Firmenlogo

Sie können Ihr Firmenlogo auf der ZEP-Anmeldeseite und in ZEP unten links anzeigen lassen: Wählen Sie die entsprechende Datei aus (maximale Größe: 1MB) und laden Sie sie hoch.

ZEP Farbe

Geben Sie entweder den gewünschten Farbton hexadezimal in das Eingabefenster ein oder wählen Sie die gewünschte Farbe durch Klicken auf das Farbsymbol. Wenn Sie ZEP auf die Ursprungsfarbe zurücksetzen möchten, löschen Sie die Eingabe komplett raus und klicken auf Speichern.

​Zugriff über sichere SSL-Verbindung

Sie können angeben, ob Sie grundsätzlich eine SSL-verschlüsselte Verbindung erzwingen möchten, dies als Option anbieten möchten oder es nicht möglich sein soll. Wir empfehlen Ihnen immer mit SSL-Verschlüsselung auf ZEP zuzugreifen.

Bei der Umstellung der Einstellung von "automatisch umleiten" auf etwas anderes müssen die Benutzer ihr ZEP Session-Cookie im Browser manuell löschen. Ein Login ist ansonsten nicht möglich.

​Speichern von Benutzername und Kennwort im Browser zulassen

Wenn Sie zulassen möchten, dass der Browser den Benutzernamen und das Kennwort speichert, können Sie dies hier angeben.

ZEP Sprache

Hier stellen Sie die Standard-Sprache für ZEP ein. Zur Spracheinstellung gehört auch die sprachtypische Formatierung von Datum, Uhrzeit und Dezimalzahlen.

Die in ZEP angelegten Mitarbeiter haben i.A. als Sprache "-Standard-" eingestellt. Damit ist genau die Sprache gemeint, die Sie hier einstellen. Wenn für einen Mitarbeiter nicht die Standard-Sprache, sondern fest eine andere Sprache gelten soll, dann stellen Sie diese beim jeweiligen Mitarbeiter ein. Die Anmelde-Seite wird dann weiterhin in der Standard-Sprache angezeigt, nach dem Anmelden wird der Benutzer ZEP in seiner Sprache sehen.

​Einstellung Anzahl Einträge pro Seite

In ZEP bekommen Sie oft Suchergebnisse in einer blätterbaren Tabelle präsentiert, z.B. Projektverwaltung, Mitarbeiterverwaltung, etc. Per Standard werden 15 Einträge pro Seite dargestellt. Hier können Sie diese Zahl ändern.

Die Anzahl Einträge pro Seite hat Auswirkungen auf den Bedienkomfort und auf die Geschwindigkeit:

Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf vollständig angezeigte, nicht-blätterbare Tabellen in Auswertungen und keine Auswirkung auf Tabellen in Popupfenstern.

Es gibt auch feste Mindestanzahl Einträge: Ein Seitenumbruch erfolgt erst dann, wenn die Folgeseite mindestens 4 Einträge enthalten wird. Das bedeutet: die letzte Seite einer Tabelle kann bis zu drei Einträge mehr als die eingestellte Anzahl enthalten.

Firmenname in Auswertungen (Kopfzeile) anzeigen

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Unternehmensname auf dem Ausdruck von Auswertungen in der Überschrift erscheint setzen Sie keinen Haken.

​Umbrüche im CSV-Export beibehalten

Wenn Sie in Bemerkungsfeldern längere formatierte Texte mit Zeilenumbrüchen haben und diese auch so formatiert als CSV exportieren möchten, geben Sie hier Ja an.

Wenn Sie eine Email-Adresse anklicken wird standardmäßig der lokale Mail-Client (z.B. MS Outlook, Lotus Notes) aufgerufen. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie alternativ durch aktivieren dieser Option den integrierten ZEP Mail-Client benutzen.

​Trennzeichen für E-Mail-Adressen

Stellen Sie hier global ein, ob als Trennzeichen zwischen den E-Mail-Adressen, Komma oder Semikolon verwendet wird.

​Absendename für automatisch verschickte E-Mails und für ZEP Mail-Client

Dieser Absendename wird von ZEP in automatische verschickten Mails eingesetzt:

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben:

Absenderadresse

Diese E-Mail-Adresse wird von ZEP als E-Mail-Absender eingesetzt, wenn ZEP automatische Mails versendet, z.Bsp. bei Planstundenüberschreitungen, Überstundenbenachrichtigungen oder im Zusammenhang mit dem Ticketmodul.

Wenn Sie nicht spezielles konfiguriert haben, gilt die Standardeinstellung [email protected].

​

Falls Sie eigene E-Mail-Adressen verwenden möchten, sollten Sie auch einen eigenen Mailserververwenden, der zu diesen Adressen gehört (siehe “Speziellen Postausgang-Server für den Mailversand verwenden”).

​

ZEP Mailserver verwenden

Wenn Sie jedoch den ZEP Mailserver verwenden und Ihre E-Mail-Adresse Ihre eigene Domain enthält, müssen Sie Ihren SPF-Eintrag in den DNS-Einstellungen aktualisieren, um zu verhindern, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden. Dies bedeutet, dass Sie Ihren SPF-Eintrag um “a:mail.zep.de” ergänzen müssen. Sie müssen den Eintrag “a:mail.zep.de” an geeigneter Stelle in den SPF-Eintrag mit Leerzeichen davor und danach einfügen. Kontaktieren Sie dafür bitte Ihren IT-Systemadministrator (nicht das ZEP Support Team), dieser sollte die geeignete Stelle kennen.

Ein Beispiel für den aktualisierten Eintrag wäre “v=spf1 +a +mx a:mail.zep.de -all” oder „v=spf1 +a +mx a:mail.zep.de”

Erklärung SPF Record

Der SPF-Record (Sender Policy Framework Record) ist eine Art Sicherheitsmaßnahme, die dazu beiträgt, den E-Mail-Versand zu schützen und E-Mail-Betrug zu reduzieren. In einfachen Worten ist es eine Regel, die in den DNS-Einstellungen einer Domain festgelegt wird, um zu bestätigen, welche E-Mail-Server berechtigt sind, E-Mails im Namen dieser Domain zu senden.

Wenn ein E-Mail-Server eine E-Mail empfängt, überprüft er den SPF-Record der Domain des Absenders, um sicherzustellen, dass die E-Mail von einem autorisierten Server stammt. Ist dies der Fall, wird die E-Mail angenommen. Wenn nicht, wird die E-Mail möglicherweise als Spam oder gefälscht eingestuft und abgewiesen oder entsprechend behandelt.

​Antwortname für automatisch verschickte E-Mails und für ZEP Mail-Client

Hier tragen Sie den Antwortnamen ein, den der Empfänger einer automatisch aus ZEP verschickten E-Mail sieht.

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben:

Antwortadresse für automatisch verschickte E-Mails und für ZEP Mail-Client

Hier tragen Sie die Antwortadresse ein, den der Empfänger einer automatisch aus ZEP verschickten E-Mail sieht.

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben:

E-Mail-Kopf und E-Mail-Fuß

Hier können Sie mit einem einfachen HTML-Editor den Kopf- und den Fußbereich der E-Mails die von ZEP versendet werden, gestalten.

Falls Sie eigene E-Mail-Adressen als Absender verwenden möchten, können Sie einen eigenen Mail-Server verwenden, der zu diesen Adressen gehört (gleiche Domain).

Wir empfehlen Ihnen die Verwendung des ZEP Mailservers, da Sie damit unnötige Wartezeiten bei der ZEP Nutzung vermeiden. Der ZEP Mailserver nimmt die E-Mails sofort an und fügt sie in eine Warteschlange ein - diese wird dann im Hintergrund abgearbeitet. (Sie müssen nur bei allen Ihren Domains den SPF Record um a:mail.provantis.de ergänzen, damit die E-Mails nicht als Spam betrachtet werden.) Beispiel: v=spf1 +a +mx a:mail.zep.de -all

Bei Versand über Ihren Mailserver muss ZEP alle Mails direkt an Ihren Server übermitteln, solange müssen Sie bei der ZEP-Nutzung warten - je nach verwendeten Mail-Provider kann das einige Sekunden dauern. Je nach Einstellung von ZEP kann das auch die Zeiterfassung der Mitarbeiter beeinflussen, da Mails bei Überschreiten von Überstunden, Erreichen der Planzahl des Projekts usw. direkt beim Speichern einer Zeit verschickt werden.

Tragen Sie hier Ihren Postausgang-Server ein, wenn Sie nicht den Mail-Server von ZEP verwenden möchten.
Dazu definieren Sie Ihren Mailserver als "Speziellen Postausgangserver" mit entsprechenden Zugangsdaten und stellen ein:

Absendename für automatisch verschickte E-Mails: ZEP

Absendeadresse für automatisch verschickte E-Mails: [email protected]

Damit ZEP Mails über Microsoft Azure versenden kann ist der Zugriff über OAuth wie folgt zu konfigurieren:

​

Azure Einstellungen:

Rufen Sie Azure auf: https://portal.azure.com

Navigieren Sie dann via Azure Active Directory > App-Registrierung > "+ Neue Registrierung" zur App-Registrierung :

Geben Sie einen Name ein, z.B. "ZEP"

Wenn die App somit registriert ist, die "Anwendungs-ID (client)" kopieren und in einer Datei (z.B. azure.txt) zwischenspeichern.

Danach:

Microsoft 365 Admin Center:
Benutzer > Aktive Benutzer > den Benutzer auswählen > E-Mail > E-Mail-Apps verwalten > "Authentifiziertes SMTP".

ZEP Einstellungen:

Administration > Meine Firma > Einstellungen > E-Mail > Einstellungen ändern

=> Speziellen Postausgang-Server für den Mailversand verwenden wählen

Für Azure relevante Felder:

Alle anderen wie seither (kein Passwort mehr bei OAuth)

=> Fertig!

Google Einstellungen:

Eine Anleitung wie Sie eine App in Google erstellen finden Sie hier:

​https://support.google.com/cloud/answer/6158849?hl=en#zippy=

Sie müssen den Mailversand von ZEP als App registrieren (https://cloud.google.com/console). Dort erhalten Sie dann die OAuth ID und das OAuth Secret welches Sie in ZEP eintragen müssen.

Die Umleitungs-URL finden Sie in den ZEP-Einstellungen für die E-Mail wenn Sie auf Google OAuth umstellen. Im Normalfall ist es die folgende URL, hier müssen Sie Ihren ZEP Namen ersetzen:

​https://www.zep-online.de/zepXXXXXXXXXX/view/oauth2smtp.php

​ZEP-Einstellungen:

Administration > Meine Firma > Einstellungen > E-Mail > Einstellungen ändern

Danach erscheint ein Pfeilsymbol in einem Kästchen. Dort müssen Sie sich anmelden und per Pop-Up die nötigen Berechtigungen erteilen, falls Sie dies noch nicht getan hatten.

Nach der Anmeldung können Sie durch das Briefsymbol eine Testmail versenden.

Hier können Sie Daten zu Ihren Unternehmen wie bspw. Standort, Steuer-Nummern und Handelsregisternummern sowie Angaben zu Bankverbindungen machen.

Geben Sie optional an, ob ZEP nur von bestimmte IP-Adressen aus aufgerufen werden darf:

Aktivieren Sie die Checkbox IP-Adresse-Authentifizierung verwenden und geben Sie die entsprechenden IP-Adressen getrennt durch Leerzeichen ein und speichern Sie.

Optional stellt ZEP Ihnen die Möglichkeit des Login via OAuth zur Verfügung:

Unter Administration > Meine Firma > Einstellungen > Login geben Sie an, ob Sie den "Login via OAuth ermöglichen" wollen. Wählen Sie, ob Sie dies über Google oder Microsoft (Azure), Keycloak oder Allgemein ermöglichen möchten. Wählen Sie zuerst die Methode aus, dann werden die Links sichtbar.

Für die sichere Kommunikation von ZEP via OAuth müssen „CLIENT ID“ und „CLIENT SECRET“ in den Einstellungen von ZEP hinterlegt werden.

Optional können Sie angeben, ob der normale ZEP Login gesperrt werden soll und wer den ZEP-Login im Bedarfsfall via Mail entsperren darf.

Dafür muss Ihr ZEP als App über die „Google Cloud Console“ https://cloud.google.com/console registriert werden, „CLIENT ID“ (Google: "Client-ID") und „CLIENT SECRET“ (Google: "Clientschlüssel") werden bei der Registrierung von Google generiert.

Bei der Registrierung ist darauf zu achten, dass die Adresse zu „glogin.php“ unterhalb des view-Verzeichnisses von ZEP bei Google als „REDIRECT URI“ (Google: "Autorisierte Weiterleitungs-URIs") hinterlegt wird.

Nach dem Konfigurieren kann sich jeder Mitarbeiter mit einem gültigen Google-Konto mit seinen Google Zugangsdaten anmelden, wenn die E-Mail-Adressen des Google-Kontos und ZEP übereinstimmen. Der Mitarbeiter hat in seinen Daten ein weiteres Feld (neben dem E-Mail Feld): Google ID: hier muss die E-Mail-Adresse des Google-Accounts hinterlegt sein.

Die Anmeldung über Google kann durch den Aufruf der Seite „glogin.php“ unterhalb des view-Verzeichnisses von ZEP initiiert werden. Die Google-Anmeldung kann auch über den Link „Sign in with Google“ auf der Loginseite von ZEP erreicht werden, falls der normale Login von ZEP nicht vom Administrator gesperrt wird.

Für Microsoft OAuth muss Ihr ZEP als App über das App-Registrierungsportal: https://aka.ms/appregistrations registriert werden.

Wenn Sie in Azure die Einstellung "Unterstützte Kontotypen: Nur meine Organisation" haben, müssen Sie die Tenant-ID (auch als Mandant- bzw. Verzeichnis-ID bekannt) von Azure kopieren und in ZEP unter Administration Meine Firma > Einstellungen > Login > OAuth > Tenant-ID eintragen.

Weitere Informationen erhalten Sie unter dem Link https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/develop/active-directory-v2-registration-portal

Hier können Sie Qualitätskriterien für die in ZEP verwendeten Kennwörter einstellen.

Was passiert, wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben, oder Sie die erlaubte Anzahl an Eingabeversuchen überschritten haben?

ZEP bietet Ihnen dann an:

"Nutzen Sie dieses Formular, wenn Sie Ihr Kennwort für ZEP vergessen haben. Tragen Sie Ihren Benutzername oder Ihre E-Mail-Adresse ein. ZEP sendet Ihnen eine E-Mail mit Informationen, wie Sie ein neues Kennwort definieren können.