Die Schnittstelle zwischen ZEP und HR WORKS ermöglicht die automatische Synchronisation von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und relevanten Personaldaten. Dies stellt sicher, dass alle Daten in beiden Systemen konsistent und aktuell sind, wodurch manuelle Eingaben und Fehler reduziert werden.
in ZEP gebuchtes Modul HR WORKS
Zugangsdaten für die API von HR WORKS
Um die Schnittstelle nutzen zu können, benötigen Sie API-Zugangsdaten von HR WORKS. Diese bestehen aus:
Access Key ID
Secret Access Key
Mit diesen Schlüsseln kann ZEP Zugriffstokens anfordern, die den Zugang zu den gewünschten HR WORKS-Daten ermöglichen. Um API-Zugangsdaten zu erstellen, müssen Sie in HR WORKS die Rolle API-Administrator besitzen. Nur so erhalten Sie Zugriff auf den Bereich: Administrator > Grundlagen > HRworks API
Dort können Sie API-Schlüssel erstellen, löschen und Berechtigungen festlegen.
Zum Schluss muss nur noch das Modul eingerichtet werden unter Administration > Schnittstellen > HR WORKS sowie ein Task erstellt werden unter Administration > System > Tasks.
Folgende Punkte müssen bei der Einrichtung beachtet werden:
Feiertagskalender anlegen, damit Fehlzeiten synchronisiert werden
Fehlgründe in HR WORKS müssen die gleiche Bezeichnung haben wie die Kurzform in ZEP.
In HR WORKS den Benutzerimport aktivieren oder die HR WORKS ID bei den Benutzern in ZEP hinterlegen
Startdatum für das Modul Abwesenheiten & Überstunden setzen
Startdatum für das HR WORKS-Modul setzen
Folgende Felder werden synchronisiert
HR WORKS | ZEP | Info |
personId | userid |
|
personnelNumber | hrworksId | Eindeutige ID, über die die Synchronisation erfolgt |
firstName | vorname |
|
lastName | nachname |
|
| ||
birthday | geburtsdatum |
|
address | strasse, plz, ort, land | Split der Daten in die Adressbestandteile |
workSchedule | Regelarbeitszeit | Regelarbeitszeiten wird ggf. angepasst oder neu erstellt |
gender | anrede |
|
title | titel |
|
officePhoneNumber | tel |
|
costCenterNumber | kostenstelle |
|
datevPersonnelNumber | persnr |
|
joinDate | BeschaeftigungsZeitraum | Beschäftigungs-Zeitraum wird ggf. angepasst oder erstellt |
leaveDate | BeschaeftigungsZeitraum | Beschäftigungs-Zeitraum wird ggf. angepasst |
profilePictureUrl | profilbild | Bild wird importiert |
Synchronisation von Mitarbeiterdaten
Die Mitarbeiterdaten-Synchronisation stellt sicher, dass alle relevanten Informationen zu Mitarbeitern automatisch aus HR WORKS exportiert und in ZEP importiert werden. Dadurch bleiben Stammdaten wie Namen, E-Mail-Adressen und etc. stets aktuell und müssen nicht manuell gepflegt werden. Nicht vorhandene Nutzer werden automatisch erstellt in ZEP.
Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich in eine Richtung – von HR WORKS nach ZEP. Änderungen in ZEP werden nicht zurück an HR WORKS übertragen.
Neu importierte Benutzer erhalten die Benutzerrechte MinusUser und müssen dann im ZEP die gewünschten Benutzerrechte zugeordnet bekommen.
Synchronisation von Projektzeiten
Die Projektzeit-Synchronisation sorgt dafür, dass alle erfassten Arbeitszeiten aus ZEP automatisch nach HR WORKS importiert werden. Dadurch werden Arbeitsstunden zentral in HR WORKS verfügbar gemacht, ohne dass eine doppelte Erfassung notwendig ist.
Die Projektzeiten werden mit der Bemerkung „ZEP:“ (bei vorhandener Bemerkung in der Projektzeit wird das ZEP als Prefix genommen) in HR WORKS importiert, um Buchungen aus ZEP zu markieren.
Die Übertragung erfolgt nur in eine Richtung – von ZEP nach HR WORKS. Änderungen in HR WORKS wirken sich nicht auf die erfassten Zeiten in ZEP aus.