Den Menüpunkt Profil finden Sie in dem "grauen Kreis" mit den Anfangsbuchstaben Ihres Vor- und Nachnamens rechts oben in Ihrem ZEP. Wenn Sie ein Profilbild hochgeladen haben, wird Ihnen dieses Bild anstatt dem grauen Kreis angezeigt.
Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf dieses Profil fahren, können Sie den Menüpunkt Profil anklicken oder Sie können sich hier aus ZEP Abmelden. Wenn Sie das Modul Anwesenheit in ZEP einsetzen, können Sie an dieser Stelle auch die "Anwesenheitszeit starten" (Kommen). Genauso können Sie die Anwesenheit beenden indem Sie auf "Anwesenheitszeit beenden" (Gehen) klicken.
Unter Mitarbeiter > Daten können Sie die Checkbox Anwesenheit in der WEB-Oberfläche starten/beenden aktivieren.
Allgemein
Benutzername: hiermit melden Sie sich in ZEP an
Pers-Nr: Ihre Personalnummer (wenn vergeben)
Rechte: Ihre Berechtigungsstufe
ZEP-Sprache: die eingestellte Sprache in Ihrem ZEP
Schriftart: stellen Sie hier Ihre individuelle Schriftart ein.
Schriftgröße: stellen Sie hier Ihre individuelle Schriftgröße (zwischen 12 und 18) ein. Die Schriftgröße wird gerätespezifisch gespeichert, so dass Sie bei der Verwendung von ZEP im Browser auf jedem Gerät (Desktop, Smartphone, Tablet) die für Sie optimale Schriftgröße einstellen können.
Zuletzt bebuchte Projekte bei der Zeiterfassung anzeigen: Stellen Sie ein, wie viele der zuletzt bebuchten Projekt Sie in der Projektauswahl sehen möchte (Default: 0, Höchstzahl: 5). Diese zuletzt bebuchten Projekte werden dann unter Mein ZEP>Projektzeit erfassen ganz oben in der Auswahlliste der Projekte angezeigt.
Kalender-Standardansicht: Stellen Sie sich Ihre gewünschte Kalenderansich ein: Monat, Woche, Tag oder Terminübersicht.
Kennwort Verfallsdatum: Datum, an dem Ihr Kennwort ungültig wird und Sie ein neues eingeben müssen (entsprechend den Angaben unter Administration > Meine Firma > Kennwort)
Gehen Sie auf Daten ändern, können Sie ein eigenes Profilbild hochladen: gehen Sie mit der Maus auf den grauen Kreis und klicken Sie auf auf das "Zettel&Stift"-Symbol um ein Profilbild hoch zu laden. Klicken Sie auf das "Mülleimer"-Symbol um das Bild zu entfernen.
Sie können über die Buttons [Daten ändern] und [Kennwort ändern] diese persönlichen Einstellungen vornehmen.
Wenn der Mitarbeiter als Sprache "-Standard-" eingestellt hat, gilt für ihn die Sprache, die unter Administration > Einstellungen > Allgemein eingestellt wurde.
Wenn für einen Mitarbeiter nicht die Standard-Sprache, sondern fest eine andere Sprache gelten soll, dann kann dies in der Mitarbeiterverwaltung eingestellt werden.
Jeder Mitarbeiter kann seine eigene Sprache wählen:
Über den Menüpunkt Profil kann jeder Mitarbeiter mit den Button [Sprache ändern] seine Sprache einstellen.
Die Anmelde-Seite wird dann weiterhin in der Standard-Sprache angezeigt, nach dem Anmelden wird der Benutzer ZEP in seiner Sprache sehen.
E-Mail und Tasks
In Ihrem Profil können Sie Ihre bevorzugten Einstellung für den E-Mail-Client und das Trennzeichen für E-Mail-Adressen angeben.
ZEP Mail-Client benutzen
Wenn Sie den integrierten ZEP-E-Mail-Client benutzen möchten, aktivieren Sie die Checkbox. Wenn Sie lieber Ihren eigenen Mail-Client benutzen möchten nehmen Sie den Haken weg.
Trennzeichen für E-Mail-Adressen
Stellen Sie hier für sich ein, ob als Trennzeichen zwischen den E-Mail-Adressen Komma oder Semikolon verwendet wird.
Sobald Sie als Benutzer einmal eigene Einstellungen der E-Mail-Parameter unter Profil > E-Mail gespeichert haben, wird eine Änderung der globalen Einstellung (Administration > Einstellungen > E-Mail) keine Auswirkung mehr für Sie haben.
Projektleiter und Admins haben die Möglichkeit, verschiedene Projektauswertungen als "Task" einzuplanen (beim jeweiligen Projekt). Diese Tasks werden dann von ZEP automatisch im Hintergrund ausgeführt, die Ergebnisdatei wird hier an diese Stelle abgelegt (sie kann zusätzlich auch als Anhang einer E-Mail versandt werden). Die eingeplanten Tasks können Sie unter Mein Profil > Tasks verwalten. Sie sehen in der Tabelle alle Ihre eingeplanten Tasks, den Status, die Ausführung, die letzte Ausführung, das Ergebnis der letzten Ausführung, die gespeicherte Ergebnisdatei und die nächste Ausführung.
Mit dem PDF-Symbol können Sie die Datei herunterladen, mit dem Link-Symbol können Sie eine Download-URL erzeugen.
Wenn Sie auf den Namen eines Task in der Tabelle klicken, werden jeweils die letzten Ergebnisdateien zum Download angeboten.
Ein Administrator kann unter Administration > System > Scheduler > Tasks ebenfalls alle Tasks sehen und verwalten:
Mit dem "Zettel&Stift"-Symbol bearbeiten Sie den Task, mit dem "Mülleimer"-Symbol löschen Sie ihn.
Mit dem "Power-Button"-Symbol können Sie den Task pausieren und mit dem Pfeil-Symbol wieder einplanen.
Zusätzlich können Sie einen Task jetzt ausführen (unabhängig von der sonstigen Einplanung).
mobile Apps, Adressbücher und Urls
mobile Apps
Hier finden Sie alle Angaben für die Nutzung der mobilen Apps.
Adressbücher
Unter Profil > Adressbücher finden Sie Links (CardDAV), die Sie zum Zugriff auf die für Sie sichtbaren Adressen von Mitarbeitern, Kunden und deren Ansprechpartner auf Ihrem Smartphone oder anderen Adressbuch-Anwendung einbinden können. Nach der Einbindung zeigt Ihr Smartphone / Adressbuch-Anwendung dann alle für Sie sichtbaren Kontakte aus ZEP.
Urls
ZEP iCal-Links (nur mit Modul Abwesenheiten & Überstunden)
Kalender
Hier in Ihrem Profil können Sie Ihren ZEP-Kalender in verschiedene andere Anwendungen einbinden (z.B. Outlook oder Thunderbird-Lightning) einbinden. Damit stehen Ihnen die Einträge in Ihrem ZEP-Kalender praktisch überall zur Verfügung.
Einbinden der ZEP-Kalender in:
Thunderbird-Lightning
OS X und iOS
Outlook
Android
In den folgenden Punkten finden Sie, welche Kalender Sie sehen bzw. bearbeiten dürfen (Tabelle "Für mich freigegeben") und wer Ihren Kalender sehen bzw. bearbeiten darf (Tabelle "Meine freigegebenen Kalender").
OS X
Wenn Sie Ihren ZEP-Kalender in OS X einbinden möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf den Kalender auf Ihrem Mac.
Wählen Sie "Account hinzufügen" aus
Selektieren Sie "anderer CalDAV-Account" und klicken Sie auf "Fortfahren"
Im folgenden Dialog geben Sie genau die Angaben aus Ihrem ZEP ein:
Accounttyp -> erweitert
Serveradresse
Serverpfad
Port
SSL verwenden
Klicken Sie auf "Anmelden"
Es werden alle eigenen und freigegebenen Kalender angezeigt. Ein später in ZEP freigegebener Kalender wird automatisch auch angezeigt, wenn Sie den "Kalender aktualisieren".
iOS
Wenn Sie Ihren ZEP-Kalender in Ihr iPhone einbinden möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf den Kalender auf Ihrem iPhone.
In den Einstellungen wählen Sie "Account hinzufügen" aus.
Klicken Sie auf "Andere".
Selektieren Sie "CalDAV-Account hinzufügen"
Tragen Sie bei Server genau die Angaben aus Ihrem ZEP ein und geben Sie Ihren ZEP-Benutzernamen und Kennwort an.
Sichern Sie Ihre Angaben.
Danach haben Sie in der Kontakte-App alle Kontakte aus ZEP zusätzlich zu den eigenen Einträgen und können diese Kontakte über Gruppen ein- oder ausblenden.
Android
Wenn Sie Ihren ZEP-Kalender in Android-Systeme einbinden möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Installieren Sie DAVx⁵. Hier haben Sie 2 Möglichkeiten, Sie können über den Google Play Store die kostenpflichtige Variante installieren oder Sie benutzen die Open Source Variante von f-droid.org
Wenn Sie die kostenlose Variante von DAVdroid installieren möchten gehen Sie wie folgt vor:
Suchen Sie im Browser nach "f-droid.org"
Auf der entsprechenden Seite gehen Sie auf das Menü und wählen "Browse" aus
In "Search" geben Sie "DAVx⁵" ein und wählen den entsprechenden Eintrag aus.
Wählen Sie unter "Packages" "download apk" aus.
Dann gehen Sie auf Ihrem Smartphone zu den "Downloads" und öffnen Sie "at.bitfire.davdroid_xxxx.apk"
Wenn Sie jetzt die Meldung erhalten "Aus Sicherheitsgründen können Sie auf Ihrem Telefon keine Apps von unbekannten Quellen installieren", müssen Sie in den Einstellungen Ihres Smartphones, die Installation von Apps aus "Unbekannter Herkunft" erlauben.
Gehen Sie (zurück) auf Downloads und installieren Sie DAVx⁵.
"Öffnen" Sie die Anwendung. Auf die Meldung "Open Task ... nicht installiert" können Sie "nicht mehr anzeigen" angeben, denn dies wird nicht benötigt.
Auf der "Herzlich willkommen"-Seite Sie können jetzt ein CalDav/CardDAV-Konto hinzufügen." klicken Sie auf das "Plus-Zeichen" und wählen Sie aus "mit URL und Benutzername anmelden"
Legen Sie ein Konto an.
Klicken Sie auf den Namen des angelegten Kontos und wählen Sie die entsprechenden Kalender aus.
8.Wenn Sie die kostenfreie Erweiterung installiert haben, sollten Sie abschließend in den Einstellungen wieder die Option "Installieren aus unbekannter Herkunft" deaktivieren!
Geben Sie DAVx⁵ noch die Berechtigung, auf den Kalender zuzugreifen.
Outlook
Wenn Sie Ihren ZEP-Kalender in Outlook einbinden möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Installieren Sie die Erweiterung Outlook CalDav Synchronizer (ab Outlook 2007).
Download: https://caldavsynchronizer.org/de/Gehen Sie auf den Reiter "CalDav Synchronizer" und wählen "Synchronization Profiles" aus.
In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie auf das zweite Symbol von links: "Add multiple profiles"
Unter "Select Profile Type" ist bereits "Generic CalDAV/CardDAV" ausgewählt, klicken Sie auf "OK"
Geben Sie im anschließenden Schritt unter "Sever settings" DAV URL die Kalender-URL aus ZEP ein. Geben Sie Ihren ZEP-Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.
Klicken Sie auf den Button "Discover and assign to Outlook folders".
Outlook zeigt Ihnen nun die verfügbaren ZEP-Kalender an. In jeder Zeile klicken Sie auf die " ... " und wählen den Outlook-Ordner aus, in dem Ihnen dieser Kalender angezeigt werden soll. Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass Sie für jeden ZEP-Kalender einen anderen Outlook-Ordner angeben bzw. anlegen.
Klicken Sie auf "OK"
Einstellungen für die Synchronisation:
für Termine: Outlook <--> Server (Two-Way) wie Standard
für Fehlzeiten: Outlook <- Server (Merge)
Verwenden Sie auf keinen Fall die Replica-Varianten, hier werden alle Termine in Outlook gelöscht!
1Wenn Sie möchten, dass Outlook den Kalender immer nach Änderungen synchronisiert, aktiveren Sie die Checkbox "Synchronize items immediatly after change" in dem "Options"-Fenster von Outlook.
Klicken Sie abschließend auf "OK".
Thunderbird-Lightning
Wenn Sie Ihren ZEP-Kalender in Thunderbird-Lightning einbinden möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Installieren Sie die Thunderbird Erweiterung Lightning, um Kalenderfunktionalität zu nutzen.
Installieren Sie die Erweiterung CALDAV - Search/Subscribe.
Erstellen Sie einen neuen Kalender über Datei -> Neu -> Kalender und wählen "im Netzwerk".
Als Format wählen Sie CalDAV und geben die in ZEP angezeigte Kalender URL "http(s)://…." ein.
Geben Sie im abschließenden Schritt Ihren ZEP-Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.
Wenn Sie nun in Ihrem Thunderbird-Lightning Kalender auch alle Ihre in ZEP freigegebenen Kalender sehen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Kalendernamen (Links unter "Kalender") und wählen Sie "Kalender suchen (CALDAV)".
Wählen Sie im folgenden Fenster Ihren Kalender aus und aktivieren Sie die Checkbox "nur das eigene Benutzerkonto durchsuchen" und klicken Sie auf "Suchen".
In dem Feld "Benutzer- oder Freigabename auswählen" erscheint Ihr ZEP-Benutzername, diesen wählen Sie aus und klicken auf "Kalender auflisten".
Es werden alle Kalender aufgelistet, für die Sie eine Freigabe haben ("ZEP-Benutzername"-Termine, bzw. "ZEP-Benutzername"-Fehlzeiten).
5.Wählen Sie die entsprechenden Kalender aus, klicken Sie auf "Abonnieren" und abschließen auf "OK".
Alle abonnierten Kalender werden Ihnen jetzt angezeigt.
Wenn Sie bereits einen Kalender mit anderen Zugangsdaten (nicht denen von ZEP) haben und wenn Sie den ZEP Kalender hinzufügen möchten, müssen Sie folgendes machen (mehrere Kalenders mit abweichende Login-Daten verbinden):
Gehen Sie auf Extras > Einstellungen > Erweitert (Allgemein) > Konfiguration bearbeiten (nach "calendar.network.multirealm" suchen und auf true setzen). Mehr Infos unter https://sys4.de/en/blog/2014/07/11/multiple-caldav-calendars-thunderbird-lightning-auth-problem/