Überblick
Auswertungen im Rahmen des Moduls Abwesenheiten & Überstunden sind an mehreren Stellen in ZEP zu finden:
Im Menü eines ausgewählten Projekts können Projektleiter und Administratoren eine Fehlzeitenübersicht für ihr Projekt aufrufen.
Im Menü eines ausgewählten Mitarbeiters können Administratoren Auswertungen zu Ausgleich Überstd., Urlaub, Pausenübersicht, Monatsendeauswertung erstellen und den Kalender des Mitarbeiters administrieren.
Unter Auswertungen > Mitarbeiter können Administratoren über alle Mitarbeiter Auswertungen erstellen: Fehlzeitenübersicht, Fehlzeitenanträge, Arbeitszeitenübersicht, Jahresübersicht Fehltage, Pausenübersicht und Monatsendeauswertung. Außerdem ändert sich hier die Auswertung "Beschäftigungsgrad" zu Verfügbarkeitsgrad.
Jeder Mitarbeiter kann für sich selber folgende Auswertungen erstellen: Fehlzeitenübersicht, Fehlzeitenanträge, Pausenübersicht und Monatsendeauswertung.
Verfügbarkeitsgrad
Erstellen Sie eine Auswertung zum Verfügbarkeitsgrad der Mitarbeiter in einem definiertem Zeitraum, gegliedert nach Monaten oder Wochen, in verschiedenen Varianten:
Ohne Modul Abwesenheiten & Überstunden steht Ihnen hier der Beschäftigungsgrad zur Verfügung.
Beschäftigungsgrad
damit ermitteln Sie, wie Ihre Mitarbeiter vertraglich beschäftigt sind.
Es wird der Grad im Verhältnis zu einem Vollzeit-Mitarbeiter angegeben. Die Definition von Vollzeit geben Sie an unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen Anzahl Stunden pro Vollzeit-Arbeitstag für Regelarbeitszeit-Auswertungen. Ein Vollzeitmitarbeiter ist i. A. jemand der Montag bis Freitag immer x Stunden arbeitet.
Der Beschäftigungsgrad bezieht sich auf ganze Wochen: arbeitet jemand nur Montag, Dienstag und Mittwoch, dann ist in jedem Monat der Beschäftigungsgrad = 0,6 (egal ob der eine Monat mehr Montage als ein anderer hat).
Mit Einsatz des Moduls Abwesenheiten & Überstunden ist die Betrachtung nicht auf Wochenbasis, sondern es wird der Durchschnitt aller Tage (im Verhältnis zum Vollzeit-Mitarbeiter) berechnet.
Arbeitet jemand nur Montag, Dienstag und Mittwoch, dann ist der Beschäftigungsgrad in jedem Monat ein bisschen anders, da die Monate z.B. unterschiedliche viele Montage haben.
Wenn jemand Montag bis Freitag immer 4 Stunden arbeitet, dann ist der Verfügbarkeitsgrad immer 0,5.
Verfügbarkeitsgrad inkl. Berücksichtigung unbezahlter Fehlzeiten
berücksichtigt unbezahlte Fehlzeiten wie Elternzeit oder Sabbatical und entspricht am ehesten dem FTE (Full Time Equivalent) wie man es üblicherweise versteht. Nicht berücksichtig werden Fehlzeiten wie Urlaub oder krank oder Freizeitausgleich (bezahlte Fehlzeiten).
Verfügbarkeitsgrad inkl. Berücksichtigung aller Fehlzeiten
entspricht der Verfügbarkeit in der Ressourcenplanung.
Dies ist interessant wenn Sie ermitteln wollen, wie die Mitarbeiter tatsächlich verfügbar sind, unter Berücksichtigung aller Urlaube und Krankheiten etc.
Überstunden werden nicht beachtet!
Fehlzeitenübersicht & Fehlzeitenanträge
Die Fehlzeitenübersicht können Sie in ZEP in unterschiedlichen Kontexten aufrufen (projekt- bzw. mitarbeiterorientiert). Sie können jeweils nach Fehlgrund und Status des Fehlgrunds (genehmigt/nicht genehmigt) selektieren:
Unter Auswertungen > Projekte > Fehlzeitenübersicht und unter Auswertungen > Projekte > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlzeitenübersicht erhalten Sie einen Überblick über den Urlaubsplan der Projektmitarbeiter Ihrer Projekte. So können Sie schnell Engpässe während der Projektlaufzeit auffinden und rechtzeitig darauf reagieren.
Unter Auswertungen > Mitarbeiter > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlzeitenübersicht erhalten Sie eine mitarbeiterorientierte Auswertung.
Die Personalnummer des Mitarbeiters wird in einem Tooltipp angezeigt. Wenn Sie diese Auswertung nach Excel exportieren, wird die Personalnummer in einer eigenen Spalte (hinter Mitarbeiter) ausgegeben.
Sie können diese Auswertung in der Vorschau aufrufen, als PDF herunterladen, als Excel (optional zusätzlich auch als Monats- bzw. Jahresübersicht) oder CSV exportieren bzw. als Task im Hintergrund ausführen und sich die Ergebnisdatei als Mail zuschicken lassen. Die Ergebnistabelle können Sie ebenfalls als Excel oder CSV exportieren bzw. die Fehlzeitenübersicht als iCalender abonnieren.
Die Fehlzeitenanträge finden Sie unter Auswertungen > Mitarbeiter > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlzeitenanträge.
Sie listet alle Fehlzeitenanträge entsprechend der eingestellten Filterkriterien auf. Mit der Wahl des Radio-Buttons Zeitraum Antrag bzw. Zeitraum Fehlzeit hinter dem Zeitraum wählen Sie, ob die Fehlzeitenanträge im gewählten Zeitraum angezeigt werden sollen, oder die im gewählten Zeitraum beantragte Fehlzeiten.
Beantragte Fehlzeitenanträge können an dieser Stelle mit dem Stift-Symbol auch geändert werden (zurückziehen, Administrator: genehmigen bzw. ablehnen).
Ausgleich Überstd., Urlaub
Wenn Sie einem Mitarbeiter Überstunden oder Urlaube hinzugeben oder abziehen möchten, gehen Sie zu Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Überstunden & Fehlzeiten > Ausgleich Überstd., Urlaub.
Für jeden Monat wird folgendes angezeigt:
geleistete Überstunden
Abzug wegen nicht eingehaltener Pausenregelung (wenn dem Mitarbeiter eine Pausenregelung zugeordnet wurde)
mit dem Gehalt abgegoltene Überstunden (wenn unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen Vertraglich abgegoltene Überstunden auf aktiv gesetzt wurden und dem Mitarbeiter in seiner Regelarbeitszeit ein entsprechender Wert zugewiesen wurde)
abgeglichene & gutgeschriebene Überstunden
Stundenzuschläge (wenn unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten Spezielle Zeiten oder bei den Feiertagen Zeitzuschläge hinterlegt worden sind)
Überstundensaldo
Jahresurlaub
genommene, abgeglichene & gutgeschriebene Urlaubstage
Saldo Resturlaub
ggf. eine Bemerkung
Die dargestellten gemachten Überstunden und genommenen Urlaubstage beziehen sich auf den Auswertungszeitraum, d.h. wenn man keine ganzen Monate auswertet, beziehen sie sich nur auf den Datumsbereich des Auswertungszeitraums.
Abgeglichene/gutgeschriebene Urlaubstage und abgeglichene/gutgeschriebene Überstunden beziehen sich immer auf den ganzen Monat, selbst wenn der Monat nicht komplett im Auswertungszeitraum enthalten ist.
Sie können den Überstunden-Abgleich in ZEP für folgende Anforderungen nutzen:
Wenn Sie einem Mitarbeiter Überstunden auszahlen, tragen Sie die Anzahl von Stunden als abgeglichene Überstunden ein.
Wenn Sie einem Mitarbeiter Unterstunden ausgleichen, tragen Sie eine die Anzahl von Stunden als gutgeschriebene Überstunden ein.
Wenn Sie frisch mit ZEP starten und Ihr Mitarbeiter bereits Überstunden mitbringt oder Urlaubstage genommen hat, können Sie dies hier eintragen.
gutgeschrieben: auf das Überstunden- bzw. das Urlaubskonto wird ein eingegebener Wert addiert (i.e. Mitarbeiter bekommt Urlaub geschenkt)
abgeglichen: vom Überstunden-/Urlaubskonto wird ein eingegebener Wert subtrahiert (i.e. der Urlaub oder die Überstunden wurden durch Bezahlung abgeglichen.
Sie können entsprechend auch Urlaubstage eines Mitarbeiters abgleichen bzw. gutschreiben. Die abgeglichenen/gutgeschriebenen Urlaubstage werden bei der Berechnung des Resturlaub berücksichtigt.
Jahresurlaub
Mit dem Modul Abwesenheiten & Überstunden erhalten Sie in Ihrer eigenen Kalenderübersicht unter Fehlzeiten & Termine, sowie als Administrator in den Kalendern der Mitarbeiter unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Administration > Kalender einen Überblick über den Jahresurlaub.
Angezeigt werden hier:
der Resturlaub aus dem Vorjahr
der Urlaubsanspruch
die Summe aller genehmigten Urlaubstage
die Summe aller abgeglichenen Urlaubstage
der Resturlaub für das aktuelle Jahr
geplante Fehlzeiten
ggf. der Überstundensaldo zum aktuellem Tag (je nach Einstellungen beim Mitarbeiter und/oder unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten)
Auflistung der Fehlzeiten deren Genehmigung noch aussteht. Ein Administrator (oder Abteilungsleiter bei Nutzung des Moduls Abteilungen hat hier die Möglichkeit die angezeigten Fehlzeiten zu genehmigen oder abzulehnen. In beiden Fällen wird der entsprechende Mitarbeiter über die per Mail informiert.
Weitere Informationen zur Beantragung von Fehlzeiten finden Sie hier: Fehlzeiten erfassen
Monatsendeauswertung
Über den Pfad Auswertungen > Meine Auswertungen > Monatsendeauswertung kann sich jeder Mitarbeiter über seinen aktuellen Stand bezüglich seiner Arbeitszeit, Überstunden, Urlaubstage, Resturlaub... informieren.
Ein Benutzer mit Administrator- bzw. Controllerrechten kann diese Auswertung für beliebige Mitarbeiter erstellen, mit dem Modul Abteilungen kann die Abteilung vorgegeben werden. Zusätzlich können beim Einsatz des Moduls Abteilungen die definierten Abteilungsleiter diese Auswertung für die Mitarbeiter ihrer Abteilungen erstellen.
Die Monatsendeauswertung finden Sie über Auswertungen > Mitarbeiter > Monatsendeauswertung, sowie unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Überstunden & Fehlzeiten > Monatsendeauswertung.
Der voreingestellte Zeitraum für diese Auswertung ist bis zum 15. des Monats der Vormonat, ab dem 16. des Monats der aktuelle Monat bis zum gestrigen bzw. heutigen Tag (abhängig von Ihrer Einstellung unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen), die Voreinstellung kann beliebig geändert werden, ausgewertet wird immer der komplette eingestellte Zeitraum.
In der Ergebnistabelle wird der im Filter angegebene Zeitraum aufgeführt, auch wenn dieser in der Zukunft liegt und noch keine Zeiten gebucht worden sind.
Tabelle Übersicht bzw. Monatsübersicht & Stundenobergrenzen
In der Monatsendeauswertung sieht der Admin/Controller/Abteilungsleiter/Mitarbeiter für jeden Tag u.a. die Stunden, die er gearbeitet und welche Fehlgründe er gebucht hat sowie die Abweichung von der Regelarbeitszeit, also Über- bzw. Minusstunden bzw. wie viele Stunden er an Sonn- und Feiertagen (mit Zuschlag) geleistet hat.
Eine kurze Erläuterung der einzelnen Spalten:
Soll-Stunden
Errechnung gemäß Regelarbeitszeit des Mitarbeiters unter Berücksichtigung von Feiertagen.
effektive Stunden
Arbeitsstunden und bezahlte Abwesenheit (Urlaub, Krankheit) und Zuschlag (spezielle Zeiten) abzüglich ggf. Pausenregelung (nicht eingehaltene Pausen).
Arbeitsstunden
tatsächlich geleistete Arbeitsstunden. Können höher als die Soll-Stunden sein, wenn Überstunden geleistet wurden.
gebuchte Fehlgründe
In dieser Spalte werden alle gebuchten Fehlgründe je Tag aufgelistet. Es werden auch die geplanten Fehlzeiten angezeigt (aber nicht berechnet).
Bezahlte Fehlstunden
errechnet sich aus den gebuchten Fehlgründen, welche unter Administration Überstunden & Fehlzeiten > Fehlgründe in der Kategorie Bezahlte Abwesenheit hinterlegt sind.
Gleitzeit
Wenn der gebuchte Fehlgrund eine Gleitzeit ist, werden hier entsprechend die Minus-Stunden inkl. Summe ausgegeben. (Bitte beachten Sie: Ist der Fehlgrund z.B. Urlaub, fallen keine Minusstunden an!)
unter & über Soll
Es werden die sonstigen Minus-Stunden und Plus-Stunden, ebenfalls inkl. Summe, aufgeführt.
Feiertagsarbeit
Arbeitszeiten an Sonn-/Feiertagen (ggf. mit Zuschlag) entsprechen den in der Administration definierten spezielle interne Zeiten bzw. mit Zeitzuschlag, wenn unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren aktiviert ist.
Gilt eine Pausenregelung, werden zusätzliche Spalten im Sinne der Pausenregelung und nicht eingehaltene Pausenregelung angezeigt. Die Spalten variieren je nach Parametern der geltenden Pausenregelung (z.B. Definition von Kernarbeitszeiten).
Einhaltung der monatlichen Stunden-Obergrenzen bzw. Einhaltung der wöchentlichen Stunden-Obergrenzen (optional):
Sind für einen Mitarbeiter Stunden-Obergrenzen definiert (unter Regelarbeitszeit) werden in dieser Tabelle entsprechende Daten angezeigt.
Wenn unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen eingestellt ist: Zusätzlich zum Überstundenkonto auch die Summe aller auszahlbaren Stunden (Arbeit, bezahlte Fehlzeit, Jahresurlaub, Feiertage) ausweisen:
Die Spalte "effektive Stunden" ändert sich zu "auszahlbare Stunden"
Auszahlbare Stunden sind die Summe aus:
Arbeitsstunden und
bezahlter Abwesenheit (Urlaub, Krankheit) und
Feiertagsstunden und
Zuschlag (spezielle Zeiten) und
abzüglich ggf. Pausenregelung (nicht eingehaltene Pausen).
Arbeitszeitenübersicht
Mit der Arbeitszeitenübersicht können Sie sich einen Überblick über den Stand der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter verschaffen.
Zu finden unter Auswertungen > Mitarbeiter > Überstunden & Fehlzeiten > Arbeitszeitenübersicht, sofern Sie Administrator sind.
Wenn Sie das Modul Standorte & Abteilungen einsetzen, können Sie die Liste der Mitarbeiter nach Abteilung einschränken.
Optional können Sie sich nur die Mitarbeiter anzeigen lassen, die entweder ihre Pausenregelung bzw. eine monatliche/wöchentliche Obergrenze nicht eingehalten haben, wenn Sie die entsprechende Checkbox aktivieren. Wenn Sie sich nur die Mitarbeiter anzeigen lassen wollen, die ihre Kernzeit verletzt haben, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.
Geben Sie an, ob die Liste Mitarbeiter mit und/oder ohne Regelarbeitszeit enthalten soll. Aktivieren Sie hierzu die entsprechende Checkbox.
Rückstellungen für Überstunden und Urlaub
Zu finden unter dem Pfad: Auswertungen > Mitarbeiter > Überstunden & Fehlzeiten > Rückstellungen. Sofern Sie in ZEP Compact zusätzlich das Modul Umsätze & Kosten verwenden.
Die Auswertung zeigt den Resturlaubsanspruch und die Überstunden eines Mitarbeiters zum gewählten Stichtag (bis-Datum), multipliziert mit dem internem Stundensatz bzw. dem internen Stundensatz für Rückstellungen, falls abweichend, des Mitarbeiters.
Wenn Sie die Rückstellungen zum 30.06.2023 sehen wollen und dabei
nur die Mitarbeiter sehen wollen, die im Juni beschäftigt waren, stellen Sie den Zeitraum 1.6.2023 - 30.6.2023 ein.
auch die Mitarbeiter sehen wollen, die seit dem 1.1.2023 ausgeschieden sind, stellen Sie den Zeitraum 1.1.2023 - 30.6.2023 ein.
Die Checkbox Minusstunden je Mitarbeiter ignorieren ist vorausgewählt, damit die Minusstunden der Mitarbeiter bei den Rückstellungen nicht gegen die Überstunden der anderen Mitarbeiter verrechnen werden.
Für die Umrechnung von Resturlaubstagen in Stunden wird die zum bis-Datum geltende Einstellung im Beschäftigungszeitraum des entsprechenden Mitarbeiters „Urlaubstage und Fehltage“ berücksichtigt:
Bei "umrechnen gemäß Regelarbeitszeit" und Angabe einer festen Anzahl Stunden, wird diese Anzahl Stunden genommen.
Bei "entsprechen Kalendertagen" wird die durchschnittliche Regelarbeitszeit (also Wochenregelarbeitszeit geteilt durch Anzahl Arbeitstage) genommen.
Mitarbeiter mit der Einstellung Überstunden und Zeitzuschläge berechnen und anzeigen = Nein haben immer einen Überstundensaldo von 0.
Dies gilt auch für freie Mitarbeiter, wenn Sie das Modul Freie Mitarbeiter verwenden.
Spaltenübersicht
Überzeit:
Überstundensaldo multipliziert mit dem internen Stundensatz.Resturlaub:
Resturlaub in Tagen wird (wie oben beschrieben) umgerechnet in Stunden mit der an diesem Datum gültigen wochendurchschnittlichen Regelarbeitszeit pro Arbeitstag und multipliziert mit dem internen Stundensatz.
Haben Sie bei Ihrem Mitarbeiter eine andere als die von Ihnen für ZEP gewählte Währung hinterlegt, verwendet ZEP für die Umrechnung den Wechselkurs, welcher an dem von Ihnen gewählten Tag galt, oder (bei bis-Datum in der Zukunft) den Wechselkurs des aktuellen Tages.
Mitarbeiter, bei denen der Überstunden- und Urlaubssaldo gleich Null sind, werden nicht angezeigt.
Die Auswertung ist umso langsamer, je länger der letzte abgeschlossene Monat vor dem Stichtag der Auswertung liegt.
Jahresübersicht Fehltage
Pfad: Auswertungen > Mitarbeiter > Überstunden & Fehlzeiten > Jahresübersicht Fehltage,
Mit dieser Auswertung können Administratoren und Controller alle Fehltage pro Mitarbeiter über ein Jahr einsehen. Bei Einsatz des Moduls Standorte & Abteilungen können sich die definierten Abteilungsleiter die Fehltage für die Mitarbeiter ihrer Abteilungen anzeigen lassen.
Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Filterkriterien zu setzen. Als Gliederung können Sie Monate bzw. Fehlgründe angeben.
Gliederung nach Monaten zeigt die Mitarbeiter als Zeilen und die Monate als Spalten.
Gliederung nach Fehlgründen zeigt die Mitarbeiter als Zeilen und die Fehlgründe als Spalten. Als Wert wird jeweils die Summe der Fehlzeiten je Fehlgrund im Zeitraum umgerechnet in Tagen angezeigt. Bei Auswahl einer Fehlgrundkategorie werden Spalten für alle Fehlgründe der Kategorie ausgegeben, auch für Fehlgründe ohne Werte. Der Wert "0" wird als Leerzeichen ausgegeben.
Sie können sich diese Auswertung auch automatisiert von ZEP zuschicken lassen und diese im "Hintergrund ausführen" lassen.
Zeitnachweis Detail mit Fehlzeiten und Feiertagen
Die Auswertung Zeitnachweis mit Fehlzeiten kann jeder Mitarbeiter für sich selbst erstellen.
(Pfad: Auswertungen > Meine Auswertungen > Zeitnachweise > Zeitnachweis mit Fehlzeiten)
Ein Administrator bzw. Abteilungsleiter kann dies für einen seiner Mitarbeiter aufrufen.
(Pfad: Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Zeitnachweise > Zeitnachweis mit Fehlzeiten)
Hier können Sie nach Zeitraum Filtern und den Inhalt optional mit Zwischensummen, Legende und Unterschriftenblock ausgeben lassen.
Die Auswertung listet alle gebuchten Zeiten entsprechen der Einstellungen auf, Feiertage und Fehlzeiten werden mit der Anzahl Stunden entsprechend der Regelarbeitszeit an diesem Tag angezeigt. Erfasste Stunden an einem Feiertag bzw. an einem Tag mit gebuchten Fehlzeiten werden zusätzlich angezeigt.
Auswertung automatisiert erhalten
Sie können diese Auswertung auch als automatisierte Task einplanen.
Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü statt "Vorschau" das von Ihnen gewünschte Dateiformat und klicken auf den Button Im Hintergrund ausführen.
Es erscheint ein Popup-Fenster in welchem Sie den Turnus festlegen können. Die Auswertung wird Ihnen dann im gewählten Format und Turnus an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Auswertung auch an weitere E-Mail-Adressen zu senden (z.B. Buchhaltung Steuerberater). Getrennt durch Komma, wenn nicht anders unter Administration > Meine Firma > E-Mail angegeben.
Bei sofort im Hintergrund ausführen wird immer eine E-Mail erzeugt, auch wenn die Tabellen leer sind.