Allgemein
Unter Profil > Einstellungen > Allgemein können Sie verschiedene Anpassungen vornehmen:
Schriftgröße einstellen
Die in der Web-Oberfläche verwendete Schriftgröße kann im Profil angepasst werden und wird gerätespezifisch gespeichert.
Sprache einstellen
Eine individuelle, von der ZEP Standard-Sprache abweichende Anzeigesprache kann hier ebenso eingestellt werden.
Profilbild anstelle Kurzzeichen
Das Profilbild kann mittels Daten ändern und einem Klick auf das Bild geändert werden.
Zum Profil gelangen Sie über den grauen Kreis mit den Anfangsbuchstaben Ihres Vor- und Nachnamens bzw. mit Ihrem Bild rechts oben in Ihrem ZEP.
Schnell zur Zeiterfassungsmaske
Der Klick auf das ZEP-Icon (oben links) führt auf die Seite Projektzeiten.
ZEP Grundfarbe
Ein Administrator kann die ZEP Grundfarbe sowie die schwarz-weiß Darstellung des ZEP Logos in den Einstellungen unter Administration > Meine Firma > Einstellungen systemweit konfigurieren.
Verlauf
Das kleine Uhr-Symbol links neben Ihrem Profil-Kreis zeigt Ihnen die zuletzt besuchten Menüpunkte sowie die zuletzt besuchten Projekte, Kunden, Mitarbeiter, Dokumente. Durch einen Klick auf einen Eintrag im Verlauf kommen Sie zum entsprechenden Menüpunkt zurück. Dabei gelangen Sie direkt zum letzten Untermenüpunkt und die zuvor gewählten Einstellungen bleiben erhalten.
Datumseingabe
Datumseingabe und Date-Picker
Die Datumseingabe in ein Datumsfeld kann mit der Tastatur oder auch mittels Copy & Paste erfolgen.
Sobald ein Datumsfeld den Fokus erhält öffnet sich ein Date-Picker (Kalenderblatt), das im Datumsfeld eingetragene Datum wird angezeigt und farblich hervorgehoben.
Tastaturbedienung des Date-Pickers
Generell kann mit den Pfeiltasten innerhalb der Ansicht navigiert werden. Bei der taggenauen Variante gibt es außerdem noch folgende Möglichkeiten (Windows, nicht Mac):
zum vorherigen Monat blättern: Shift+Pfeil-Links oder Shift+Pfeil-Hoch
zum nächsten Monat blättern: Shift+Pfeil-Rechts oder Shift+Pfeil-Runter
zum vorherigen Jahr blättern: Strg+Pfeil-Links oder Strg+Pfeil-Hoch
zum nächsten Jahr blättern: Strg+Pfeil-Rechts oder Strg+Pfeil-Runter
Weitere Features des Date-Pickers:
Anklicken von “Heute” setzt das heutige Datum und schließt den Date-Picker
Anklicken des Monats in der Titelzeile wechselt zur Monatsauswahl für das eingestellte Jahr
Anklicken des Jahres in der Titelzeile dieser Ansicht wechselt zu einer Jahresauswahl
Anklicken des Jahres in dieser Ansicht wechselt zu einer Jahrzehnt-Auswahl
Tipps zur Projektzeiterfassung
Schnelle Datumsauswahl
Sie finden Quicklinks über dem Datum für die letzten Tage bis heute. Durch das Anklicken eines Tages in der Projektzeitenliste erfolgt eine Vorbelegung des Datums im Eingabefeld für den angeklickten Tag.
Schnelle Zeiteingabe
ZEP belegt die Uhrzeit passend vor.
Anfangszeit:
Option 1: Es liegt noch keine Zeitbuchung vor. Dann wird die Anfangszeit auf die in den Einstellungen konfigurierte Anfangszeit gesetzt. Wurde in den Einstellungen keine Anfangszeit konfiguriert, so belegt ZEP automatisch mit der aktuellen Uhrzeit vor.
Option 2: Wurde bereits eine Projektzeit gebucht, so belegt ZEP standardmäßig die Anfangszeit mit der Endzeit der letzten Zeitbuchung diesen Tages vor um eine nahtlose Buchung zu ermöglichen.
Endzeit:
ZEP belegt als bis-Zeit die aktuelle Uhrzeit vor (bis jetzt)
Der Quicklink Jetzt stellt die aktuelle Uhrzeit ein
Der Befehl (ctrl+home/strg+pos1) stellt ebenso die aktuelle Uhrzeit ein.
Wenn Sie das Mausrad über einem der Felder drehen, so können Sie damit die Uhrzeit verstellen.
Hinter dem Tag in der Projektzeitenliste verstecken sich zwei Funktionen zur schnelleren Zeitbuchung. Fahren Sie über den oberen Rand des Tages erscheint ein Balken, der Ihre Zeit anschließend an letzte Buchung vorbelegt. Ein Klick auf den unteren Rand ermöglicht Ihnen eine Buchung vor der ersten Zeitbuchung des Tages. Zur besseren Darstellung siehe Bild (...).
Die Zeit mittels Tastatur eingeben ist ebenfalls möglich.
Wechselt zur Minuteneingabe
hoch/runter
Schnelle Projektzeiterfassung
Der Grüne Pfeil in der Projektzeitenliste kopiert alles hinter dem Pfeil in die Erfassungsmaske, d.h. jede bestehende Zeitbuchung kann quasi als Favorit fungieren.
Bei Projekt und Vorgang sollten Sie eine je eine Standardtätigkeit definieren. Dadurch wird die Tätigkeit automatisch bei Vorgangsauswahl gesetzt.
Pausen einfügen
Über das Kaffeetassensymbol kann eine Pause bzw. Lücke in eine bestehende Zeitbuchung eingefügt werden, d.h. die bestehende Zeitbuchungen wird entsprechend zerteilt.
Pausen oder Lücken mit Zeitbuchung füllen
Der Klick auf eine Lücke zwischen zwei Zeitbuchungen belegt die von- und bis-Zeit mit den Zeiten der Lücke vor.
Tabellen-Bedienung und Konfiguration in Auswertungen
Breite Tabellen scrollen
Ist eine Tabelle breiter als der im Browser verfügbare Platz, so wird links und rechts ein grauer Bereich angezeigt, der über die gesamte Tabellenhöhe immer klickbar ist um nach links bzw. rechts zu scrollen. Diese Bereich ist auch anhand der Maus-Hand beim Überfahren erkennbar.
Eine Tabelle kann auch mittels Shift+Mausrad gescrollt werden.
Tabellenspalten umsortieren oder ausblenden
Über das oben rechts zu einer Tabelle angezeigte Konfigurations-Symbol können nicht benötigte Tabellenspalten ausgeblendet oder die Spaltenreihenfolge dauerhaft geändert werden.
An- & Abmelden in ZEP
Anmeldung
Rufen Sie ZEP in Ihrem Browser auf und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an. Nur registrierte Mitarbeiter können sich anmelden, und zwar nur ab Eintritts- bis einschließlich Austrittsdatum.
Abmeldung
Den Menüpunkt Abmelden finden Sie in dem grauen Kreis mit den Anfangsbuchstaben Ihres Vor- und Nachnamens bzw. mit Ihrem Bild rechts oben in Ihrem ZEP:
Wenn Sie mit der Maus auf dieses Symbol fahren, können Sie entweder Ihr Profil auswählen oder Sie wählen Abmelden.
Es wird wieder die Seite zur Anmeldung angezeigt. So kann niemand fremde Daten bearbeiten, ohne das entsprechende Kennwort zu kennen (Ausnahme: Administrator). Solange Ihr ZEP in Ihrem Browser geöffnet ist und Ihr PC läuft bleiben Sie in ZEP angemeldet. Melden Sie sich daher aus Sicherheitsgründen immer von ZEP wieder ab.
Je nach Einstellungen Ihres Browsers (bei Nutzung von ZEP im Browser), kann es sein, dass Sie automatisch aus ZEP abgemeldet werden, wenn der Tab, in welchem Sie ZEP geöffnet haben, eine festgelegte Zeit inaktiv war. Überprüfen Sie dazu bitte Ihre Browser-Einstellungen.
Lizenzen und Self-Service-Tool
Weitere Lizenzen beantragen
Sie können als Administrator jederzeit aus ZEP heraus weitere Benutzer Lizenzen beantragen.
Tritt ein Mitarbeiter aus, geben Sie unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Allgemein > Beschäftigungszeiträume ein Austrittsdatum für diesen Mitarbeiter ein. Diese "freigewordene" Lizenz können Sie jetzt für einen neuen Mitarbeiter nutzen.
Self-Service-Tool
Mit diesem Tool können alle Admins in ZEP Compact/Professional eigenständig User und Module dazu- und abbuchen und die Rechnungen einsehen.
Abonnement verwalten
Unter Administration > Account > Abonnement, sehen Sie:
Wie viele Lizenzen Sie haben und was Ihr derzeitiger Preis pro Monat ist
Welche Module Sie derzeit lizenziert haben (grüner Haken) und welche Ihnen zum Testen freigeschaltet sind (blaues Plus)
Module die Sie noch nicht lizensiert haben, sind mit einem grauen Plus hinterlegt
In der Historie sehen Sie Ihre letzten Upgrades/Downgrades. Dort sehen Sie auch den Namen des Admins der die Lizenzbearbeitung gemacht hat. Erstellt von provantis bedeutet, dass unser Team die Anpassungen auf Ihren Wunsch gemacht hat.
Unter Lizenz bearbeiten öffnet sich ein zusätzliches Fenster:
Dort können Sie die Userzahl und die Module bearbeiten. Der neue Preis wird Ihnen unten rechts angezeigt.
Wie immer gelten dabei unsere AGBs, Upgrades gehen zum 01. & 15. eines jeden Monats, auch rückwirkend, Downgrades gehen nur zum 01. eines zukünftigen Monats.
Wenn Sie ein Upgrade oder Downgrade für die Zukunft einplanen, dann wird es nicht gleich ausgeführt, sondern zum jeweils eingeplanten Termin.
Vor der Bestellung müssen Sie noch den Vertragsbedingungen zustimmen und durch klicken auf Weiter bekommen Sie nochmal eine Übersicht über Ihre Lizenzänderung bevor Sie durch Kostenpflichtig bestellen die Lizenzänderung abschließen.
Im Anschluss werden sowohl an die E-Mail-Adresse des ausführenden Admins als auch an die für die Rechnungsstellung hinterlegte E-Mail-Adresse eine Bestellbestätigung geschickt.
Sie haben außerdem die Möglichkeit Zusatzmodule zu testen. Bitte beachten Sie, dass jedes Modul nur einmalig für 4 Wochen getestet werden kann. Falls Sie den Zeitraum verlängern wollen, dann wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Rechnungen einsehen
Unter Administration > Account > Rechnungen können Sie Ihre letzten Rechnungen einsehen und diese auch herunterladen.
Rechnungsdaten verwalten
Unter Administration > Account > Rechnungsdaten können Sie Ihre Rechnungsdaten jederzeit ändern und anpassen.
Sollte Ihnen das Tool noch nicht zur Verfügung stehen, dann melden Sie sich bitte bei unserem Support und wir schalten Ihnen das Tool frei.
Such- und Hilfsfunktion in ZEP
Globale Suche
Rechts oben, neben dem Favoriten-Symbol, finden Sie die globale Suchfunktion in ZEP: klicken Sie in das Suchfeld mit dem Lupen-Symbol und geben Sie einen oder mehrere beliebige Suchbegriffe ein. ZEP listet alle passenden Ergebnisse auf. Optional können Sie diese Suche auch in der Online-Hilfe weiterführen.
Shortcut für das Aufrufen der Suchfunktion:
Umschalt + Str + F
Suche auf Unterseiten
Neben dem globalen Suchfeld gibt bei vielen der Unterseiten ein weiteres Suchfeld. In diesem Suchfeld lässt sich mittels %-Symbols eine Wildcard- bzw. Platzhaltersuche durchführen. Das %-Symbol steht diesem Fall für unbekannte Zeichen in einem Textwert und eignet sich um mehrere Elemente mit ähnlichem, aber nicht identischen Daten zu finden. Das erweist sich als praktisch, wenn Sie sich beispielsweise in der Projektverwaltung befinden und sich nur noch an die ungefähre Bezeichnung für ein Projekt erinnern können.
Hilfe-Symbol
Das an vielen Stellen in der ZEP Oberfläche verfügbare ?-Symbol gibt Ihnen beim Anklicken spezifische Hilfe zum jeweiligen Bereich.
Das Symbol finden Sie unter anderem auch neben den Suchleisten der Unterseiten. Dort erfahren Sie mehr zu relevanten Suchbegriffen und wie sie die Suche einschränken.