintrag klicken und den Bearbeitungs-Link aufrufen. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:
Genehmigen: Der Eintrag wird vollständig (nicht mehr schraffiert) angezeigt; der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail.
Ablehnen: Der Antrag wird abgelehnt; der Mitarbeiter kann einen neuen Antrag stellen.
Antrag zurückziehen: Der Mitarbeiter kann einen noch nicht entschiedenen Antrag selbst zurückziehen.
Bei jeder Statusänderung kann optional eine Bemerkung hinterlegt werden, die in der Benachrichtigungs-E-Mail erscheint.
Eine Übersicht aller Anträge finden Sie unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Fehlzeitenanträge (eigene) bzw. unter Auswertungen > Mitarbeiter > Fehlzeitenanträge (alle Mitarbeitenden; nur für Administratoren und Controller).
Fehlzeit bearbeiten und löschen
Klicken Sie im Kalender auf einen Eintrag, um ihn zu öffnen. Zeitraum, Fehlgrund, Fehldauer und Bemerkung können geändert werden; über Löschen wird der Eintrag bis einschließlich dem Bis-Datum entfernt.
Einträge in abgeschlossenen Monaten sind schreibgeschützt. Liegt nur ein Teil des Zeitraums in einem abgeschlossenen Monat, erscheint ein Hinweis; der gesperrte Teil kann über die Funktion Zeitraum aufteilen herausgelöst werden.
Zeitraum aufteilen
Bei einem mehrtägigen Eintrag erscheint im Bearbeitungsformular das Scheren-Symbol Zeitraum aufteilen. Damit wird der Zeitraum in einzelne Tage zerlegt – sinnvoll, wenn Sie z. B. nur einen einzelnen Tag löschen oder für einen Tag einen anderen Fehlgrund eintragen möchten.
Liegt die Monatsabschluss-Sperre innerhalb des Zeitraums, wird die Fehlzeit genau an der Sperrengrenze in zwei Teile aufgeteilt (nicht in einzelne Tage).
Kalenderfreigaben
Kalenderfreigaben dienen zur Abbildung von Stellvertreterregelungen oder Teamansichten – z. B. kann eine Assistenz die Fehlzeiten der Geschäftsleitung einsehen und verwalten.
Freigegebene Kalender anzeigen
Unter Freigaben im linken Bereich sind alle Mitarbeitenden aufgelistet, deren Kalender für Sie freigegeben sind. Klicken Sie auf einen Namen oder den Kreis, um die Einträge dieses Mitarbeiters ein- oder auszublenden. Zum Ändern der Anzeigefarbe fahren Sie mit der Maus über den Namen und klicken auf das Stiftsymbol.
Hinweis: Kalender von ausgeschiedenen Mitarbeitenden ohne zukünftigen Beschäftigungszeitraum werden nicht mehr in der Freigabeliste angezeigt.
Freigaben verwalten
Klicken Sie auf Einstellungen, um in Ihr Profil zum Bereich Kalender zu gelangen. Dort verwalten Sie bestehende Freigaben und finden die Anleitung zum Einbinden Ihres ZEP-Kalenders in externe Kalender-Clients wie Outlook oder iOS.
Kalendereinstellungen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Fehlgrund oder Kalender in der linken Legende und wählen Sie Einstellungen, um Farbe und Sichtbarkeit individuell anzupassen.
Hinweis: Eine geänderte Zeitzone wird erst nach erneutem Ab- und Anmelden in ZEP aktiv.
Zentrale Erfassung durch Administratoren
Administratoren und Abteilungsleiter können Fehlzeiten direkt für andere Mitarbeitende eintragen. Der Zugang erfolgt über Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Administration > Kalender.
Die Oberfläche ist identisch mit der eigenen Kalenderseite. Im Unterschied zur selbständigen Erfassung stehen bei der zentralen Erfassung alle Fehlgründe zur Auswahl – unabhängig davon, ob „Jeder Mitarbeiter darf selbst erfassen“ für den jeweiligen Fehlgrund aktiviert ist.