Mit der Zoho People-Schnittstelle übernehmen Sie Mitarbeitendenstammdaten und Abwesenheiten aus Zoho People automatisch nach ZEP. So stehen relevante HR-Daten in ZEP zur Verfügung, ohne dass diese doppelt gepflegt werden müssen.
Zoho People ist ein HR-System für international aufgestellte Teams. Die Schnittstelle überträgt Daten von Zoho People nach ZEP.
Richtung Daten: Zoho People -> ZEP
Zoho People bleibt dabei das führende System für die importierten HR-Daten.
Verknüpfung der Schnittstelle
Sie finden die Zoho People-Schnittstelle in ZEP unter
Administration > Schnittstellen -> Schnittstellenmarktplatz.
Wählen Sie dort Zoho People aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Anschließend werden Sie in den Buchungsprozess im Self-Service-Tool geführt. Nach der Buchung können Sie die Schnittstelle in ZEP einrichten.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
· Zugriff auf den Schnittstellenmarktplatz in ZEP
· Zugriff auf Zoho People
· Die Berechtigung, ZEP per Browser-Freigabe mit Zoho People zu verbinden
· Die passende Zoho-Datenregion: Europa, USA oder Indien
Anmeldung und Verbindung
Die Verbindung erfolgt über OAuth2. Bei der Einrichtung melden Sie sich einmalig im Browser bei Zoho People an und geben ZEP die Berechtigung, die benötigten Daten zu übertragen.
Zoho People unterstützt mehrere Datenregionen. Wählen Sie bei der Einrichtung die Region aus, in der Ihre Zoho-People-Daten liegen: Europa, USA oder Indien.
Welche Daten werden übertragen?
Mitarbeitende:
ZEP übernimmt aus Zoho People die folgenden Mitarbeitendendaten:
Zoho-Mitarbeiter-ID
E-Mail-Adresse
Vorname und Nachname
Mobilnummer
Personalnummer aus der Financial ID
Adresse mit Straße, Postleitzahl, Ort und Land
Eintrittsdatum und Austrittsdatum, sofern vorhanden
Eintritts- und Austrittsdaten werden in ZEP als Anstellungszeiträume verwendet. Bei der Zuordnung nutzt ZEP die Zoho-Mitarbeiter-ID und kann Mitarbeitende hilfsweise über die E-Mail-Adresse zuordnen.
Abwesenheiten:
Zusätzlich übernimmt ZEP genehmigte Abwesenheiten aus Zoho People. Übertragen werden:
Zuordnung zum Mitarbeitenden
Abwesenheitsart
Start- und Enddatum
Grund oder Notiz
Angabe, ob die Abwesenheit ganztägig, halbtägig oder stundenweise ist. Der Abgleich berücksichtigt einen Drei-Jahres-Zeitraum. Dadurch können aktuelle, zurückliegende und geplante Abwesenheiten in ZEP verfügbar gemacht werden.
Einstellungen in ZEP
Bei der Einrichtung kann festgelegt werden, nach welchem Muster ZEP Benutzernamen für importierte Mitarbeitende bildet. Damit lässt sich die Schnittstelle an bestehende Namenskonventionen im Unternehmen anpassen.
Wenn in ZEP benutzerdefinierte Felder für Mitarbeitende vorhanden sind und in Zoho People gleichnamige Felder existieren, können diese Felder beim Mitarbeitendenimport berücksichtigt werden.
Funktionsweise des Abgleichs
Nach der Einrichtung gleicht ZEP die Daten regelmäßig im Hintergrund ab. ZEP verarbeitet dabei auch unterschiedliche Datumsformate, die aus Zoho People geliefert werden können.
Bei Abwesenheiten erkennt ZEP, welche Einträge neu, geändert oder gelöscht wurden. So werden die relevanten Änderungen aus Zoho People sauber in ZEP nachvollzogen.
Typischer Anwendungsfall
Die Zoho People-Schnittstelle eignet sich, wenn Sie Mitarbeitendendaten und Abwesenheiten in Zoho People pflegen und diese Informationen auch in ZEP nutzen möchten. Dadurch stehen die relevanten HR-Daten in ZEP für die weitere Arbeit zur Verfügung, ohne dass Mitarbeitende oder Abwesenheiten manuell nachgetragen werden müssen.