Einstellungen
Rückwärtige Erfassung für Projektzeiten
Nur für heute und weitere Tage zurück
Wenn Sie keinen weiteren Tag zurück angeben, ist eine Zeiterfassung nur für den jeweils heutigen Tag zulässig. Wenn Sie angeben, dass sie X Tage zurück erfassen möchten, werden diese Tage auf die Einstellung addiert.Nur für laufende Woche und weitere Tage zurück
Wenn Sie bei "... weitere Tage zurück: 0" einstellen, ist die Erfassung für die laufende Woche erlaubt (Montag bis Sonntag)
Optional können Sie zu dieser Definition zusätzlich angeben:
Montags auch die Erfassung für die Vorwoche erlauben
D.h. montags darf rückwirkend für die Vorwoche erfasst werden. Wenn Sie angeben, dass sie X Tage zurück erfassen möchten, werden diese Tage auf diese Einstellung addiert. (Bei Einstellung "5 Tage" bedeutet das, dass Sie montags noch für die letzte Woche bis Montag zuzüglich 5 Tage, also bis Mittwoch der Vorvorwoche erfassen dürfen, dienstags dürfen Sie bis Mittwoch der Vorwoche rückwärtig erfassen.)
Vorausbuchung bei Zeiterfassung erlauben
Geben Sie an, wie viele Tage in die Zukunft die Zeiterfassung möglich sein soll. Sie können hierbei wählen, ob die Vorrausbuchung auf eine Anzahl Minuten eingeschränkt werden soll, oder ob Ihre Mitarbeiter mehrere Tage voraus buchen dürfen.
Mehrzeiliges Bemerkungsfeldes für die Arbeitszeiterfassung
Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter längere Bemerkungstexte zu den gebuchten Zeiten hinzufügen, können Sie hier einstellen, dass das Bemerkungsfeld in der Arbeitszeiterfassungs-Maske mehrere Zeilen groß ist.
Bemerkungstext erzwingen
Wenn Sie möchten, dass zu jedem Zeiteintrag eine Bemerkung eingegeben werden muss, geben Sie dies hier an.
Bemerkungstext von der zuletzt erfassten Arbeitszeit vorbelegen
Hier können Sie festlegen, ob bei der Zeiterfassung der Bemerkungs-Text mit dem Bemerkungs-Text der als letztes erfassten Arbeitszeit vorbelegt sein soll oder nicht.
Zeiterfassung an Feiertagen und Tagen, die nicht Arbeitstage sind (i.A. Wochenenden) erlauben
Wenn Ihre Mitarbeiter auch an Tagen arbeiten, die in der Regelarbeitszeit nicht als Arbeitstage festgelegt sind, sollten Sie hier einen Haken setzen.
Tage, die keine Arbeitstage sind, anzeigen
Sie können entscheiden ob in der Arbeitszeiterfassungs-Tabelle auch die nicht Arbeitstage (i.A. Wochenenden) angezeigt werden. Auch wenn nicht Arbeitstage generell ausgeschaltet ist: Sobald eine Buchung auf einen nicht Arbeitstag vorgenommen wurde, wird dieser Tag in der Tabelle sichtbar.
Anzeige von Lücken in der Arbeitszeiterfassung
Hier können Sie angeben, ob Pausen (Zeiten, für die keine Zeitmeldungen erfasst wurden) als Lücke gekennzeichnet werden sollen.
Wenn Sie diese Option aktivieren, werden auf der Seite "Arbeitszeit erfassen" in der Tabelle der Arbeitszeiteinträge die Lücken im Tagesverlauf durch einen größeren Abstand gekennzeichnet.
Diese Lücken werden von ZEP als Pausen angesehen. Wenn Sie aber nur vergessen haben hier eine Zeit zu erfassen, erleichtert ZEP Ihnen nun das Auffüllen dieser Lücke wie folgt:
Klicken Sie auf die entsprechende Lücke, wird die Ende-Zeit des vorherigen Eintrags als von-Zeit und die Start-Zeit des folgenden Eintrags als bis-Zeit in das obere Erfassungsfeld kopiert. Geben Sie dann entsprechend Arbeitszeit und Bemerkung an und Sie können so ganz einfach diese Lücke auffüllen.
Vorbelegung von-Zeit für neuen Tag
Geben Sie an, ob die Benutzer eine vordefinierte Uhrzeit bei Start von ZEP vorfinden sollen, oder ob die Arbeitszeiterfassung mit der aktuellen Uhrzeit (Standard) für einen neuen Tag voreingestellt werden soll.
Minutenraster
Hier können Sie wählen, ob die Arbeitszeit im 1, 2, 5, 6, 10, 15, 20 oder im 30 Minutenraster erfasst werden soll.
Wenn Sie die dezimale Darstellung der Zeiten wählen, empfehlen wir 3 oder 6 oder 15 oder 30 Minuten-Raster.
Mit 1, 2, 5, 10 und 20 Minuten-Raster nehmen Sie Rundungsdifferenzen bei der Anzeige in Kauf, denn diese Rasterung kann bei der Umrechnung in den jeweiligen Stundenanteil periodische Zahlen ergeben, welche in verschiedenen Tabellen und Auswertungen gerundet angezeigt werden (Stunden auf 4 Nachkommastellen, Geldbeträge auf 2 Nachkommastellen). Für Berechnungen werden die korrekten Zahlen mit 10 Nachkommastellen verwendet.
Wenn man jedoch mit den angezeigten gerundeten Zahlen nachrechnet, kommt man u.U. auf ein anderes Endergebnis. Obwohl das von ZEP angezeigte Endergebnis das richtige ist, kann das zu Verwirrung über die Projektabrechnung führen. Wir empfehlen daher als Minutenraster 3 Minuten 6 Minuten oder 15 Minuten oder 30 Minuten.
Wird das Minutenraster geändert, ist die Bearbeitung von Zeiten, die in einem anderen Raster erfasst wurden, nur noch eingeschränkt möglich.
Beispiel:
Sie arbeiten mit 1-Minuten-Raster und erfassen eine Zeit von 11:04 bis 11:17. Anschließend stellen Sie um auf 15-Minuten-Raster. Dann rufen Sie die erfasste Zeitbuchung auf, z.B. um einen Schreibfehler im Bemerkungsfeld zu korrigieren. In der Änderungsseite wird die "alte" Zeit durch Rundung in das "neue" Raster "gezwungen", es entsteht 11:00 bis 11:15. Das wird beim Ändern der Buchung so gespeichert bzw. versucht zu speichern. Die Änderung ist dann evtl. wegen Überschneidung nicht mehr möglich, weil bis 11:04 (nach dem alten Minutenraster) bereits eine andere Zeit gebucht ist.
Pausenregelung
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben zur Pausenregelung beachten oder auch erzwingen möchten, können Sie dies hier in ZEP hinterlegen. Zusätzlich können Sie innerhalb einer Pausenregelung auch eine "Kernarbeitszeit" definieren. Wenn Sie keine Pausenregelung in ZEP möchten (d.h. die Mitarbeiter sind selbst für die korrekte Erfassung ihrer Pausen zuständig) beachten Sie diesen Punkt nicht weiter.
Was sind Pausen?
In ZEP werden nicht bebuchte Zeiträume zwischen zwei Zeiteinträgen als Pause angesehen.
Pausenregelung anlegen
Hier Legen Sie eine Pausenregelung für Ihr Unternehmen an (oder mehrere). Bereits angelegt ist die Pausenregelung Standard, in der die Mindestpausen nach § 4 ArbZG eingetragen sind.
Möchten Sie eine neue Pausenregelung anlegen, klicken Sie auf Neue Pausenregelung anlegen, geben Sie einen Namen ein und speichern.
Geben Sie an, ab welchem Datum die Pausenregelung gültig ist.
Sie können wählen, ob es bei Ihnen eine Mindestruhezeit geben soll. Damit ist die Zeitspanne zwischen zwei Arbeitstagen gemeint.
Wenn Sie keine Mindestruhezeit angeben, müssen Sie nur die maximale Arbeitszeit pro Tag im Sinne der Pausenregelung in Stunden angeben.
Sie können in der Pausenregelung jederzeit die Warnung bei Verletzung der Pausenregelung über die Checkbox Bei Nichteinhaltung der Pausenregelung (Maximalarbeitszeit, Mindestpausen, Kernzeit) bekommt der Benutzer bereits bei der Erfassung (Mein ZEP > Projektzeiten, App, Terminal) eine Warnung. Ja / Nein ein- bzw. ausschalten.
Die Monatsendeauswertung, die Arbeitszeitenübersicht, die Pausenübersicht und der Monatsabschluss zeigen die nicht-Einhaltung weiterhin an.
Wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen, können Sie optional angeben, ob überschrittene Maximalarbeitszeit und nicht eingehaltene Mindestpausen vom Überstundenkonto des betreffenden Mitarbeiters abgezogen werden sollen. (Nicht eingehaltene Ruhezeiten werden nicht abgezogen.)
Berechnungsverfahren für fehlende Pausen
Geben Sie an, wie der Abzug für fehlende Pausen berechnet werden soll.
Brutto: Die Gesamtzeit wird betrachtet und davon die entsprechende Mindestpause abgezogen.
Netto: Alle Mindestpausen werden nacheinander betrachtet: Die Zeit bis zur ersten vorgesehenen Mindestpause wird betrachtet und die dafür geltende Mindestpause wird abgezogen. Die daraus resultierende Nettozeit wird betrachtet und ggf. wird davon eine weitere Mindestpause abgezogen.
Mitarbeiterfreundlich: Wie die Netto-Variante, jedoch mit folgendem Unterschied: In manchen Fällen reicht es, weniger als die Mindestpause abzuziehen, so dass die Arbeitszeit unter den Geltungsbereich der betreffenden Mindestpausenregel fällt und die Pausenregel somit bereits erfüllt ist.
Diese drei Varianten rechnen anhand der Summe der Arbeitszeiten und der Summe der gemachten Pausen eine Zahl aus. Diese Zahl ist unabhängig von den Uhrzeiten der Arbeits- und Pausenzeiten.
Mitarbeiterfreundlich, jedoch auch auf zusammenhängende Teilstücke des Tages anwenden: Relevant, wenn Pausen zu früh oder zu spät am Tag sind und dadurch Arbeitszeit-Blöcke mit einer Dauer größer 6 Stunden entstehen. Die Pausenregelung wird dann erneut auf diese Blöcke angewendet und es werden ggf. weitere Pausen in diese reingeschnitten.
Geben Sie die Mindestlänge einer Pause im Sinne der Pausenregelung an.
Arbeitsunterbrechungen von weniger als 15 min gelten nicht als gesetzliche Ruhepausen nach §4ArbZG. Sie zählen also zur Arbeitszeit. (Ausgenommen: Betriebe mit entsprechenden Tarifverträgen bzw. Betriebsvereinbarungen.) - ZEP verbietet es Ihnen aber nicht, hier auf kürzere Mindestlängen als 15 min einzutragen.
In welchen Auswertungen wird die Pausenregelung berücksichtigt/angezeigt?
Jeder Mitarbeiter sieht unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Pausenübersicht für den gewählten Auswertungszeitraum für jeden Tag in einer Tabelle die eingehaltene Ruhezeiten, Beginn und Ende der Arbeitszeit, die vorgegebene Mindestpause und die eingehaltene Pause, zusätzlich werden bei Tagen mit nicht eingehaltener Pausenregelung Angaben über zu wenig Ruhezeit, zu wenig Pause bzw. zu viel Arbeitszeit ausgegeben.
Mit Modul Abwesenheiten & Überstunden: Unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Monatsendeauswertung werden für den gewählten Auswertungszeitraum zusätzlich zu den bisherigen Angaben auch alle Daten bzgl. eingehaltener Ruhezeiten, Beginn und Ende der Arbeitszeit, vorgegebene Mindestpause und eingehaltene Pause angezeigt, zusätzlich werden bei Tagen mit nicht eingehaltener Pausenregelung Angaben über zu wenig Ruhezeit, zu wenig Pause bzw. zu viel Arbeitszeit ausgegeben.
Administratoren (ggf. Abteilungsleiter) können diese Auswertungen zusätzlich für alle Mitarbeiter (alle Mitarbeiter der Abteilung) machen.
Wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen können Sie mit einem Monatsabschluss den Saldo der Überstunden und Urlaube zum Monatsende in ZEP speichern. Sobald ein Monat abgeschlossen wurde, kann die Pausenregelung für diesen Zeitraum nicht mehr geändert werden, sondern Sie müssen eine neue Pausenregelung mit passendem Startdatum anlegen.
Berechnungsverfahren - Beispiele
Hier finden Sie die Varianten für das Berechnungsverfahren für fehlende Mindestpausen und somit – falls eingestellt - für den Abzug fehlender Pausen, an Beispielen erklärt:
Angenommen, die Mindestpausen sind so eingestellt:
Von 6:01 bis 9:00 Stunden: Mindestpause 0:30
Von 9:01 bis 24:00 Stunden: Mindestpause 0:45
und angenommen, ein Mitarbeiter hat folgende Buchungen:
Tag A: 7:03 bis 16:45 (ohne Pause) = Arbeitszeit 9:42
Tag B: 7:15 bis 16:21 (ohne Pause) = Arbeitszeit 9:06
Variante Brutto:
Tag A: Arbeitszeit ist mehr als 9 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:45
Tag B: Arbeitszeit ist mehr als 9 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:45
Die Gesamtzeit wird betrachtet und davon die entsprechende Mindestpause abgezogen.
Variante Netto:
Tag A: Arbeitszeit ist bereits mehr als 6:01 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:30.
Restliche Arbeitszeit 9:12. Diese ist mehr als 9:01 Stunden
Mindestpause insgesamt 00:45 (also in dem Fall kein Unterschied zu brutto)
Tag B: Arbeitszeit ist bereits mehr als 6:01 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:30.
Restliche Arbeitszeit 8:36. Diese erfüllt alle Regeln für Mindestpause. Insgesamt 0:30 Mindestpause.
Alle Mindestpausen werden nacheinander betrachtet: Die Zeit bis zur ersten vorgesehenen Mindestpause wird betrachtet und die dafür geltende Mindestpause wird abgezogen. Die daraus resultierende Nettozeit wird betrachtet und ggf. wird davon eine weitere Mindestpause abgezogen.
Variante Mitarbeiterfreundlich:
Tag A: Arbeitszeit ist bereits mehr als 6:01 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:30.
Restliche Arbeitszeit 9:12. Diese ist mehr als 9:01 Stunden.
Jedoch: Mit einer weiteren Pause von nur 12 Minuten ist die restliche Arbeitszeit 9:00 Stunden und damit unter der Grenze von 9:01, daher beträgt die Mindestpause insgesamt nur 00:42 Stunden.
Tag B: Wie die Netto-Variante, jedoch mit folgendem Unterschied: In manchen Fällen reicht es, weniger als die Mindestpause abzuziehen, so dass die Arbeitszeit unter den Geltungsbereich der betreffenden Mindestpausenregel fällt und die Pausenregel somit bereits erfüllt ist.
Diese drei Varianten rechnen anhand der Summe der Arbeitszeiten und der Summe der gemachten Pausen eine Zahl aus. Diese Zahl ist unabhängig von den Uhrzeiten der Arbeits- und Pausenzeiten.
Mitarbeiterfreundlich, jedoch auch auf zusammenhängende Teilstücke des Tages anwenden
Relevant wenn Pausen zu früh oder zu spät am Tag sind und dadurch Arbeitszeit-Blöcke mit einer Dauer größer 6 Stunden verbleiben. Die Pausenregelung wird dann erneut auf diese Blöcke angewendet und es werden ggf. weitere Pausen in diese reingeschnitten.
Mindestpausen
Im Rahmen einer Pausenregelung geben Sie die hier geltenden Mindestpausen in für die Arbeitszeiten an:
Lt.§ 4 ArbZG ist die Mindestdauer der Pausen nach der Dauer der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter gestaffelt. Die Mindestdauer der Pausen bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis 9 Stunden beträgt mindestens 30 Minuten, bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden 45 Minuten. Wenn Sie diese gesetzlichen Vorgaben in Ihrem ZEP so abbilden möchten, geben Sie dies bitte so an:
Neue Mindestpause anlegen:
von Std 6:01 und bis Std 9:00:
Geben Sie die dazugehörige Mindestpause in Stunden im Sinne der Pausenregelung an: 0:30 und drücken Sie auf speichern.
von Std 9:01 und bis Std 24:00
Geben Sie die dazugehörige Mindestpause in Stunden im Sinne der Pausenregelung an: 0:45 und drücken Sie auf speichern.
Feste Pause
Sie können eine feste Pause anlegen:
Klicken Sie auf den Neue feste Pause anlegen, geben Sie an von wann bis wann diese Pause gelten soll und Speichern Sie.
Feste Pausen werden immer bei allen Mitarbeitenden herausgeschnitten, denen die Pausenregelung zugewiesen ist.
Auch Administratoren können in das Zeitfenster der festen Pause keine Zeiten nachtragen. Die Angabe einer festen Pause empfiehlt sich entsprechend nur dann, wenn die Mitarbeitenden in der Zeit nicht arbeiten können. Bei Ladenschließungszeiten über Mittag beispielsweise.
Kernarbeitszeit
Innerhalb der Pausenregelung können Sie Kernarbeitszeiten in ZEP definieren. Eine Kernarbeitszeit ist eine Zeitspanne, in der die Mitarbeiter Zeiten erfassen sollen. Einem Mitarbeiter kann über die Zuordnung einer Pausenregelung auch die dort definierte Kernarbeitszeit bzw. mehrere Kernarbeitszeiten zugewiesen werden.
Die Einhaltung der Kernarbeitszeit wird nicht erzwungen. In der Tabelle der Projektzeiten Projektzeiten zeigt ZEP mit einem blauen Hinweis an, wenn an einem Tag die Kernarbeitszeit nicht eingehalten wurde. In der Auswertung Monatsende wird in einer Spalte "zu wenig Kernarbeitszeit" angezeigt (nur mit Modul Abwesenheiten & Überstunden).
So können Sie eine Kernarbeitszeit anlegen:
Klicken Sie auf Neue Kernarbeitszeit anlegen, geben Sie an von wann bis wann diese Kernarbeitszeit gelten soll und Speichern Sie. Geben Sie die maximal zulässige Pause in Stunden an.
Beispiel:
Kernarbeitszeit von 9.00 bis 16.00 Uhr maximal zulässige Pause von 1 Stunde. D.h. der Mitarbeiter muss zwischen 9.00 Uhr und 16.00 Uhr mindestens 5 Stunden gearbeitet haben. Bitte beachten Sie: die "Pause" kann auch am Anfang bzw. am Ende der Kernarbeitszeit liegen.
Wenn Sie Mitarbeiter haben, die Teilzeit arbeiten, sollten Sie diesen eine eigene Pausenregelung mit einer entsprechenden Kernzeit zuordnen.
Tätigkeiten
Wenn Sie Tätigkeiten in ZEP Clock erfassen aktiviert haben, können Ihre Mitarbeiter bei der Erfassung der Arbeitszeit angeben, welche Tätigkeit sie ausüben.
Tätigkeiten sind Bezeichnungen für verschiedene Arbeitsabläufe und können nützlich für spätere Auswertungen sein.
Definieren Sie nicht zu viele verschiedene Tätigkeiten, das verwirrt den Benutzer. Es ist nicht sinnvoll, Tätigkeiten zu unterscheiden, die niemals in einer Auswertung gesondert betrachtet werden müssen. Besser als eine lange Liste von Tätigkeiten, die einzeln nur selten relevant wären, ist eine Tätigkeit Sonstiges.
Sie können Tätigkeiten in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch/spanisch, geben Sie die Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters wird die Bezeichnung in der Sprachauswahl angezeigt.
Checkbox
ist nicht arbeitszeitrelevant z.B. Rufbereitschaft
Sie können jeder Tätigkeit (außer Reisetätigkeit) diese Eigenschaft zuweisen, d.h. dann für diese Tätigkeit:
Sie ist nicht arbeitszeitrelevant, d.h. sie wird nicht in die Überstunden eingerechnet. (Modul Abwesenheiten & Überstunden)
Sie darf sich mit einer anderen Tätigkeit überschneiden.
Bei der Pausenregelung gilt sie als Pause.
Sie erzeugt keine VMA (bei Einsatz des Moduls Reisekosten)
Wenn Sie einmal einen Tätigkeit mit diesen Eigenschaften versehen und Arbeitszeiten dazu erfasst haben, können Sie diese Eigenschaften nicht mehr rückgängig machen. Sie müssen erst die erfassten Zeiten löschen.