Das Modul Rechnungsstellung bietet eine integrierte Mahnfunktion. Für Rechnungen mit offenen Beträgen können Sie direkt aus der Rechnungsübersicht Mahnungen anlegen, bearbeiten und per E-Mail versenden.
Hinweis: Mahnstufen (Titel, Texte, Mahngebühren) werden unter Administration > Abrechnung > Mahnstufen konfiguriert.
Mahnung anlegen
Öffnen Sie die betreffende Rechnung und wählen Sie die Option zum Erstellen einer neuen Mahnung. Das Formular wird mit den Daten der Rechnung vorbelegt.
Mahnstufe und Anschrift
Mahnstufe: Wird automatisch auf die nächste noch nicht verwendete Mahnstufe voreingestellt. Sie können die Stufe manuell anpassen – bei Änderung aktualisieren sich Titel und Texte.
Kundenadresse zur Vorbelegung: Wählen Sie eine der hinterlegten Kundenadressen. Das Adressfeld darunter wird entsprechend befüllt und kann anschließend manuell angepasst werden.
Titel: Vorausgefüllt aus dem Mahnstufen-Titel, max. 64 Zeichen. Kann für diese Mahnung individuell geändert werden.
Datum und Zahlungsziel
Datum: Ausstellungsdatum der Mahnung.
Zahlungsziel: Anzahl der Tage bis zur neuen Fälligkeit. Das errechnete Fälligkeitsdatum wird direkt neben dem Eingabefeld angezeigt.
Texte und offener Betrag
Oberer Text: Freitext oberhalb des Betragsblocks, mit Platzhalterunterstützung (z. B. Rechnungsdatum, Kundennummer).
Offener Betrag: Wird aus der Rechnung vorausgefüllt (ausstehender Betrag abzüglich bereits berechneter Mahnbeträge). Das Feld ist bearbeitbar.
Unterer Text: Freitext unterhalb des Betragsblocks, z. B. für Bankverbindung oder Kontakthinweis.
Verzugszinsen und Verzugsschaden
Beide Felder sind optional und können per Checkbox aktiviert werden.
Verzugszinsen: Nach Aktivierung geben Sie den Zinssatz (in %) und den Verzugszeitraum an. ZEP berechnet den Zinsbetrag automatisch nach der Effektivzinsmethode (genaue Tagesanzahl je Kalenderjahr). Der Verzugszeitraum beginnt standardmäßig am Tag nach dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum der Rechnung.
Verzugsschaden: Ermöglicht die Angabe von bis zu zwei Schadenspositionen mit freiem Text und Betrag (z. B. Mahngebühr, Auskunftskosten). Die Beträge werden in der Währung der Rechnung angegeben.
Mahnung speichern und versenden
Am Ende des Formulars stehen zwei Schaltflächen zur Verfügung:
Speichern: Die Mahnung wird gespeichert und kann später weiterbearbeitet werden.
Speichern und Mail senden: Die Mahnung wird gespeichert und direkt per E-Mail aus ZEP versendet. Diese Option ist verfügbar, wenn:
Die Rechnung eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat
Der ZEP-Mail-Client unter Administration > System > E-Mail aktiviert ist
Die Rechnung weder storniert noch im Korrekturdurchlauf ist
Tipp: Über Administration > Abrechnung > Mailvorlagen können Sie die Mahnungs-Mailvorlage anpassen und einen Testversand durchführen.