Die DATEV-Schnittstelle verbindet ZEP mit den DATEV-Diensten Lohnimportdatenservice und Lohnergebnisdatenservice – Mitarbeiterstammdaten werden aus DATEV nach ZEP synchronisiert, Arbeitsstunden und Abwesenheiten von ZEP nach DATEV exportiert.
Richtung Daten: ZEP ↔ DATEV
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die DATEV-Schnittstelle ist in ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar.
In ZEP Clock und ZEP Compact wird die Schnittstelle als Zusatzmodul über das ZEP Self-Service-Tool unter Administration > Account zugebucht. In ZEP Professional ist die DATEV-Schnittstelle im Modul Export für Buchhaltung enthalten.
Die Zuweisung einer Standard-Preisgruppe für neue Benutzer erfordert zusätzlich das Modul Umsätze & Kosten.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung der DATEV-Schnittstelle werden folgende Voraussetzungen benötigt:
Zugang zu Administration > Schnittstellen > DATEV in ZEP
Gebuchte DATEV-Dienste Lohnimportdatenservice und Lohnergebnisdatenservice
Beraternummer und Mandantennummer (von Personalabteilung, Steuerberater oder Lohnbüro)
DATEV-Zugang zur Autorisierung der OAuth-Verbindung
Hinweis: Die DATEV-Dienste Lohnimportdatenservice und Lohnergebnisdatenservice werden direkt bei DATEV gebucht und sind in vielen DATEV-Paketen bereits enthalten. Falls Sie die Dienste noch nicht gebucht haben, finden Sie diese im DATEV-Shop: Lohnimportdatenservice und Lohnergebnisdatenservice. Falls Ihr Steuerberater oder ein externes Lohnbüro die Lohnabrechnung übernimmt, wenden Sie sich dort für die Aktivierung der Dienste.
Schnittstelle einrichten
Die Einrichtung umfasst zwei Schritte: Zunächst müssen die DATEV-Dienste auf DATEV-Seite aktiviert sein, anschließend wird die Verbindung in ZEP konfiguriert.
DATEV-Dienste vorbereiten
Die DATEV-Dienste Lohnimportdatenservice und Lohnergebnisdatenservice müssen in DATEV aktiviert sein, bevor die Verbindung hergestellt werden kann. DATEV stellt Anleitungen unter help-center.apps.datev.de/documents/1018641 und help-center.apps.datev.de/documents/1025558 sowie direkte Onboarding-Termine unter terminland.de/datev-partner-onboarding bereit.
DATEV in ZEP konfigurieren
Öffnen Sie Administration > Schnittstellen > DATEV. Das Dashboard zeigt den aktuellen Verbindungsstatus; bei der Ersteinrichtung ist dieser „getrennt".
Wechseln Sie zu Einstellungen und tragen Sie im Bereich Allgemein die Beraternummer und Mandantennummer ein. Diese Daten erhalten Sie von der Personalabteilung, dem Steuerberater oder dem Lohnbüro.
Klicken Sie auf Mit DATEV verbinden, um die OAuth-Verbindung herzustellen. Sie werden zur DATEV-Anmeldeseite weitergeleitet und müssen die Verbindung dort bestätigen.
Nach erfolgreicher Autorisierung zeigt das Dashboard den Status verbunden sowie die Gültigkeitsdauer des Access Tokens.
Stammdaten synchronisieren
Die Stammdatensynchronisation überträgt Mitarbeiterdaten aus DATEV nach ZEP. Die aufgeführten Felder werden bei jedem Durchlauf aktualisiert; in DATEV vorhandene Mitarbeitende, die noch kein ZEP-Konto haben, werden auf Wunsch automatisch angelegt.
Hinweis: Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich von DATEV nach ZEP. In ZEP vorgenommene Änderungen an Stammdaten werden nicht nach DATEV zurückübertragen.
DATEV | ZEP | Info |
personnelNumber | DATEV ID | Eindeutige ID zur Zuordnung |
firstName | Vorname |
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lastName | Nachname |
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salutation | Anrede |
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academicTitle | Titel |
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birthDate | Geburtsdatum |
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street, houseNumber | Straße | Adresse wird zusammengesetzt |
postalCode | PLZ |
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city | Ort |
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country | Land |
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costCenterId | Kostenstelle |
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weeklyWorkHours | Regelmäßige Arbeitszeit | Wird angepasst oder neu angelegt |
employmentStartDate | Beschäftigungszeitraum | Wird erstellt oder angepasst |
employmentEndDate | Beschäftigungszeitraum | Wird angepasst |
Neue Benutzer anlegen
Aktivieren Sie unter Administration > Schnittstellen > DATEV > Einstellungen im Tab Synchronisation von Stammdaten die gewünschten Optionen.
Die Option Benutzerdaten von DATEV übernehmen aktiviert die Stammdatensynchronisation für bestehende Mitarbeitende.
Mit der zusätzlichen Option Neue DATEV-Benutzer ermitteln und in ZEP anlegen werden DATEV-Mitarbeitende, die noch kein ZEP-Konto haben, automatisch als Benutzer angelegt. Der Benutzername wird nach dem gewählten Modus vergeben:
name_datev_id – E-Mail-Präfix kombiniert mit der DATEV-ID (z.B. max.muster_12345)
user_datev_id – Festes Präfix „user" kombiniert mit der DATEV-ID (z.B. user_12345)
vorname.nachname – Vor- und Nachname durch Punkt getrennt (z.B. max.muster)
vnachname – Erster Buchstabe des Vornamens kombiniert mit dem Nachnamen (z.B. mmuster)
Mit der Option Link zu Kennwortänderung per E-Mail senden erhalten neu angelegte Benutzer automatisch eine E-Mail mit einem Link zur Passwortvergabe, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Hinweis: Neu angelegte Benutzer erhalten zunächst keine Benutzerrechte und müssen anschließend in ZEP manuell mit den gewünschten Rechten versehen werden. Jeder Benutzer in ZEP verursacht Lizenzkosten.
Ist das Modul Umsätze & Kosten lizenziert, kann unter Administration > Schnittstellen > DATEV > Einstellungen eine Standard-Preisgruppe für übernommene Benutzer festgelegt werden, die neu importierten Mitarbeitenden automatisch zugewiesen wird.
Zeitbuchungen synchronisieren
Im Bereich Lohn & Gehalt unter Administration > Schnittstellen > DATEV können Arbeitsstunden und Abwesenheitsdaten aus ZEP als CSV-Exportdatei für das DATEV-Lohnprogramm erstellt werden. Nach Auswahl von Abteilung, Monat und Mitarbeitenden wird die Datei über die Schaltfläche Ausführen erzeugt und kann direkt nach DATEV übertragen werden.
Hinweis: Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich von ZEP nach DATEV. Änderungen in DATEV wirken sich nicht auf die in ZEP erfassten Zeiteinträge aus.
Exportformat konfigurieren
Wählen Sie unter Administration > Schnittstellen > DATEV > Einstellungen im Tab Lohn & Gehalt das gewünschte Exportformat:
DATEV LODAS – Exportiert Arbeitsstunden und Abwesenheiten im DATEV LODAS CSV-Format. Pro Arbeitstag werden Mitarbeiternummer, Stunden, DATEV Lohnart und DATEV Ausfallschlüssel übertragen.
DATEV Lohn und Gehalt – Exportiert im DATEV Lohn und Gehalt CSV-Format mit Mitarbeiternummer, Datum, Typ, Stunden und Tagesfaktor.
Die DATEV Lohnart ist mit dem Standardwert 1000 vorbelegt und sollte nur nach Rücksprache mit dem Steuerberater oder dem Lohnbüro geändert werden.
Abwesenheiten zuordnen
Damit Abwesenheitsdaten korrekt nach DATEV übertragen werden, muss bei jedem ZEP-Fehlgrund die passende DATEV Lohnart und der passende DATEV Ausfallschlüssel hinterlegt werden. Öffnen Sie dazu Administration > Abwesenheiten & Überstunden > Fehlgründe und bearbeiten Sie den jeweiligen Fehlgrund über das Stiftsymbol.
Hinweis: DATEV Lohnarten und Ausfallschlüssel sind unternehmensindividuell. Entnehmen Sie die richtigen Werte Ihrem DATEV-System oder fragen Sie Ihren Steuerberater bzw. das Lohnbüro.
Synchronisation einrichten
Legen Sie unter Administration > System > Tasks den Task DATEV-Synchronisation an, um die Stammdatensynchronisation zu automatisieren. Sie können die Task-Übersicht auch direkt über den Button Scheduler im DATEV-Dashboard aufrufen. Klicken Sie auf +Neue Task anlegen, wählen Sie den Task DATEV-Synchronisation aus, vergeben Sie einen Namen und legen Sie den gewünschten Ausführungsrhythmus fest. Verfügbare Rhythmen: stündlich (Standard), täglich, samstags, montags und am ersten des Monats.