Wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden nutzen, erscheint diese Menügruppe. Hier können Sie dem Zeitkonto des Mitarbeiters Überstunden und Urlaubstage hinzufügen und entfernen, bekommen eine Übersicht über die genommenen Pausen des Mitarbeiters und finden die Monatsendeauswertung des Mitarbeiters.
Ausgleich Überstd., Urlaub
gutgeschrieben = auf das Überstunden- bzw. das Urlaubskonto wird ein eingegebener Wert addiert (i.e. Mitarbeiter bekommt Urlaub geschenkt)
abgeglichen = vom Überstunden-/Urlaubskonto wird ein eingegebener Wert subtrahiert (i.e. der Urlaub oder die Überstunden wurden durch Bezahlung abgeglichen).
Für jeden Monat werden die geleisteten, abgeglichene und gutgeschriebenen Überstunden, ggf. Stundenzuschläge und der Überstundensaldo angezeigt. Ebenso wird der Jahresurlaub, genommene, abgeglichene und gutgeschriebene Urlaubstage, der Saldo Resturlaub und ggf. eine Bemerkung angezeigt.
Die dargestellten gemachten Überstunden und genommenen Urlaubstage beziehen sich auf den Auswertungszeitraum, d.h. wenn man keine ganzen Monate auswertet, beziehen sie sich nur auf den Datumsbereich des Auswertungszeitraums.
Abgeglichene/gutgeschriebene Urlaubstage und abgeglichene/gutgeschriebene Überstunden beziehen sich immer auf den ganzen Monat, selbst wenn der Monat nicht komplett im Auswertungszeitraum enthalten ist.
Beispiel: Auswertung 5. Januar bis 23 März:
In der Zeile "Januar" werden nur die Überstunden und Urlaubstage vom 5.-31. Januar dargestellt;
in der Zeile "Februar" werden die Überstunden und Urlaubstage vom 1.-letzten Februar dargestellt.
in der Zeile "März" werden nur die Überstunden und Urlaubstage vom 1.-23. März dargestellt.
Die abgeglichenen bzw. gutgeschriebenen Überstunden und Urlaubstage beziehen sich trotzdem immer auf ganze Monate.
Sie können den Überstunden-Abgleich in ZEP für folgende Anforderungen nutzen:
Wenn Sie einem Mitarbeiter Überstunden auszahlen, tragen Sie die Anzahl von Stunden als abgeglichene Überstunden ein.
Wenn Sie einem Mitarbeiter Unterstunden ausgleichen, tragen Sie eine die Anzahl von Stunden als gutgeschriebene Überstunden ein.
Zwei Beispiele:
Der Mitarbeiter hat im Monat März 50 Überstunden gemacht und bekommt diese ausgezahlt. Ein Administrator trägt beim Mitarbeiter "50,00" als abgeglichene Überstunden ein.
Der Mitarbeiter hat im Monat März 50 Unterstunden gemacht und soll diese gutgeschrieben bekommen. Ein Administrator trägt beim Mitarbeiter "50,00" als gutgeschriebene Überstunden ein.
Sie können entsprechend auch Urlaubstage eines Mitarbeiters abgleichen bzw. gutschreiben. Die abgeglichenen/gutgeschriebenen Urlaubstage werden bei der Berechnung des Resturlaub berücksichtigt.
Zum Zwecke der Nachvollziehbarkeit empfehlen wir Ihnen, bei jedem Abgleich/jeder Gutschrift das Bemerkungsfeld zu benutzen und den Grund für Sie nachvollziehbar einzutragen.
Pausenübersicht
Ein Administrator- bzw. Controller kann diese Auswertung für beliebige Mitarbeiter erstellen, mit dem Modul Standorte & Abteilungen kann die Abteilung vorgegeben werden. Zusätzlich können beim Einsatz dieses Moduls die definierten Abteilungsleiter diese Auswertung für die Mitarbeiter ihrer Abteilungen erstellen.
Diese Auswertung finden Sie unter Auswertungen > Mitarbeiter > Pausenübersicht sowie unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Überstd., Fehlzeiten, Urlaub > Pausenübersicht.
Unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Pausenübersicht kann jeder Mitarbeiter in einem beliebigen Zeitraum eine Auswertung seiner Pausenzeiten abrufen.
Gilt eine Pausenregelung, werden entsprechend der hinterlegten Parameter mehr oder weniger Spalten angezeigt.
Ohne Pausenregelung sehen Sie in der Übersicht je Tag:
Beginn und Ende der erfassten Zeiten (Anfangszeit erste Zeiterfassung bis Endzeit letzte Zeiterfassung)
Gesamtstunden
die Summe der reinen Arbeitszeit (Summe der Zeiterfassungen des Tages)
die Pause (Gesamtstunden minus Arbeitszeit)
Mit Pausenregelung sehen Sie in der Übersicht je Tag alle Angaben:
"Im Sinne der Pausenregelung"
Beginn und Ende der erfassten Zeiten (Anfangszeit erste Zeiterfassung bis Endzeit letzte Zeiterfassung)
die Summe der Arbeitszeit (Summe der Zeiterfassungen des Tages)
ggf. vorgegebene Mindestpause
eingehaltene Pause
zu wenig Pause
Im zweiten Abschnitt werden folgende Werte angezeigt
echte Arbeitszeit (Summe der Zeiterfassungen des Tages)
zuviel Arbeitszeit (Überschreitung der maximalen Arbeitszeit pro Tag)
ergibt Abzug (Mindestpause bzw. Überschreitung der max. Arbeitszeit)
echte Arbeitszeit-Abzug
Diese Auswertung soll Ihnen eine Überprüfung der Einhaltung von Pausenregelungen erleichtern.
Monatsendeauswertung
Mitarbeiter sehen diese Auswertung unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Monatsendeauswertung.
Administratoren und Controller finden diese Auswertung in den Akten der Mitarbeiter unter Monatsendeauswertung und unter Auswertungen > Mitarbeiter > Monatsendeauswertung für alle/mehrere Mitarbeiter. Mit dem Modul Standorte & Abteilungen kann die Abteilung vorgegeben werden. Zusätzlich können beim Einsatz dieses Moduls die definierten Abteilungsleiter diese Auswertung für die Mitarbeiter ihrer Abteilungen erstellen.
Zeitraum
Der voreingestellte Zeitraum für diese Auswertung ist bis zum 15. des Monats der Vormonat, ab dem 16. des Monats der aktuelle Monat bis zum gestrigen bzw. heutigen Tag (abhängig von Ihrer Einstellung unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen), die Voreinstellung kann beliebig geändert werden, ausgewertet wird immer der komplette eingestellte Zeitraum.
In der Ergebnistabelle wird genau der im Filter angegebene Zeitraum aufgeführt, auch wenn dieser in der Zukunft liegt und noch keine Zeiten gebucht worden sind.
In dieser Auswertung sieht der Mitarbeiter für jeden Tag die Stunden, die er gearbeitet hat, welche Fehlgründe er gebucht hat und die Abweichung von der Regelarbeitszeit, also Über- bzw. Minusstunden bzw. wie viele Stunden er an Sonn- und Feiertagen (mit Zuschlag) geleistet hat.
Tabelle Monatsübersicht bzw. Übersicht von-bis
Sollstunden: In dieser Spalte werden die Soll-Arbeitsstunden je Tag aufgelistet.
effektive Stunden: Arbeitsstunden und bezahlte Abwesenheit (Urlaub, Krankheit) und Zuschlag (spezielle Zeiten) abzüglich ggf. Pausenregelung (nicht eingehaltene Pausen).
Arbeitsstunden: Es werden die gearbeiteten Stunden je Tag aufgeführt
gebuchte Fehlgründe: In dieser Spalte werden alle gebuchten Fehlgründe je Tag aufgelistet. Es werden auch die geplanten Fehlzeiten angezeigt (aber nicht berechnet).
Bezahlte Fehlstunden
Gleitzeit: Wenn der gebuchte Fehlgrund eine Gleitzeit ist, werden hier entsprechend die Minus-Stunden inkl. Summe ausgegeben.
Abweichung von der Regelarbeitszeit: Es werden die sonstigen Minus-Stunden und Plus-Stunden, ebenfalls inkl. Summe, aufgeführt.
Davon Sonn- und Feiertag: Arbeitszeiten an Sonn-/Feiertagen (ggf. mit Zuschlag) entsprechen den in den Stammdaten definierten „spezielle interne Zeiten“ bzw. mit Zeitzuschlag, wenn unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen "Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren" aktiviert ist.
Gilt eine Pausenregelung, werden zusätzliche Spalten "im Sinne der Pausenregelung" und "nicht eingehaltene Pausenregelung" angezeigt. Die Spalten variieren je nach Parametern der geltenden Pausenregelung (z.B. Definition von Kernarbeitszeiten).
Tabelle Einhaltung der monatlichen Stunden-Obergrenzen bzw. Einhaltung der wöchentlichen Stunden-Obergrenzen (optional)
Sind für einen Mitarbeiter Stunden-Obergrenzen definiert (unter Regelarbeitszeit) werden in dieser Tabelle entsprechende Daten angezeigt.
Tabelle Jahresübersicht
Überstunden vorheriges Jahr, vorige Monate, aktueller Monat (bis Ende des gewählten Zeitraums), Summe und Saldo
abgeglichene Überstunden, Überstunden Sonn-/Feiertage
ggf. Stundenzuschläge
Bezahlter Urlaub, Urlaubsanspruch aktuelles Jahr, Urlaubstage aktueller Monat (bis Ende des gewählten Zeitraums), Summe, gebuchte Urlaubstage und Resturlaub
abgeglichene Urlaubstage
Wenn unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen eingestellt ist, dass "Zusätzlich zum Überstundenkonto auch die Summe aller auszahlbaren Stunden (Arbeit, bezahlte Fehlzeit, Jahresurlaub, Feiertage) ausgewiesen" werden:
statt der Spalte "effektive Stunden" gibt es die Spalte "auszahlbare Stunden". Auszahlbare Stunden sind die Summe aus:
Arbeitsstunden und
bezahlter Abwesenheit (Urlaub, Krankheit) und
Feiertagsstunden und
Zuschlag (spezielle Zeiten) und
abzüglich ggf. Pausenregelung (nicht eingehaltene Pausen).
In der Jahresübersicht gibt es die zusätzliche Spalte "auszahlbare Stunden" (pro Monat).