Wenn Sie auf + Neue Mitarbeiter klicken, öffnet sich ein Popup, in dem Sie die allgemeinen Mitarbeiterdaten eingeben können. Dieses Popup enthält alle Daten des Untermenüpunkt Daten eines ausgewählten Mitarbeiters. In den folgenden Schritten gehen wir alle Punkte durch, die bei der Anlage neuer Mitarbeiter zu beachten sind.
Allgemein
Benutzername
Der Benutzername ist der Name, mit dem sich der Mitarbeiter immer in ZEP Clock anmelden wird und muss innerhalb Ihres Unternehmens einzigartig sein.
Sie können eine Kurzform des Namens einsetzen. Beachten Sie aber, dass der Name in einigen Auswertungen erscheinen wird. Sie können über Administration > Mitarbeiter > Einstellungen angeben, ob der Mitarbeiter mit seinem Benutzernamen oder Nachname, Vorname oder Benutzername (Vorname Nachname) in Auswertungen angezeigt wird.
Als Administrator können Sie den Benutzernamen eines Mitarbeiters ändern. Im Menüpunkt Daten eines Mitarbeiters können Sie mit die Daten zum Ändern aufrufen.
Klicken Sie auf das Stift-Symbol über dem Benutzernamen
Geben Sie den neuen Benutzernamen ein und klicken Sie auf Ausführen.
Um die Änderung zu speichern, müssen Sie auch den Dialog Mitarbeiter ändern mit Speichern beenden.
Wenn Sie den Benutzernamen ändern, wird diese Änderung sofort wirksam!
Bitte informieren Sie den Mitarbeiter nach erfolgter Änderung, dass er sich in ZEP Clock und den Apps abmelden und erneut anmelden muss um Probleme bei der Arbeit mit ZEP Clock zu vermeiden.
Geben Sie hier die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein. An diese Adresse werden die von ZEP Clock automatisch versendeten E-Mails an diesen Mitarbeiter gesendet.
Wir empfehlen Ihnen nur eine E-Mail-Adresse pro Mitarbeiter einzugeben, ebenso sollte die E-Mail-Adresse spezifisch für den Mitarbeiter sein, d.h. Sie sollten es vermeiden bei mehreren Mitarbeitern die gleiche E-Mail-Adresse zu verwenden. Insbesondere wenn Sie Personio verwenden, könnte es sonst zu Synchronisierungsproblemen kommen.
Link zur Kennwortänderung per E-Mail oder Kennwort eingeben
Wird ein neuer Mitarbeiter angelegt oder bei einem bestehenden Mitarbeiter das Kennwort zurückgesetzt, erhält dieser eine E-Mail mit seinem Benutzernamen und einem Link, um sein Kennwort zu setzen.
Aus Sicherheitsgründen ist der Link nur 24 Stunden gültig.
Wenn Sie die Option: Kennwort eingeben wählen, geben Sie als Administrator hier ein Kennwort ein und bestätigen es. An den Mitarbeiter wird keine E-Mail versendet. Der Mitarbeiter benötigt dann zum erstmaligen Anmelden das vergebene Kennwort und wird anschließend zum ändern des Kennworts aufgefordert.
Mitarbeiterrechte
Berechtigungsstufen der Mitarbeiter: Wählen Sie die entsprechende Berechtigung für den Mitarbeiter aus. Die Benutzerrechte in ZEP Clock im Detail:
User
Zeiten erfassen. Eingaben und Korrekturen (im festgelegtem Zeitrahmen)
Auswertungen über alle selbst erfassten Daten
User mit Zusatzrechten (zusätzlich)
weitere Rechte im Zusammenhang mit dem Modul Abwesenheiten & Überstunden
Controller (zusätzlich)
Mitarbeiterauswertungen: über alle Mitarbeiter
Mitarbeiterverwaltung: Leseberechtigung für alle Mitarbeiter (Deckblatt)
Administrator (zusätzlich)
Basisdaten verwalten
Erfasste Zeiten aller Mitarbeiter korrigieren
Zentrale Erfassung
Alle Auswertungen
Abteilungs- und Mitarbeiterverwaltung
ZEP Clock-Sprache
Wenn der Mitarbeiter als Sprache "-Standard-" eingestellt hat, gilt für ihn die Sprache, die unter Administration > Einstellungen > Allgemein eingestellt wurde.
Wenn für einen Mitarbeiter nicht die Standard-Sprache, sondern fest eine andere Sprache gelten soll, kann dies in der Mitarbeiterverwaltung eingestellt werden.
Über den Menüpunkt Profil kann jeder Mitarbeiter die Sprache von ZEP Clock anpassen. Die Anmelde-Seite wird dann weiterhin in der Standard-Sprache angezeigt, nach dem Anmelden wird der Benutzer ZEP Clock in seiner Sprache sehen.
Abteilung
Wenn Sie das Modul Standorte & Abteilungen nutzen, können Sie den Mitarbeiter einer Abteilung zuordnen.
Allgemein
Anwesenheit in der Web-Oberfläche
Wenn der Mitarbeiter über ZEP Clock im Browser eine Kommt- und Geht-Events stempeln können soll, aktivieren Sie diese Einstellung.
Manuelle Zeiterfassung deaktivieren
In ZEP Clock ist es möglich, unter dem Menüpunkt "Arbeitszeiten" manuelle Einträge zu machen. Also die Arbeitszeiten manuell zu erfassen, anstatt über die Stempeluhr rechts oben. Ob dies möglich ist, lässt sich zum einen systemübergreifend unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen steuern, aber auch individuell je Mitarbeiter (entweder bei Anlage des Mitarbeiters oder in der Akte eines bestehenden Mitarbeiters unter Allgemein > Daten "Mitarbeiter ändern").
Darf Clock App verwenden
Hier steuern Sie, ob der Mitarbeiter die ZEP Clock App zur Zeiterfassung verwenden darf. Zudem können Sie einen PIN Code für die ZEP Clock App im Multiuser vergeben und einstellen, ob bei den Stempel-Events der Standort mit übermittelt werden soll.
Freigabe der erfassten Arbeitszeiten, Fehlzeiten bis
Hier können Sie sehen, bis zu welchem Datum der entsprechende Mitarbeiter seine ZEP Clock-Daten freigegeben hat. Ein Administrator kann dieses Freigabedatum hier ändern bzw. auf "kein Eintrag" umstellen.
Wo gibt ein Mitarbeiter dieses "Freigegeben bis Datum" ein?
In der Zeiteingabemaske unter Arbeitszeiten ist in der Zeile mit der KW-Angabe das zuletzt eingegebene "Freigegeben bis Datum" zu finden.
Wenn ein Mitarbeiter ein Freigabedatum eingetragen hat, kann er dieses nicht mehr rückgängig machen
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten, Fehlzeiten für die Zeit bis einschl. dem Freigabedatum nicht mehr bearbeiten.
Wenn das Freigabedatum doch geändert werden muss, kann ein Administrator es im Untermenüpunkt Daten des Mitarbeiters jederzeit korrigieren.
Wo wird dieses Freigabedatum angezeigt?
Ein Administrator kann dieses Freigabedatum unter Mitarbeiter sehen und unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Allgemein > Daten sehen und ändern. Wenn Sie zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen, sehen Sie unter Administration > System > Monatsabschluss das Freigabe-Symbol neben dem Sperre-Symbol.
Ein Abteilungsleiter (nur mit Modul Standorte & Abteilungen) sieht bzw. bearbeitet das Freigabedatum unter Abteilungen > [Abteilungsname] > Allgemein > Mitarbeiter. Wird zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden genutzt, kann der Abteilungsleiter unter Abteilung > [Abteilungsname] > Allgemein > Mitarbeitersperren die Freigabedaten der Mitarbeiter sehen.
Rückwärtige Erfassung zusätzlich zurück (in Tagen)
Erlauben Sie für diesen Mitarbeiter eine zusätzliche nachträgliche Erfassung seiner Arbeitszeiten weiter in die Vergangenheit, z.B. wenn dieser Mitarbeiter längere Zeit auf Reisen ist und keinen Internet-Zugang hat.
Geben Sie an, wie viele Tage zusätzlich die rückwärtige Erfassung erlaubt ist. Diese abweichende Einstellung können Sie auch zeitlich befristen.
Die Einstellung beim Mitarbeiter gilt zusätzlich zu der Einstellung unter Administration > Arbeitszeiten > Einstellungen.
Überstunden & Urlaub
Überstunden & Zeitzuschläge je Mitarbeiter
Diese Einstellung steuert, was in entsprechenden Auswertungen angezeigt wird. Eine detaillierte Erläuterung finden Sie im Artikel zum Modul Abwesenheiten & Überstunden.