Dokumentenverwaltung

Mit dem Zusatzmodul Dokumentenverwaltung erweitern Sie ZEP um eine wesentliche Eigenschaft: die Bereitstellung und Einbeziehung wichtiger Dokumente in den aktuellen Arbeitsablauf ihres Unternehmens. Wenn Sie das Modul Dokumentenverwaltung einsetzen, haben Sie zusätzlich den Reiter Dokumente in Ihrem ZEP.

Sie haben die Möglichkeit Ihre Dokumente strukturiert und zentral im Internet oder im Intranet zu verwalten. Dokumente können Sie für verschiedene Bereiche verwaltet:

• Allgemein

• Mitarbeiter

• Kunden

• Projekte

In jedem dieser Bereiche können Sie die Zugriffsrechte individuell für die einzelnen Ordner vergeben.

Dokumentensuche:

In der Dokumentensuche können Sie, je nach Ihrer Berechtigungsstufe sowohl nach Projekt-, Kunden-, Mitarbeiter- als auch Allgemeinen Dokumenten suchen.

Filter und Suche:

Um die genannten Dokumenttypen in die Suche einzubeziehen, müssen Sie die jeweilige Checkbox aktivieren.

Sie können Auch in alten Versionen suchen einstellen. Dann werden auch Dokumentversionen angezeigt, die nicht der aktuellen Version eines Dokuments entsprechen.

Wenn Sie Einschränken nach Uploaddatum gewählt haben, können Sie einen Zeitraum auswählen in dem die gesuchten Dokumente angelegt wurden. Nur Dokumente die in diesen Zeitraum fallen, werden angezeigt.

Wenn Sie einen bestimmten Dokumentenstatus auswählen, werden nur Dokumente mit diesem Staus angezeigt.

Entsprechend können Sie eine Dokumentenkategorie wählen (nur wenn Kategorien in den Stammdaten definiert wurden).

Sie können ein oder mehrere Schlagworte für Ihre Suche wählen.

Sie können die Auswahl weiter einschränken, indem Sie einen Suchbegriff eingeben. Alle Dokumente, die den Suchbegriff unabhängig von Groß-/Kleinschreibung in der Bezeichnung oder im Dateinamen enthalten (und auch den restlichen eingestellten Filtern entsprechen), werden in die Liste aufgenommen.