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Bestehende Dokumente, für die Sie eine Leseberechtigung haben, können Sie auf ihren PC herunterladen (download). Sofern Sie dazu berechtigt sind, können Sie auch neue Ordner anlegen und neue Dokumente oder neue Versionen von Dokumenten in passende Ordner ablegen (upload).

Sie können die Buttons über der Tabelle verwenden, um in dem markierten Ordner ein neues Dokument oder einen neuen Unterordner anzulegen oder um dort Lese- und Schreibrechte zu vergeben.

Neuen Unterordner anlegen (nur mit Schreibberechtigung)

Sie legen die Dokumente in Ordnern strukturiert ab. Um einen Ordner anzulegen, klicken Sie auf Neuer Unterordner.

Ordner-Berechtigungen vergeben

Wenn Sie die Zugriffsrechte für einen Ordner vergeben möchten, können Sie dies über die Button Leserechte setzen bzw. Schreibrechte setzten oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Ordner-Symbol und wählen im Dialog die gewünschte Rechte.

Jedem Ordner der direkt unter der obersten Ebene liegt, können Lese- und Schreibberechtigungen zugewiesen werden. Diese Zugriffsrechte gelten dann auch für alle darunter liegenden Ordner. Der Lese- und Schreibzugriff kann wie folgt vergeben werden :

alle
Wie beim übergeordneten Ordner definiert [Definition]
Alle Mitarbeiter mit Zusatzrechten
Spezielle Mitarbeiterliste.

Ordner ändern (nur mit Schreibberechtigung)

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ordner-Symbol:

Sie können ein Neues Dokument anlegen
einen Neuen Verweis anlegen
einen Neuen Unterordner anlegen
den Ordner Umbenennen
den Ordner Löschen
Lese- und Schreibrechte setzen
den Ordner Kopieren, Ausschneiden bzw. Einfügen

Berechtigungen

Personen mit Administrator-Berechtigung haben unbeschränkten Zugriff auf alle Dokumente.

Leseberechtigung

Wenn ein Benutzer Lesezugriff auf einen Ordner hat, kann er alle Dokumente in diesem Ordner sehen und herunterladen.

Schreibberechtigung

Hat ein Benutzer Schreibrechte auf einen Ordner, kann er außerdem:

in diesem Ordner neue Dokumente ablegen
in diesem Ordner Versionen von Dokumenten ablegen oder ändern
in diesem Ordner neue Unterordner anlegen
den Ordner und seinen gesamten Inhalt nach Rückfrage löschen

Wenn Sie den Inhalt eines Ordner angezeigt haben möchten, klicken Sie in der Tabelle auf den Ordner. Rechts daneben werden dann enthaltene Unterordner und Dokumente angezeigt.

Dokument Menü

Klicken Sie auf die Bezeichnung des Dokuments bzw. auf das Dokumentensymbol, gelangen Sie in das Menü des Dokuments:

Hier werden die Daten aufgelistet:

Bezeichnung
Ablageort
Ordner
Dateiname
Dateigröße in Byte
Version
Hochgeladen am
Erstellt von
Status
Kategorien
Schlagworte
Unter dem Menüpunkt Versionen, werden alle Versionen dieses Dokuments in einer Liste angezeigt.

Wenn Sie eine Neue Version erstellen möchten, klicken Sie auf den Button Neue Version.

Möchten Sie einen bestehenden Eintrag ändern, klicken Sie auf das Stiftsymbol.

Wenn Sie das Dokument [in Bearbeitung] nehmen bzw. die [Bearbeitung beenden] möchten, wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten unter Aktionen aus (Dadurch sind andere Mitarbeiter darüber informiert, dass das Dokument gerade bearbeitet wird)
Zum Löschen, klicken Sie auf Löschen rechts im Menü.

ZEP Clock: Dokumentenverwaltung