Mit den DATEV-Diensten Lohnimportdatenservice & Lohnergebnisdatenservice können die

Personal-Stammdaten (DATEV an ZEP)

Arbeitsstunden der Mitarbeiter (ZEP an DATEV)

Abwesenheiten der Mitarbeiter (ZEP an DATEV)

zwischen ZEP und DATEV Lohn & Gehalt und DATEV Lodas ausgetauscht werden. Das Modul steht in allen Produktlinien zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei den DATEV-Diensten Lohnimportdatenservice &

Lohnergebnisdatenservice um Services von DATEV handelt. Unter folgendem Link können die Services gebucht werden: https://www.datev.de/web/de/datev-shop/komplettloesungen/lohnimportdatenservice und https://www.datev.de/web/de/datev-shop/lohnergebnisdatenservice/. In vielen Fällen sind die beiden Services bereits in Ihrem DATEV Paket inbegriffen.

Sofern Ihr Steuerberater oder ein ext. Lohnbüro die Lohnabrechnung übernimmt, wenden Sie sich bitte an diese Stelle, um die Buchung der Services anzustoßen. Weitere Informationen zur Einrichtung der Servicse in DATEV finden Sie hier: https://help-center.apps.datev.de/documents/1018641 und https://help-center.apps.datev.de/documents/1025558

Falls Sie Unterstützung bei der Einrichtung in DATEV benötigen, können Sie einen Termin direkt bei DATEV buchen: https://www.terminland.de/datev-partner-onboarding/

Nach der Freischaltung des Moduls können Sie die Einrichtung in ZEP unter Administration -> Schnittstellen -> DATEV vornehmen.

Im Dashboard sehen Sie den aktuellen Verbindungsstatus. Bei der Ersteinrichtung wird der Status „getrennt" anzeigt.

Unter Lohn& Gehalt -> Einstellungen ändern können Sie die Konfiguration vornehmen.

Im Bereich Allgemein wird die Beraternummer und Mandantennummer eingetragen. Diese Information erhalten Sie von der Personalabteilung oder Ihrer Steuerberatung bzw. dem Lohnbüro.

Der Menüpunkt Export für Buchhaltung ist nur relevant, wenn Sie das Modul in ZEP lizenziert haben (Produktlinie Compact und Professional)

Unter Lohn & Gehalt können Sie das gewünschte Format DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt wählen. Die Lohnart Stunden ist mit 1000 vorbelegt und sollte nur nach Rücksprache mit der Steuerberatung oder dem Lohnbüro geändert werden.

Im Bereich Synchronisation von Stammdaten können Sie wählen, ob die „Benutzerdaten von DATEV übernommen“ werden. Durch Aktivierung werden die Stammdaten der Mitarbeiter zwischen DATEV und ZEP ausgetauscht. Jede Änderung von z.Bsp. Kontaktdaten, sollte von DATEV nach ZEP übertragen werden. Wenn Sie zusätzlich „Neue DATEV-Benuter ermitteln und in ZEP anlegen“ ausgewählt haben, dann werden Nutzer aus DATEV welche noch nicht in ZEP sind direkt in ZEP als Mitarbeiter angelegt. Wählen Sie das gewünschte Format der Mitarbeiteranlage aus, z.B. vorname.nachname. Sofern Sie Funktion „Link zu Kennwortänderung per E-Mail senden“ aktivieren, wird dem übertragenen Benutzer automatisch eine E-Mail zugesendet, um sich in ZEP einloggen zu können, sofern in ZEP eine E-Mail-Adresse beim jeweiligen Benutzer hinterlegt ist.

Bitte beachten Sie, dass jeder Benutzer in ZEP Lizenzkosten verursacht.

Sobald Sie die Berater und Mandatennummer eingegeben haben, müssen Sie zu den Einstellungen navigieren und hier die Verbindung durch klicken auf „DATEV-Datenservice verbinden“ zwischen DATEV und ZEP herstellen.

Im Bereich Lohn & Gehalt kann eine Exportdatei erzeugt werden. Dazu die Abteilung auswählen, den gewünschten Monat und die Mitarbeiter auswählen. Über den Button Ausführen wird die entsprechende Datei erstellt und kann auch direkt an DATEV übertragen werden.

Um eine Übertragung der Abwesenheitsdaten von ZEP nach DATEV sicherzustellen, muss bei den ZEP Fehlgründen die richtige DATEV Lohnart und der richtige DATEV Ausfallschlüssen hinterlegt werden.

Die Fehlgründe können Sie unter Administration -> Überstunden & Fehlzeiten -> Fehlgründe aufrufen. Über das Stiftsymbol können Sie die Änderung im Fehlgrund vornehmen. Die Lohnarten und Ausfallschlüssen sind je nach Unternehmen unterschiedlich. Schauen Sie deshalb bitte bei sich in DATEV nach oder fragen Sie Ihren Steuerberater.

Um die Stammdaten von DATEV nach ZEP zu übertragen, muss eine Scheduler-Task angelegt werden. Mit Klick auf den Button Scheduler kommen Sie in die relevante Maske. Ansonsten navigieren Sie über die Administration -> System -> Tasks zu der Übersicht. Mit Klick auf den Button +Neue Task anlegen können Sie den Task „DATEV-Synchronisation“ über die Auswahl markieren, einen Namen vergeben und den Zyklus der Ausführung bestimmen (täglich, jeden Samstag, jeden Montag oder jeden 1. Des Monats)

Nun ist die Einrichtung abgeschlossen.